Pentru a lua decizii temeinice și eficiente în activitățile de producție, în managementul economic și în politică, un specialist modern trebuie să fie capabil să primească, să acumuleze, să stocheze și să prelucreze date folosind calculatoare și comunicații, prezentând rezultatul sub formă de documente vizuale. În societatea modernă, tehnologiile informaționale se dezvoltă foarte rapid, ele pătrund în toate sferele activității umane.
În diferite domenii ale economiei, este adesea necesar să se lucreze cu date din surse diferite, fiecare dintre acestea fiind asociată cu un anumit tip de activitate. Pentru a coordona toate aceste date, sunt necesare anumite cunoștințe și abilități organizatorice.
Produsul Microsoft - Access combină informații din diferite surse într-o bază de date relațională. Acesta creează formulare, interogări și rapoarte care vă permit să actualizați rapid și eficient datele, să obțineți răspunsuri la întrebări, să căutați date relevante, să analizați datele, să tipăriți rapoarte, diagrame și etichete de corespondență.
Scopul acestui curs este de a revizui în teorie designul și de a crea în practică o bază de date în produsul Microsoft pentru gestionarea bazelor de date „Microsoft Access”.
Sistemul Access este un set de instrumente pentru utilizatorul final pentru gestionarea bazelor de date. Include designeri de tabele, formulare, interogări și rapoarte. Acest sistem poate fi considerat și ca un mediu de dezvoltare a aplicațiilor. Folosind macrocomenzi sau module pentru automatizarea sarcinilor, puteți crea aplicații centrate pe utilizator la fel de puternice precum aplicațiile scrise direct în limbaje de programare. Cu toate acestea, acestea vor include butoane, meniuri și casete de dialog. Prin programarea în VBA, puteți crea programe la fel de puternice precum Access însuși.
Creați aplicații fără programare folosind macrocomenzi Access. Utilizatorii de foi de calcul și baze de date ar trebui să fie familiarizați cu multe dintre conceptele cheie utilizate în Access. Înainte de a începe să lucrați cu orice produs software, este important să înțelegeți capacitățile acestuia și tipurile de sarcini pentru care este destinat. Microsoft Access (denumit în continuare Access) este un produs cu mai multe fațete, a cărui utilizare este limitată doar de imaginația utilizatorului.
Access implementează pe deplin gestionarea bazelor de date relaționale. Sistemul menține cheile primare și străine și asigură integritatea datelor la nivel de kernel (ceea ce previne actualizările sau ștergerile incompatibile ale datelor). În plus, tabelele din Access sunt echipate cu instrumente de validare a datelor care împiedică introducerea incorectă, indiferent de modul în care este efectuată, iar fiecare câmp de tabel are propriul său format și descrieri standard, ceea ce facilitează foarte mult introducerea datelor. Access acceptă toate tipurile de câmpuri necesare, inclusiv câmpurile text, numerice, contor, monedă, dată/oră, memo, boolean, hyperlink și obiecte OLE. Dacă nu apar valori în câmpuri în timpul procesării speciale, sistemul oferă suport complet pentru valorile nule.
Concepte de bază ale bazelor de date MS Access
1.1 Scurtă descriere a MSAcces
Microsoft Access este un SGBD desktop (sistem de gestionare a bazelor de date) de tip relațional. Avantajul Access este că are o interfață grafică foarte simplă, care vă permite nu numai să vă creați propria bază de date, ci și să dezvoltați aplicații folosind instrumente încorporate.
Spre deosebire de alte SGBD desktop, Access stochează toate datele într-un singur fișier, deși le distribuie în tabele diferite, așa cum ar trebui să fie într-un SGBD relațional. Aceste date includ nu numai informații din tabele, ci și alte obiecte de bază de date, care vor fi descrise mai jos.
Pentru a efectua aproape toate operațiunile de bază, Access oferă un număr mare de Wizards (Wizards), care fac principala activitate pentru utilizator atunci când lucrează cu date și dezvoltă aplicații, ajută la evitarea acțiunilor de rutină și facilitează munca unui utilizator neexperimentat în programare.
