Această publicație are un caracter explicativ și își propune, în măsura posibilului, să în cuvinte simpleși cât mai inteligibil posibil (cum cer ei, „pentru manechin”), explicați esența și mecanismul colaborării folosind resurse Stocare in cloud date precum etc.

„Norul”, tehnic vorbind, este un stocare online format din un numar mare servere unite într-o rețea uriașă (stocare de date în cloud).

Stocarea datelor în cloud ar trebui înțeleasă ca stocarea datelor în sisteme în care datele sunt distribuite pe un număr mare de servere, unite în așa-numitele clustere.

Cluster (în engleză cluster - acumulare) - o asociere a mai multor elemente omogene, care poate fi considerată ca o unitate independentă cu anumite proprietăți. În câmp tehnologia Informatiei un cluster trebuie înțeles ca un grup de noduri de calcul unite prin canale de comunicare de mare viteză, reprezentând din punctul de vedere al utilizatorului o singură resursă hardware ().

Deoarece consumatorul nu știe în ce părți particulare ale clusterelor sunt stocate datele sale, dar se cunoaște doar punctul de conectare al acestuia cu matricea de clustere, o astfel de implementare a fost numită „nor”. Cloud - cloud (engleză)

Cum este schimbul de date între utilizatori prin „cloud”?

Fiecare utilizator are un cont în cloud și un client instalat pe computer (program de sincronizare a datelor). Sincronizarea este procesul prin care datele stocate în cloud și datele specificate de client pentru comparare cu cloud sunt aduse la conținut identic.

De exemplu, user-1 are 4 foldere în cloud,
iar user-2 are 3 foldere în cloud
user-1 dă acces la unul dintre foldere utilizatorului-2 (albastru). În terminologia resurselor de stocare în cloud, această acțiune se numește „invitație”.
user-2 acceptă o invitație la un folder și are, de asemenea, 4 foldere în cloud. Dosarul accesat de utilizator-1 este marcat cu portocaliu.
Ca urmare, se obține un design în care, la orice modificare/adăugare de date în folderul albastru, exact aceleași modificări se vor face în folderul portocaliu și invers (directoarele sunt sincronizate). Adică, conținutul acestor foldere va fi identic.

În consecință, aceste modificări vor fi transferate și pe computerele utilizatorului 1 și utilizatorului 2 în timpul următoarei sesiuni de comunicare a clienților lor cu cloud.

Se pare că, după finalizarea sincronizării, conținutul folderului galben deținut de utilizatorul-1 va deveni identic cu conținutul folderului turcoaz deținut de utilizatorul-2 și invers:

Mai simplu spus, datele sunt transferate de la computer la computer. În același timp, cloud-ul acționează ca un intermediar în acest proces.

Datele clientului sunt sincronizate cu cloud-ul folosind un protocol securizat care previne interceptarea datelor prin rețea. În funcție de implementarea particulară, fie fișier nou pentru a-l înlocui pe cel vechi sau valoarea „delta” (diferența dintre valorile fișierelor noi și cele vechi).

Pentru funcționarea sa, o astfel de schemă nu necesită finalizarea tuturor operațiunilor de sincronizare în timpul sesiunii cu Internetul. În timpul sincronizării, clientul calculează în mod constant conținutul folderului client și al folderului cloud corespunzător și ține evidența marcajului de timp atribuit fiecărui fișier și fiecărui folder. Pe baza acestor informații, clientul scrie sau șterge date în acel client sau folder în cloud, a cărui amprentă temporală este mai veche (adică mai devreme). Dacă procesul de sincronizare nu a fost finalizat în timpul sesiunii cu Internetul, atunci acesta va fi continuat în timpul sesiunii următoare. Un astfel de proces poate fi numit în mod condiționat „date de reluare”. Având în vedere cele de mai sus, termenul „replicare asincronă” poate fi asociat procesului.

Replicarea este un mecanism de sincronizare a conținutului mai multor copii ale unui obiect (fișier, folder). În procesul de replicare, datele sunt copiate dintr-o sursă în alta (sau în multe altele) și invers. Cu alte cuvinte, modificările aduse unei copii a unui obiect se propagă la alte copii.

Cu replicarea sincronă, dacă o anumită replică (o copie a unui obiect care este actualizată automat când originalul este actualizat) este actualizată, toate celelalte replici ale aceleiași date trebuie să fie, de asemenea, actualizate în aceeași tranzacție (tranzacție (tranzacție în limba engleză, din latină transactio – acord, contract) - operațiunea minimă semnificativă din punct de vedere logic, care are sens și poate fi finalizată numai în întregime, vezi wiki). Putem spune că în practică există o singură versiune a datelor.

Cu replicarea asincronă, actualizările unei replici sunt propagate altora în timp, mai degrabă decât în ​​timpul aceleiași tranzacții. Astfel, replicarea asincronă introduce o întârziere (timeout) în timpul căreia replicile individuale pot să nu fie de fapt identice (adică definiția „replică” nu este pe deplin adecvată, deoarece nu avem de-a face cu copii exacte și create în timp util). În cele mai multe cazuri, replicarea asincronă este implementată prin citirea jurnalului de tranzacții sau o coadă persistentă a acelor actualizări care urmează să fie distribuite. ().

În conceptul filozofic de dezvoltare în spirală, utilizatorul-1 și utilizatorul-2 schimbă date printr-un comun folderul de rețea(dosar partajat) așa cum era înainte retea locala. Dar dacă în acest caz, pentru a efectua schimbul de informații, utilizatorul-1 și utilizatorul-2 ar fi trebuit să fie situate la cel mult 80 de metri unul de celălalt (distanța maximă de transmitere a informațiilor la care este garantată comunicarea de înaltă calitate fără utilizarea de amplificatoare speciale repetitoare), acum nu contează locația lor geografică.