Caracteristici ale MS Access care diferă de ideea unui SGBD relațional „ideal”.
Crearea unei baze de date Access multi-utilizator și obținerea accesului simultan al mai multor utilizatori la o bază de date comună este posibilă într-o rețea locală peer-to-peer sau într-o rețea cu un server de fișiere. Rețeaua oferă suport hardware și software pentru schimbul de date între computere. Access monitorizează diferențierea accesului diferiților utilizatori la baza de date și asigură protecția datelor. Când lucrați în același timp. Deoarece Access nu este un client DBMS pe partea de server, capacitățile sale multi-utilizator sunt oarecum limitate. De obicei, pentru a accesa date printr-o rețea de la mai multe stații de lucru, fișierul bazei de date Access (cu extensia *.mdb) este încărcat pe un server de fișiere. În același timp, prelucrarea datelor se realizează în principal pe client - unde rulează aplicația, datorită principiilor de organizare a fișierelor DBMS. Acest factor limitează utilizarea Access pentru a asigura munca multor utilizatori (mai mult de 15-20) și cu o cantitate mare de date în tabele, deoarece încărcarea în rețea crește de multe ori.
În ceea ce privește menținerea integrității datelor, Access răspunde doar modelelor de baze de date de complexitate mică și medie. Îi lipsesc instrumente precum declanșatoarele și procedurile stocate, care forțează dezvoltatorii să atribuie întreținerea logicii de afaceri a bazei de date programului client.
În ceea ce privește securitatea informațiilor și controlul accesului, Access nu dispune de instrumente standard de încredere. Metodele standard de securitate includ securitatea parolei bazei de date și securitatea parolei utilizatorului. Îndepărtarea unei astfel de protecție nu este dificilă pentru un specialist.
Cu toate acestea, cu deficiențe bine-cunoscute, MSAccess are un număr mare de avantaje în comparație cu sistemele din această clasă.
În primul rând, putem observa prevalența, care se datorează faptului că Access este un produs Microsoft, ale cărui software și sisteme de operare sunt utilizate de majoritatea utilizatorilor de computere personale. MSAccess este pe deplin compatibil cu sistemul de operare Windows, actualizat constant de către producător și acceptă multe limbi.
În general, MSAccess oferă un număr mare de caracteristici la un cost relativ scăzut. De asemenea, este necesar să se remarce concentrarea asupra utilizatorului cu diferite medii profesionale, care se exprimă în prezența unui număr mare de instrumente auxiliare (Maeștri, după cum s-a menționat deja), a unui sistem de ajutor dezvoltat și a unei interfețe clare. Aceste instrumente facilitează proiectarea, crearea unei baze de date și preluarea datelor din aceasta.
MSAccess oferă utilizatorului care nu este programator o varietate de instrumente conversaționale care le permit să creeze aplicații fără a fi nevoie să scrie interogări în SQL sau macrocomenzi de program sau module în VBA.
Access are o gamă largă de capabilități de import/export de date în diferite formate, de la foi de calcul Excel și fișiere text, la aproape orice SGBD de server prin mecanismul ODBC.
Un alt avantaj important al MSAccess este instrumentele avansate de dezvoltare a aplicațiilor încorporate. Majoritatea aplicațiilor distribuite utilizatorilor conțin o anumită cantitate de cod VBA (Visual Basic for Applications). Deoarece VBA este singurul instrument pentru efectuarea multor sarcini standard în Access (lucrarea cu variabile, construirea de comenzi SQL în timp ce programul rulează, gestionarea erorilor, utilizarea API-ului Windows etc.), cunoștințele și cunoștințele sale sunt necesare pentru a crea mai mult sau mai puțin. aplicatii complexe.modelul obiect MSAccess.
Unul dintre instrumentele de programare din Access este limbajul macro. Programele create în acest limbaj se numesc macrocomenzi și facilitează legarea acțiunilor individuale implementate folosind formulare, interogări, rapoarte. Macro-urile sunt determinate de evenimente, care sunt declanșate de acțiunile utilizatorului în timp ce interacționează cu datele prin formulare sau evenimente de sistem.