Recent, nu numai computerele, ci și tehnologiile mobile s-au dezvoltat rapid. În acest sens, problema stocării în siguranță a unor cantități relativ mari de informații a devenit foarte acută. Și pentru aceasta, multe corporații IT oferă utilizatorilor oricărui tip de dispozitiv utilizarea așa-numitelor servicii cloud. Cum să utilizați cloud-ul și serviciile care sunt incluse în setul de bază al oricărui dezvoltator vor fi acum luate în considerare.

Ce este stocarea în cloud?

Mai întâi, să definim ce fel de serviciu este. În linii mari, aceasta este stocarea fișierelor sub formă de spațiu pe disc alocat pentru o companie care furnizează astfel de servicii.

Cu alte cuvinte, într-un sens, poate fi numit un fel de unitate flash virtuală, pe care este plasată o anumită cantitate de date. Cu toate acestea, dacă trebuie să transportați în mod constant un dispozitiv USB pentru a accesa informațiile descărcate, atunci un astfel de serviciu (de exemplu, cloudul Mail.Ru sau serviciul Google corespunzător) poate fi accesat atât de pe un computer, cât și de pe un dispozitiv mobil. Adică, fișierele sunt sincronizate în cloud propriu-zis și le puteți vizualiza sau descărca doar introducând datele de înregistrare (deși în unele cazuri acest lucru nu este necesar).

S-au scris deja multe despre cum să folosești cloud-ul. Acum să acordăm atenție unor puncte principale și, de asemenea, să luăm în considerare cele mai simple principii ale utilizării sale, explicând situația în detaliu.

Cele mai populare servicii

Este de la sine înțeles că inițial, pentru a utiliza astfel de stocări, trebuie să vă decideți asupra unui furnizor de servicii, adică să alegeți cel mai potrivit serviciu pentru dvs.

Există multe astfel de servicii disponibile astăzi. Cele mai populare sunt următoarele:

• Dropbox.
• skydrive.
• Cloud Mail.Ru.
• „Yandex.Disk”.
• Google Drive (Google Disk).
• Apple iCloud și iCloud Drive.
• OneDrive, etc.

Înainte de a înțelege cum să utilizați fiecare tip de cloud, trebuie remarcat faptul că aceste servicii sunt oarecum inegale în comparație între ele. Cert este că unele stocări pot fi accesate exclusiv de pe un terminal de computer, în timp ce altele presupun sincronizarea atât a computerelor, cât și a dispozitivelor mobile. Uneori este posibil să aveți nevoie de o aplicație specializată care să joace rolul unui fel de explorator, uneori este suficient doar un browser de internet.

Același lucru este valabil și pentru spațiul liber pe disc alocat pentru stocarea fișierelor, precum și pentru plata pentru spațiu suplimentar pe un server la distanță. În orice caz, majoritatea serviciilor sunt foarte asemănătoare între ele.

La ce ar trebui să fiu atent înainte de a începe munca?

Acum să ne uităm la câteva puncte importante, fără de care utilizarea serviciilor cloud este exclusă.

Primul și cel mai important preînregistrare, iar în unele cazuri este absolut neimportant dacă se va face prin Internet folosind un browser obișnuit sau un computer special sau aplicatie de mobil. Întregul proces durează câteva minute.

benefic de la sisteme staţionare diferite dispozitive mobile cu sisteme de operare instalate pe acestea. Faptul este că atunci când porniți pentru prima dată pentru a accesa unele funcții avansate sau magazine, cum ar fi AppStore sau Google Play (Piața de joacă) sistemul vă solicită inițial să vă creați un cont (adresă de e-mail înregistrată și parolă). În același timp, smartphone-ul sau tableta are deja aplicație preinstalată pentru serviciile cloud. Pentru comoditate, puteți instala omologii lor staționari pe un computer sau laptop (deși accesul poate fi obținut și prin intermediul unui browser).

Spațiu alocat pe disc

O alta punct important- cantitatea de spațiu pe disc pe care utilizatorul o primește inițial în versiunea gratuită. De regulă, volumul pe diferite servicii variază de la 5 la 50 GB. Dacă acest lucru nu este suficient, va trebui să măriți cantitatea de stocare și să plătiți pentru aceasta o anumită sumă, care include costul de achiziție a unui volum mai mare și de întreținere pentru o anumită perioadă de utilizare, care, de altfel, poate fi și diferită.

Principii generale

În ceea ce privește modul de utilizare a cloud-ului în sensul cel mai larg, totul este destul de simplu aici. După înregistrare, utilizatorul trebuie doar să adauge foldere și fișiere, contacte și multe altele la stocare.

Totodată, în secțiunea de setări, poate adăuga prieteni care, alături de el, vor încărca fișiere pe server sau le vor edita (cel mai simplu exemplu este Dropbox). Adesea, utilizatorii noi își pot folosi propriile parole pentru a se conecta la sistem.

Dar iată ce este interesant. La instalare program special pe un computer, accesul la fișierele din cloud este mult mai rapid decât atunci când rulați același browser de internet. Același lucru se poate spune despre sincronizare. Este suficient să plasați fișierele în folderul aplicației, iar sincronizarea se va efectua instantaneu pentru toți utilizatorii cu drepturi de acces la serviciu. Luați în considerare cele mai populare depozite.

Cloud Mail.Ru

Așadar, așa cum s-a menționat mai sus, trebuie mai întâi să creați o casetă de e-mail, după ce ați introdus serviciul cloud pe panoul superior din fila proiecte. Acesta este norul Mile. Cum să-l folosească? La fel de ușor ca o plăcintă.

Inițial, sunt oferite 25 GB de spațiu pe disc. se realizează folosind butonul corespunzător, care poate adăuga mai multe obiecte simultan. Limitarea se referă doar la dimensiunea fișierului încărcat - nu trebuie să depășească 2 GB. Înainte de a începe descărcarea, puteți utiliza funcții suplimentare, de exemplu, creați după care este la fel de ușor să mutați și să ștergeți fișiere. Vă rugăm să rețineți: nu are un „Coș”, ca în același serviciu Yandex, deci nu va fi posibilă restaurarea informațiilor șterse.

Funcția de creare, vizualizare sau editare a fișierelor poate fi foarte utilă. Să presupunem că avem un document Word (sau este creat chiar în depozit). Schimbarea acestuia direct în cloud este la fel de ușoară ca și cum utilizatorul ar rula editorul pe un computer. La sfârșitul lucrării, salvăm modificările, după care are loc din nou sincronizarea.

„Yandex”-cloud: cum să-l folosești?

Cu serviciul Yandex, în principiu, lucrurile sunt aproape identice. Setul funcțional, în general, nu diferă mult.

Dar dezvoltatorii acestui serviciu au crezut că utilizatorul poate șterge fișiere destul de accidental. Aici vine în ajutor așa-numitul „Coș”, în care informațiile sunt plasate atunci când sunt șterse. Funcționează ca un serviciu standard de computer. Adevărat, instrumentele de recuperare a datelor nu sunt aplicabile în cazul în care au fost deja șterse din Coșul de reciclare. Cu toate acestea, caracteristica este destul de utilă.

Stocare Google Drive

Acum să trecem la un alt serviciu puternic numit Google Cloud. Cum se utilizează Google Drive? Nu există diferențe fundamentale față de alte servicii. Dar aici accesul poate fi obținut atât de pe un dispozitiv mobil (serviciu încorporat), cât și folosind un utilitar instalat pe un computer (ca să nu mai vorbim de autentificarea printr-un browser de internet). Cu un telefon sau o tabletă, totul este simplu, să ne uităm la un program de calculator.

Presupunem că contul a fost deja creat. După activarea acestuia, utilizatorul primește 5 GB de stocare. O creștere la 25 GB va costa aproximativ 2,5 USD. Instalăm aplicația pe computer, după care pe Desktop apare folderul de servicii (este afișat și în Explorer).

După cum este deja clar, este suficient să plasați fișierele în acest director, iar sincronizarea va avea loc. În timpul funcționării, programul „se blochează” în tava de sistem ca o pictogramă. Faceți clic dreapta invocă meniu suplimentar, unde puteți vizualiza spațiul disponibil pentru descărcarea fișierelor, puteți face setări personalizate, extinde spațiul de stocare, închideți și multe altele.

Un punct în special merită remarcat aici. După cum se dovedește, copierea fișierelor într-un folder de programe de pe un computer și apoi descărcarea lor din cloud pe un dispozitiv mobil este mult mai rapidă decât conectarea gadgetului la un computer și apoi copierea folosind Windows.

Servicii iCloud și iCloud Drive

În sfârșit, să vedem cum se utilizează Apple cloud. Există două servicii (iCloud și iCloud Drive) care sunt preinstalate pe iPhone sau iPad în conformitate cu versiunea sistemului de operare instalată pe dispozitiv. De fapt, iCloud Drive este o versiune actualizată a iCloud și pentru ca acesta să funcționeze corect, ar trebui să țineți cont de faptul că gadget mobil trebuie să îndeplinească cerințele tehnice menționate: iOS 8 pe dispozitivul propriu-zis. Computer - cu Windows 7 și versiuni ulterioare cu extensia iCloud pentru Windows sau un terminal de computer care rulează Mac OS X 10.10 sau OS X Yosemite.

Inițial, după intrarea în serviciu, dosarele create implicit vor fi afișate acolo. Numărul acestora poate varia în funcție de setările computerului și ale clientului pornit dispozitiv mobil. Cum se folosește cloud pe iPhone În principiu, nu există nimic supranatural în asta. Este suficient să lansați aplicația pe gadget (comutați glisorul de lansare în starea pornit) și să vă conectați folosind cont. Un alt lucru este atunci când intrarea ar trebui să fie de la un computer. Aici va trebui să utilizați meniul de setări al programului însuși și să selectați includerea deja acolo.

Un alt minus este o viteză de sincronizare destul de scăzută (aceasta este recunoscută de toată lumea). Și încă unul, cel mai neplăcut moment. Dacă migrați de la iCloud la iCloud Drive fără a actualiza toate dispozitivele la configurația necesară, datele din vechiul cloud vor fi pur și simplu inaccesibile, așa că aveți grijă.

Concluzie

Asta e totul pe scurt despre întrebarea cum să folosești aplicația „Cloud” sau serviciile cu același nume. Desigur, aici sunt luate în considerare departe de toate posibilitățile unor astfel de servicii, dar, ca să spunem așa, numai principii generale munca (de bază). Cu toate acestea, chiar și cu astfel de cunoștințe minime, orice utilizator nou înregistrat va putea efectua operațiuni de bază în 5-10 minute.