Se pare că Access, având toate caracteristicile unui SGBD, oferă și funcții suplimentare. Nu este doar un SGBD flexibil și ușor de utilizat, ci și un sistem de dezvoltare a aplicațiilor care funcționează cu baze de date.
1.2 Baze de date și sisteme de gestionare a bazelor de date
O bază de date este o structură organizată pentru stocarea informațiilor. Bazele de date moderne stochează nu numai date, ci și informații.
Această afirmație este ușor de explicat dacă, de exemplu, luăm în considerare baza de date a bibliotecii. Conține toate informațiile necesare despre autori, cărți, cititori etc. Această bază de date poate fi accesată atât de personalul bibliotecii, cât și de cititorii care trebuie să găsească o publicație. Dar, printre ei, aproape că nu există o persoană care să aibă acces deplin la întreaga bază de date și, în același timp, să poată face de unul singur modificări arbitrare. Pe langa date, baza de date contine metode si instrumente care permit fiecarui angajat sa opereze doar cu datele care sunt de competenta sa. Ca urmare a interacțiunii datelor conținute în baza de date cu metodele de care dispun anumiți angajați, se formează informații pe care aceștia le consumă și pe baza cărora introduc și editează date din propria competență.
Microsoft Access este un sistem de gestionare a bazelor de date relaționale utilizat pentru a crea aplicații client-server implementate cu drepturi depline, folosind pachetul DB-client. Un shell grafic simplu și logic vă permite să generați chei primare și secundare, indexuri, relații între obiectele bazei de date, precum și să normalizați relațiile dintre tabele discrete care alcătuiesc structura bazei de date la forma normală necesară. Aplicația Access oferă un mijloc tehnologic pentru schimbul de date între alte surse OLEDB și ODBC, inclusiv foi de calcul Excel; fișiere text stocate în format CSV; Obiecte XML, precum și magazine SharePoint, containere PDF sau XPS și foldere Outlook.
Funcționalitate extinsă a Access DBMS
Alături de alte soluții implementate pentru interacțiunea cu obiectele bazei de date, Access oferă dezvoltatorului următorul set de caracteristici și opțiuni tehnice:
- o abundență de formate pentru prezentarea și stocarea datelor în tabele. Printre principalele categorii disponibile se numără text, numeric, valută, boolean, hyperlinkuri, data și ora, structura logică și o serie de alte specificații auxiliare.
- comutare rapidă între modul tabel și designer, permițându-vă să creați o structură de tabel și să specificați formatele celulelor sale individuale
- crearea de macro-uri de date pentru a automatiza cele mai comune operațiuni și secvențe de acțiuni aplicabile la crearea conținutului bazei de date. Toate macrocomenzile pot fi formate atât pe baza clicurilor de mouse în editorul de macro-uri încorporat, cât și conțin elemente care folosesc limbajul Visual Basic. Ca și în alte aplicații Microsoft Office, macrocomenzile Access pot fi apelate prin apăsarea unei combinații de taste rapide specificate în setări
- compactarea bazei de date și apoi restaurarea conținutului acesteia dintr-o copie de rezervă. Arhiva bazei de date poate fi stocată pe un server la distanță securizat, în cloud sau pe o unitate de disc locală
- designer de rapoarte integrat pentru afișarea datelor din baza de date pe formulare de tipărire pe hârtie și antet. Toate rapoartele pot fi configurate și analizate pentru a obține o selecție precisă a informațiilor din baza de date. Tot în interfața Access este posibilă generarea unei structuri de raport cu împărțirea în secțiuni și blocuri, atât manual, cât și folosind un expert special. Mai mult, sortarea si filtrarea informatiilor afisate este prezentata atat in etapa de generare a raportului, cat si ulterior, cand forma finala a raportului a fost deja gandita si finalizata.
- Asistent de informații imbricate care oferă informații detaliate despre opțiunea căutată, categoria meniului principal, modul sau pictograma Acces. Asistentul de informații este strâns integrat în shell-ul aplicației, iar în ultimele revizuiri, DBMS folosește dezvoltări din domeniul inteligenței artificiale și asistentul vocal Cortana.