Lumea din jurul nostru se schimbă. Dacă munca la distanță mai devreme părea ceva complet exotic, acum este deja luată în considerare în ordinea lucrurilor: conform unor studii recente, s-a dovedit că până în 2020 o cincime din toți rușii vor lucra de la distanță. Și, de exemplu, în SUA, mai mult de o treime din toți americanii lucrează deja de la distanță. Lucrarea mea de la distanță a fost de obicei asociată cu documente MS Word. (Ei bine, și ocazional - cu fișiere de prezentare.) editor de textÎncă de la versiunile vechi de Word (în urmă cu cel puțin douăzeci de ani) existau cele mai convenabile instrumente pentru revizuirea și coeditarea documentelor, iar în document puteai salva întregul istoric al modificărilor și puteai vedea întotdeauna care dintre utilizatori a făcut care schimbări. Apropo, în practica mea, marea majoritate a utilizatorilor (și chiar editorii profesioniști) habar nu au că astfel de instrumente există în Word și, atunci când trebuie să lucreze împreună la documente, o fac la modă veche: fac corecții. la text într-un mod plin de viață și scrie comentarii detaliate în note. Pe vremuri, când nu existau servicii cloud, documentele erau trimise prin intermediul e-mail(sau transferat pe dischete) și nu a fost foarte convenabil: unele versiuni ale fișierelor s-au pierdut în proces, versiuni noi au fost înlocuite cu cele vechi - iar unele dintre corecții s-au pierdut. Dar, de-a lungul timpului, Microsoft are două foarte semnificative care fac mult mai ușoară colaborarea la documente. Și aceste inovații sunt următoarele: o versiune online a suitei de birou MS Office, care vă permite să lucrați în Word, Excel și Power Point obișnuiți de pe orice computer cu acces la Internet și serviciul cloud OneDrive, cu ajutorul căruia vă puteți organiza cu ușurință. stocarea documentelor pe care se colaborează pe , direct pe Internet: în același timp, utilizatorii nu mai sunt deloc legați de anumite computere și pot avea acces la documentele necesare de oriunde. Prin natura muncii mele de redactor-șef în mai multe proiecte, de multe ori trebuie să explic în detaliu schema lucrului comun de la distanță pe documente noilor autori, așa că am decis să prezint toate acestea într-un articol separat: va de asemenea, să fie util pentru autori noi și, foarte posibil, cuiva de la tine, dragi cititori, îl va găsi util. Cum se face totul? Mai întâi trebuie să vă înregistrați în serviciul cloud OneDrive, care este util pentru colaborare și pentru arhivarea datelor importante și pentru acces de la distanță la documentele și fișierele dvs. media. Dacă aveți deja un cont Microsoft, atunci vă puteți conecta la OneDrive cu acest cont și, dacă nu, trebuie doar să creați acest cont: aceasta vă va cere să specificați un e-mail de lucru la care vă a avea acces.
Principiul de funcționare serviciu cloud OneDrive este cam la fel ca, de exemplu, Dropbox: aveți acces la spațiul de stocare personal de pe Internet (pe site-ul OneDrive) și acest spațiu de stocare poate fi sincronizat cu spațiul de stocare corespunzător de pe computerul de serviciu, laptop, tabletă, smartphone. Pentru sincronizarea cu cloud-ul, pe un computer (laptop, tabletă, smartphone) este instalată o aplicație OneDrive corespunzătoare, în care se fac setările de sincronizare.
Specificați folderul în care vor fi amplasate folderele OneDrive, specificați care dintre ele ar trebui să fie sincronizate și gata, apoi OneDrive va face totul de la sine.OneDrive poate trimite automat fotografii și videoclipuri pe care le faceți cu smartphone-ul sau tableta dvs. la cloud. În mod implicit, este gratuit, vi se alocă 15 GB de spațiu în cloud, ceea ce este suficient pentru fotografii și documente. Cu toate acestea, dacă utilizați planul Office 365 (și l-am folosit literalmente din prima zi a apariției sale - acest lucru este foarte convenabil), unde pentru 286 de ruble pe lună sau 2874 de ruble pe an vi se oferă Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher și Access și le puteți instala pentru cinci utilizatori pe cinci computere, cinci tablete și cinci smartphone-uri, apoi, cu acest plan, este alocat cât 1 TB pentru fiecare utilizator în OneDrive și puteți umple un elefant acolo.

OneDrive-ul meu

Cu toate acestea, capacitățile cloud ale OneDrive sunt convenabile și utile, dar acum ne interesează în primul rând acest serviciu din punctul de vedere al organizării colaborării la distanță. Și aici, desigur, OneDrive depășește vizibil Dropbox, deoarece aplicațiile MS Office sunt bine reglate sub OneDrive și funcționează foarte, foarte simplu. Vedea. De exemplu, ați creat un articol în MS Word. Apoi trebuie să trimiteți acest articol editorului (șef, coleg) pentru ca acesta să își facă comentariile acolo și să editeze articolul. Pentru a face acest lucru, trebuie să salvați acest articol nu într-un folder local, ci în folderul OneDrive corespunzător. Acest lucru se face literalmente cu un singur clic: în Word, atunci când salvați un document, selectați pur și simplu OneDrive. (Prima dată când accesați OneDrive, acesta vă va cere să introduceți informațiile contului dvs. - e-mail și parolă.)

Ei bine, atunci salvați documentul, de exemplu, în folderul „Office Live Documents”. Sau creați un alt folder în OneDrive pentru asta - după cum doriți. OneDrive se integrează cu Windows, iar sistemul de operare funcționează cu folderele sale în același mod ca și cu folderele locale calculator.

Acum ce trebuie făcut? Oferiți acces la acest document editorului dvs. (șef, coleg). Acest lucru se face foarte simplu. În Word, faceți clic Fişier - Acces general . Apare această fereastră.

Acolo, introduceți adresa persoanei (persoanelor) care ar trebui să citească și să editeze articolul dvs., apoi faceți clic pe butonul „Distribuie”.

El va primi o notificare prin e-mail despre așa ceva.

Și toți abonații pe care i-ați invitat vor apărea în datele documentului dvs.

Apoi, abonatul dvs. trebuie doar să facă clic pe link - și acest articol va apărea pentru a-l citi în versiunea online a Word.
Există un link „Editați document”: cu ajutorul acestuia, documentul poate fi deschis pentru editare în versiunea online sau în MS Word.

Este mai convenabil, desigur, să lucrezi cu un document în Word, totuși, în cazul în care ești computerul altcuiva, versiunea online poate fi o cale de ieșire.

Articol în editorul online

Afișați sau nu afișați aceste corecții pe ecran - este activat în meniul corespunzător.

Cel care editează documentul, de obicei, nu afișează toate corecțiile pe ecran - acest lucru este incomod de editat. Dar când autorul primește documentul după editare, pornește modul „Toate corecțiile” - și vede perfect în toate detaliile ce a făcut editorul cu textul său: corecții, ștergeri și reformatare și note.

Captura de ecran se poate face clic

Puteți răspunde la comentarii și puteți vedea oricând cine a făcut ce comentarii.

Autorul face corecțiile necesare, editează ceva acolo - și îl trimite înapoi editorului. Acesta din urmă arată clar și modul în care documentul s-a schimbat de la ultima sa editare, iar modificările și completările făcute de autor sunt afișate într-o culoare diferită - acest lucru este foarte clar. (În general, se alege o culoare diferită pentru corecțiile fiecărui utilizator.)

Captura de ecran se poate face clic

Mai mult, este suficient să selectați modul de afișare „Fără corecții” - articolul va fi afișat așa cum ar trebui să arate în forma sa terminată.
În mod similar, peste un document (foaie de calcul, prezentare, Bază de date, program) zeci de diverse persoane. MS Office va înregistra cu atenție toate completările și modificările și acolo puteți oricând să reveniți la unele versiuni anterioare.Mai mult, sistemul funcționează destul de normal în modul multi-utilizator, adică atunci când mai multe persoane lucrează la un document în același timp. Și poți oricând să vezi cine e acest moment lucrând cu dumneavoastră la acest document.

Capacitățile de editare a documentelor pot fi limitate: de exemplu, unor utilizatori li se va permite doar să adauge note, alții li se va permite doar să citească. De asemenea, puteți limita setul de stiluri permise.

Apropo, în documentul final este foarte de dorit să eliminați întregul istoric al modificărilor și al comentariilor, mai ales dacă este destinat utilizării de către alte persoane. Este destul de simplu să faceți acest lucru: trebuie să salvați documentul sub un nume nou și în meniu Evaluare inter pares - A accepta selectați „Acceptați toate corecțiile și opriți urmărirea” - apoi veți primi textul final (tabel, prezentare și așa mai departe) fără informații suplimentare.

În rest, cunosc cazuri în care utilizatorilor le-a părut foarte rău că nu au șters întregul istoric al modificărilor din document, și mai ales comentariile.Așa lucrează mai multe persoane de la distanță pe un document. După cum puteți vedea, totul este foarte simplu, ușor și convenabil. Cont Microsoft, folosind OneDrive, utilizarea versiunilor online sau offline ale MS Office, urmărirea modificărilor, diferite tipuri de modificări de vizualizare. Iar munca dvs. comună asupra documentelor va fi extrem de convenabilă și va fi întotdeauna posibil să urmăriți orice pași pentru a schimba documentul.Se pare că toate aceste lucruri sunt binecunoscute, dar, destul de ciudat, mă întâlnesc foarte des cu faptul că când, de exemplu, ar trebui să-mi trimită articolul meu cu unele modificări, oamenii trimit documentul fără a urmări modificările, iar eu trebuie să le compar textul cu al meu pentru a înțelege unde și ce au corectat. Da, acesta este doar un fel de sălbăticie: de ce au trebuit să activeze urmărirea modificărilor - și atunci aș fi văzut imediat totul? .

Am decis să trimitem un feedback colectiv despre conferință organizatorilor TechEd Russia 2012. Astăzi voi vorbi despre cum am organizat colaborarea cu ajutorul OneDrive.

Discuția inițială, desigur, a fost prin poștă. După ce toată lumea a vorbit, am compilat toate feedback-urile într-un document Word și l-am încărcat în OneDrive. Acum a fost necesar să le oferim colegilor posibilitatea de a revizui documentul și de a-i face modificări.

Notă. Acest articol a fost scris înainte ca SkyDrive să fie redenumit în OneDrive, de unde vechiul nume din capturi de ecran.

Astăzi în program

Partajarea fișierelor și folderelor OneDrive

În OneDrive, permisiunile de acces la fișiere sunt reglementate la nivel de folder și fișier. Când faceți un dosar public sau acordați permisiunea anumitor persoane, aceste setări se aplică și tuturor subdosarelor și fișierelor, cu excepția cazului în care le acordați alte permisiuni.

Am încărcat fișierul în folderul meu personal și am procedat la acordarea drepturilor asupra acestuia colegilor mei.

În general, în coloana „Partajare”, puteți vedea când au fost modificate drepturile asupra unui fișier sau folder. În esență, în Stocare in cloud Microsoft are trei opțiuni pentru acordarea accesului și voi începe cu cea mai simplă.

Creați un link către un fișier

Din imaginea de mai jos este clar că orice proprietar al link-ului va putea vizualiza sau edita documentul. Mai puțin evident este că, pentru a face public un folder sau fișier, trebuie să creați un link (numit „Partajare”).

Desigur, accesul public, precum și accesul prin link cu drepturi de editare, pot fi oprite în orice moment. Mai mult, atunci când recreezi un link pentru editare, adresa URL va avea o cheie diferită.

Trimiterea unui mesaj e-mail

Această opțiune este mai interesantă deoarece există o opțiune de a solicita autorizare cu un cont Microsoft. Și aceasta este singura opțiune care vă permite să oferiți acces la fișier doar anumitor persoane.