Pe resursa noastră puteți descărca ediția completă Russified a Access pentru orice generație de sistem Windows. Fiecare versiune a utilitarului disponibilă pentru descărcare vine cu cerințe de sistem care se potrivesc cu modelul de computer pe care îl utilizați. Dacă dispozitivul dvs. are un termen lung de prescripție, merită să vă opriți la o lansare anterioară a produsului.
UNIVERSITATEA DE STAT DE CONSTRUCȚIE DE INSTRUMENTE ȘI INFORMAȚII MOSCOVA
LUCRARE DE CURS
conform dissșiplin:
„SISTEME DE INFORMAȚII ÎN ECONOMIE”
Pe subiect: “ MicrosoftAcces”
Am făcut treaba
Student de seară
3 cursuri de specialitate 080105
Grupa EF4-0515v
Zhabina I.A.
Lucrare verificata:
Shevereva E.A.
Moscova 2008
Introducere 3
1. Descrierea bazei Microsoft Access 4
2. Lucrul cu tabelele 10
3. Analizați conținutul tabelului pentru a crea legături 13
4. Crearea și tipărirea rapoartelor 14
5. Selectarea și sortarea înregistrărilor folosind interogări 17
6. Macrocomenzi 20
Concluzia 22
Lista surselor utilizate 23
Introducere
Programul ACCESS este inclus în pachetul celui mai comun pachet de software Microsoft Office. Acest program este universal în felul său. În același timp, programul este ușor de utilizat și accesibil utilizatorului obișnuit. Și interfața este responsabilă pentru toate acestea. În procesul de îmbunătățire a acestui program, au fost introduse caracteristici unice. Datele pot fi prezentate sub formă de tabele sau diagrame. Și dacă ținem cont de faptul că acest program poate fi folosit de orice utilizator (de la un începător la un dezvoltator profesionist), atunci fără îndoială se poate argumenta că ACCESS-ul Microsoft este cel mai bun instrument pentru rezolvarea problemelor de orice complexitate.
Sistemul de gestionare a bazelor de date Microsoft Access este una dintre cele mai populare aplicații din familia DBMS desktop. Toate versiunile Access au în arsenal instrumente care simplifică foarte mult introducerea și procesarea datelor, căutarea datelor și furnizarea de informații sub formă de tabele, grafice și rapoarte. Începând cu Access 2000, există și pagini Web de acces la date pe care un utilizator le poate vizualiza folosind Internet Explorer. În plus, Access vă permite să utilizați foi de calcul și tabele din alte baze de date desktop și server pentru a stoca informațiile de care are nevoie aplicația dvs. Prin atașarea tabelelor externe, un utilizator Access va lucra cu bazele de date din acele tabele ca și cum ar fi tabele Access. În același timp, alți utilizatori pot continua să lucreze cu aceste date în mediul în care au fost create.
Descrierea bazei de date Microsoft Access
O bază de date Access este un fișier care are extensia mdb. Acest fișier poate conține nu numai toate tabelele, ci și alte obiecte ale aplicațiilor Access - interogări, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi și module.
Una dintre sarcinile principale ale creării și utilizării bazelor de date este de a oferi utilizatorilor informațiile necesare pe baza datelor existente. În Access, formularele și rapoartele sunt concepute în acest scop.
Când porniți Access, apare fereastra principală Microsoft Access.
Pentru a deschide o bază de date existentă, puteți utiliza una dintre cele trei metode. Selectați fișierul dorit din meniul Fișier din lista fișierelor deschise anterior.
Dacă nu există o astfel de listă în meniul Fișier, trebuie să utilizați comanda Instrumente, Opțiuni pentru a deschide caseta de dialog Opțiuni, deschideți fila General și bifați caseta Amintiți lista de fișiere (Lista de fișiere utilizate recent). Selectați un fișier din lista din zona de activități, care se află în partea dreaptă a ferestrei aplicației. Selectați comanda Deschidere (Deschidere) în meniul Fișier (Fișier), apoi selectați fișierul dorit în caseta de dialog Deschidere fișier bază de date (Deschidere).