Destinatarii dvs. vor primi e-mailul din contul cu care v-ați conectat la OneDrive (adică nu puteți trimite e-mail de la o adresă personalizată). În acest caz, se creează și un link, dar cerința de a te conecta la serviciu restricționează accesul la fișier sau folder la destinatarii scrisorii. Desigur, destinatarii scrisorii pot descărca și transfera fișierul oricui în orice alt mod.

Interesant este că în cazul în care sunt conectate mai multe conturi, permisiunea este acordată numai contului de la care s-a făcut accesul pentru prima dată. Apropo, atunci când cineva ți-a partajat un fișier, poți naviga la el din secțiunea Partajat din panoul din stânga al OneDrive.

Gestionarea drepturilor de acces

Artem a participat la corespondența noastră, aruncând teme bune pentru recenzii. Cu toate acestea, el nu este MVP, așa că nu a avut nevoie de drepturi pentru a edita fișierul. După trimiterea scrisorii, am corectat drepturile de acces, care sunt gestionate în panoul din dreapta.

În figură, puteți vedea că Artyom poate vizualiza doar documentul, în timp ce toți ceilalți îl pot edita în aplicația locală Word sau direct în OneDrive folosind aplicația Web Word. Aici puteți, de asemenea, să refuzați accesul oricărei persoane sau tuturor proprietarilor unui link pentru a vizualiza sau edita un fișier.

Colaborează la documentele Office

Important! Deschideți fișierele din programe de birou direct din OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), și nu dintr-un folder sincronizat activat disc local. În caz contrar, dacă mai multe persoane lucrează în același timp, va apărea un conflict, care va avea ca rezultat copii ale fișierelor actualizate cu numele PC-ului în titlu.

Puteți deschide Fișiere Word, Excel, PowerPoint și OneNote și lucrați la ele la fel ca în aplicațiile locale Microsoft Office, și în versiunile lor web chiar în browser. În ambele cazuri, este susținută lucrarea comună pe documentul mai multor persoane. Numărul maxim de editori simultani nu este specificat nicăieri, dar opt persoane au lucrat cu succes (mulțumesc lui Oksana pentru verificare).

În OneDrive, acest lucru funcționează foarte convenabil! Am deschis recenzia noastră în Word 2013 și am început să editez primul paragraf.

Paragraful a fost blocat instantaneu pentru a preveni ca altcineva să facă accidental modificări care se suprapun fragmentului meu. Oksana, care și-a făcut editările în același timp cu mine, a văzut asta într-o aplicație web (preferă interfața în limba engleză).

Aici vreau să vă atrag atenția asupra câteva puncte.

1. Indică clar ce paragraf editez (numele meu este afișat la trecerea mouse-ului).
2. Acest paragraf este cu adevărat protejat de editările altor persoane. Acum cursorul este setat în el, iar figura arată că toate opțiunile de formatare sunt blocate în panglică.
3. Puteți vedea o listă cu toate persoanele care editează în prezent.
4. Se știe că cineva a schimbat deja documentul, adică. după actualizare, puteți vedea editările lor (fără sincronizare în timp real, din păcate).

OneDrive vă permite să vedeți cine a editat ultima dată un document.

Dar altceva este mai interesant - OneDrive urmărește automat versiunile documentelor. Puteți accesa istoricul versiunilor de la meniul contextual sau din meniul de sus„Control” (în figura de mai sus, este ascuns în spatele a trei puncte din cauza dimensiunii mici a ferestrei).

Aici puteți restaura sau descărca oricare dintre Versiunile anterioare. Conform informațiilor mele, pe OneDrive sunt stocate până la 25 de versiuni ale unui document. Cu toate acestea, versiunile sunt create numai atunci când fișierele sunt editate. Dacă încărcați un fișier nou cu același nume, suprascriindu-l pe cel vechi, istoricul versiunilor nu va fi salvat.

Sondaj și discuții

După cum puteți vedea, gestionarea drepturilor în OneDrive este foarte simplă, deși unele puncte nu sunt chiar evidente. Este posibil să se creeze și să se modifice documente Word, registre de lucru Excel, prezentări PowerPoint și note OneNote fără a părăsi browserul. Desigur, versiunile bazate pe web ale aplicațiilor Office nu au toate caracteristicile omologilor lor Office, dar pentru mulți utilizatori, acestea sunt mai mult decât suficiente.

Puteți lucra la fișierele Office individual și în colaborare folosind cel puțin 7 GB de spațiu pe disc personal. Oh, da, totul este complet gratuit ;)

Stocați fișiere și documente în cloud? Distribuie unele dintre funcțiile tale preferate de stocare în cloud în comentarii!

Cum desemnați o versiune de document? Aveți fișiere care conțin toate variantele cuvântului „final” în nume? Ei bine, de exemplu, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Pare puțin absurd, dar dacă urmăriți documentele din sistemul dvs., veți găsi destul de multe nume „cozile”. Mai ales dacă fișierul este editat de mai mulți autori. De exemplu, textul tratatului poate fi editat aproape la nesfârșit, doar dă-i frâu liber. Și, ca rezultat, acumulezi o duzină de versiuni, fiecare marcată cu o coadă în creștere de note - iată datele editărilor și inițialele participanților și „finala” și „ultima” sacramentală.

Este clar că acest lucru trebuie tratat cumva. Și aduceți munca cu documente într-un sistem care va fi pe înțeles de toată lumea. Cerințele de bază pentru comandă sunt simple:

1. Marcajele trebuie să fie clare pentru toți participanții.
2. Toate versiunile (importante) ale documentelor trebuie păstrate.
3. Documentele ar trebui să aparțină proiectelor și să nu se afle într-o grămadă comună.
4. Accesul la documente ar trebui controlat.
5. Nu este necesar, dar este convenabil să aveți instrumente de colaborare la un document.

Nu vom discuta despre modalități offline de a gestiona documentele. Desigur, puteți scrie regulile de denumire a documentelor și puteți trimite fișiere Word și Excel prin poștă. Acest lucru va duce la creșterea dosarelor de lucru pentru fiecare participant în proces și, în timp, la reconcilierea constantă a cine editează în prezent care dock.

Prin urmare, să urcăm în nori - acolo se întâmplă cel mai interesant lucru acum.

1. Google Drive

Big Brother ne oferă un instrument aproape perfect de gestionare a documentelor.

1. documente Google- acesta nu este doar un editor de documente online, versiunile vechi sunt stocate aici, puteți comenta și edita docuri „în trei mâini”.
2. Google Sheets este atât foi de calcul pentru calcule, cât și funcționalitate bună de contabilitate.
3. Google Drive în sine este un instrument de management de andocare, puteți organiza o singură structură pentru stocarea documentelor, alocați clar accesul fiecărui folder.

Avantajele Google Drive

1. Sunt evidente. Acesta este cloud-ul, cu toate beneficiile lui.

Minusuri

1. Sistemul de contabilitate - imbricarea dosarelor, accesul la fișiere și o placă de control - va trebui creat chiar de dvs.
2. Nu toată lumea este mulțumită de utilizarea unei astfel de platforme deschise - la urma urmei, acesta este un întreg Google, indexează tot ce se mișcă și nu am plătit-o pentru confidențialitate.

Vă rugăm să rețineți: aproape fiecare sistem care se respectă are integrare cu Google Docs - veți vedea acest lucru în continuare în recenzie. Și acest lucru este rezonabil - este mai economic să utilizați o funcționalitate de lucru decât să cheltuiți eforturi pentru a vă crea propriul analog.

Cu toate acestea, dorim să vă avertizăm: este mai bine să stocați informații confidențiale și comerciale, parole și alte informații importante acolo unde accesul este reglementat mai strict.

2. Trello

Tablă virtuală cu o listă de sarcini și proiecte. Panourile pot fi numite după cum doriți - și vedeți vizual procesul de finalizare a sarcinilor. Puteți atașa documente la fiecare sarcină: de pe un computer, Google Drive, Dropbox etc. Interesant este că în Trello Business Class, puteți atașa nu numai documente, ci și solicitări de extragere GitHub, conversații Slack și clienți potențiali de la Salesforce. Pentru colaborare, puteți folosi pachetul Trello + Google Docs: atașați Fișiere Google Documente care pot fi deschise pe disc și editate acolo - lăsați comentarii noi etc.

Avantajele soluției:

1. Trello este un sistem foarte ușor de învățat. Într-o oră, oamenii care nu au folosit niciodată astfel de soluții sunt capabili să facă față.
2. Sarcinile și procesul de implementare a acestora sunt clar vizibile, ca pe o placă de plută. Designul este confortabil și modern, nimic mai mult.

Minusuri:

1. Nu există un instrument de colaborare pentru documente. Acestea. fie utilizați Google Docs, fie fiecare își încarcă propria versiune. Da, oricum toate documentele vor fi colectate într-o singură sarcină și nu veți pierde nimic. Dar dacă aveți nevoie de o automatizare mai serioasă, atunci Trello nu este cea mai bună opțiune.
2. Dacă există într-adevăr multe proiecte și sarcini, Trello poate fi confuz din cauza particularităților structurii. Comutarea constantă între plăci nu este foarte convenabilă.

3.Secția de lucru

Sistem online de management al proiectelor cu capacitatea de a înregistra finanțele. Pentru fiecare sarcină, puteți adăuga tipuri diferite fișiere - și apoi editați-le din nou cu Google. Sau descărcați și încărcați din nou.

Sursa: worksection.com

Pentru fiecare fișier, puteți face o descriere, selectați etichete (de exemplu, nevoie de revizuire, urgent! etc.), restricționați accesul - de exemplu. faceți fișierul vizibil numai pentru anumiți utilizatori. Dacă creați o sarcină sau un comentariu cu vizibilitate limitată, nu pentru toată lumea, atunci fișierele atașate acolo primesc automat aceleași setări de confidențialitate.

Toate fișierele de proiect pot fi sortate în funcție de diferite criterii: tip, dată, sarcini, dimensiune, nume. Puteți vizualiza numai fișierele care se referă la sarcini restante sau le puteți vizualiza pe toate.

De asemenea, puteți șterge, descărca, atribui etichete unui grup de fișiere, pur și simplu evidențiind-le într-o secțiune.

Noile versiuni de documente pot fi încărcate în cele vechi - doar treceți mouse-ul peste dosar vechiși faceți clic pe pictograma din stânga acesteia. Noul document se va încărca și va ocupa poziția de sus în listă. în care versiune veche vor fi de asemenea conservate.

Sursa: worksection.com

Caracteristica soluției este că în tariful avansat vă puteți conecta propriul stocare FTP. Atunci nu vor fi deloc limite pentru descărcarea fișierelor.

Avantajele soluției:

1. sectie de munca- sistem modern cu capabilități extinse de gestionare a fișierelor și proiectelor. De fapt, toate funcționalitățile pentru o colaborare convenabilă vă sunt disponibile.
2. Separat, notez calculul costurilor - dacă determinați costul unei ore de muncă a unui specialist, puteți vedea costul fiecărei sarcini individuale.
3. Interfață convenabilă, capacitatea de a seta un termen limită pentru întregul proiect, nu numai pentru sarcini. Clar vizibil% din timpul petrecut, confortabil de controlat.

Minusuri:

1. În versiunea gratuită, aveți doar 2 proiecte active și 50 MB spațiu pe disc pentru fișiere. 10 GB sunt deja incluse în planul corporativ, la un preț de 49 USD pe lună. În același timp, există și o limită pentru proiectele active - 50 de bucăți. Ni se pare că nici pentru o companie medie, 50 de proiecte și 10 GB nu sunt de ajuns. Premium costă 99 USD, dar chiar și acolo proiectele active sunt limitate la 100.

4. Megaplan

Megaplan are un modul separat „Documente”, care vă permite să stocați fișiere cu diferite niveluri de imbricare. Pentru fiecare document, puteți seta vizibilitatea - acces deschis doar anumitor angajați.

La editare versiune noua fișierul poate fi descărcat în cel vechi ca versiune. Angajații se pot abona la notificări despre descărcarea unei noi versiuni - prin poștă, SMS, în linia informatorului, fiecare își definește singur în setări.

Sursa: help.megaplan.ru

Documentele text pot fi create direct în Megaplan. Dar va fi posibil să le vizualizați și să le editați doar în Megaplan, nu le puteți descărca în niciun alt format.

Programul oferă, de asemenea, șabloane pentru documente standard.

Sursa: help.megaplan.ru

Avantajele Megaplanului:

1. Interfață convenabilă și destul de simplă.
2. Oportunități munca liberă pentru 10 utilizatori, inclusiv lucrul cu documente.

Dezavantajele Megaplanului:

1. Nu există o oportunitate cu drepturi depline de a crea diferite tipuri de documente direct în sistem.
2. Costul tarifului pentru doar 10 utilizatori este destul de mare - aproximativ 250 USD pentru „all inclusive”.

5. Bitrix24

Aceasta este o soluție completă cu un sistem CRM pentru afaceri, unde toate posibilitățile de partajare și editare a documentelor sunt bine gândite. Puteți atașa fișiere la fiecare sarcină și comenta - de pe un computer sau de pe orice stocare pe disc, precum și să creați imediat fișiere noi în Google Docs sau Microsoft Office Online.

Coautorizarea online a documentelor este disponibilă la . Dacă editați un document încărcat prin Google Docs, îl puteți atașa la un comentariu - și va apărea o linie care indică faptul că utilizatorul a încărcat versiune noua document. Căutarea inteligentă este implementată în Bitrix24 - este ușor să căutați toate documentele după nume sau proiect, sunt afișate indicii.

Fișierele legate de fiecare proiect pot fi sortate după dată, după nume, după dimensiune. Confidențialitatea este setată și în funcție de setările folderului de proiect în care este stocat documentul. Puteți împiedica editarea de către toată lumea, cu excepția autorului problemei.

Chip Bitrix24 - un catalog de aplicații. De exemplu, puteți instala gratuit „Document Designer”, care vă ajută să creați fișiere standard în formate .docx, .pdf. Șabloanele sunt ușor de editat, pot fi trimise prin e-mail, păstrați un jurnal al documentelor salvate.

În Bitrix24, la fiecare sarcină este atașat un link către un document, pe care utilizatorii îl pot edita, comenta și discuta în comun în cadrul sarcinii. Cel mai simplu mod de a stoca documente unitate de sistem. Dacă dintr-un motiv oarecare nu sunteți mulțumit de Bitrix24.Disk, puteți utiliza orice alt spațiu de stocare în cloud. Dar acest lucru nu este convenabil pentru toată lumea și nu întotdeauna.

Avantajele Bitrix24

1. Aproape toate funcțiile (cu excepția blocării documentelor și a dezactivării legăturilor publice către acestea) sunt disponibile în versiune gratuită solutie complexa. De asemenea, sunt disponibile 5 GB de stocare în cloud. Și pentru 199 USD (plan de top) obțineți un volum nelimitat. Plus economii la programe de birou licențiate.
2. Selecție mare de aplicații pentru a optimiza lucrul cu documente.
3. Asistență pentru versiunea documentului și notificări noi de descărcare.
4. Funcționalitate largă - într-o singură soluție obțineți tot ce aveți nevoie pentru gestionarea electronică a documentelor.

Dezavantajele soluției:

1. Setările de confidențialitate ale unui fișier sunt setate prin grupul sau sarcina căreia este asociat, un fișier nu poate fi făcut vizibil sau invizibil pentru anumiți utilizatori prin simpla marcare a acestuia.
2. Nu există nicio funcție pentru a adăuga o scurtă descriere la fișier.

Rezumând

Dacă aveți puține proiecte și participanți, iar cerințele pentru documente nu sunt prea complicate, vă puteți opri chiar de la început solutie simpla- de exemplu, Trello și altele asemenea. Pentru o muncă simplă cu sarcini, acest lucru este suficient - toată lumea se atașează fisierele necesareși înlocuiți-le dacă este necesar.

În cazul în care un vorbim despre colaborarea cu drepturi depline și coordonarea online, trebuie să luați în considerare soluții complexe - cum ar fi sisteme de control similare. Toate capacitățile lor trebuie analizate și comparate, apoi selectate în funcție de funcționalitatea de care aveți nevoie.

Și câteva sfaturi - care vă vor fi utile atunci când lucrați în orice sistem:

• Chiar dacă utilizați un sistem complex care „organizează totul de la sine”, asigurați-vă că documentele și sarcinile sunt denumite în conformitate cu aceleași reguli. Acest lucru va facilita navigarea prin proiecte.
• Partajare acces - documentele de lucru ar trebui să fie stocate în grupuri interne, iar clientului ar trebui să i se ofere un document alb fără comentarii și modificări.
• truc: Dacă utilizați Word în modul de editare, nu uitați să mergeți la Revizuire înainte de a trimite fișierul și să acceptați toate corecțiile. În caz contrar, clientul poate observa cum ați modificat termenii sau prețul de mai multe ori.