În acest din urmă caz, caseta de dialog afișează de obicei conținutul dosarului My Documents sau Personal (în funcție de sistemul de operare instalat pe computer) în mod implicit. După ce ați găsit baza de date necesară în listă, trebuie să selectați fișierul și să faceți clic pe butonul Deschidere sau să faceți dublu clic pe elementul din listă. Fereastra de bază de date selectată apare în fereastra principală Microsoft Access.
În noua versiune de Access, puteți deschide fișiere de bază de date create în Access 2000 și puteți lucra cu ele în același mod ca înainte.
Fișierele pot fi selectate nu numai din lista care apare în caseta de dialog Deschidere pentru un fișier de bază de date (Deschidere) atunci când este deschis. Puteți selecta folderul dorit fie din lista derulantă Look in, fie să utilizați comenzile rapide situate pe așa-numita bară de adrese din stânga. Când selectați comanda rapidă Istoric (Istoric), apare o listă de comenzi rapide către ultimele fișiere și foldere deschise. Când selectați comanda rapidă Desktop, o casetă de dialog afișează o listă care conține comenzi rapide pentru foldere și fișiere aflate în prezent pe desktopul Windows. Tipul de fișier este selectat din lista derulantă Tip de fișier din partea de jos a ferestrei. În folderul Preferințe, puteți vizualiza comenzi rapide către acele foldere și fișiere care sunt utilizate cel mai des. Multe programe vă permit să adăugați comenzi rapide în folderul Favorites, inclusiv acest lucru se poate face direct în fereastra Deschideți fișierul bazei de date. Pentru a face acest lucru, selectați fișierul dorit din listă, faceți clic pe butonul Instrumente din bara de instrumente din partea de sus a ferestrei și selectați comanda Add to Favorites din listă.
Puteți deschide un fișier de bază de date situat pe o unitate de rețea. Pentru a mapa o unitate de rețea, trebuie să executați comanda Map Network Drive din lista de comenzi de pe butonul Instrumente.
Dacă fișierul de bază de date necesar nu poate fi găsit, acesta poate fi căutat prin specificarea criteriilor de căutare într-o casetă de dialog specială care apare când faceți clic pe butonul Instrumente și selectați comanda Căutare din listă.
O fereastră specială în Access este fereastra bazei de date, care vă permite să accesați toate obiectele bazei de date și să selectați modul de lucru cu obiectul. În partea stângă a ferestrei există un panou de obiecte care conține comenzi rapide pentru fiecare dintre obiectele Access: Tabele (Tabele), Interogări (Interogări), Formulare (Formulare), Rapoarte (Rapoarte), Pagini (Pagini), Macro-uri (Macro-uri) ), Module (Module ).
Făcând clic pe scurtătură cu mouse-ul, veți deschide o listă de obiecte corespunzătoare în partea dreaptă a ferestrei. Lista de obiecte poate fi reprezentată în patru moduri diferite (obișnuit pentru folderele din sistemul de operare Windows): - ca mici pictograme;
Sub formă de icoane mari;
sub forma unei liste;
Sub forma unui tabel.
Comutarea între aceste moduri de afișare se face folosind cele patru butoane din dreapta de pe bara de instrumente de-a lungul marginii de sus a ferestrei.
Când obiectele sunt reprezentate ca pictograme, aceste pictograme pot fi trase cu mouse-ul și poziționate în fereastra bazei de date în orice mod convenabil. Dacă doriți să aranjați pictogramele astfel încât să fie unul lângă celălalt, trebuie să faceți clic dreapta pe orice zonă liberă a ferestrei bazei de date. Selectați Pictograme aliniate din meniul contextual.
Vizualizarea listă a listei de obiecte nu permite ca pictogramele să fie plasate în mod arbitrar în fereastra bazei de date, dar pot fi „tragete” în afara ferestrei bazei de date (aceasta este o modalitate de a activa un obiect, cum ar fi deschiderea unui tabel). Vizualizarea tabel vă permite să vedeți pentru fiecare obiect nu numai numele acestuia, ci și o descriere (coloana Descriere), data și ora ultimei modificări (coloana Data modificată), data și ora creării (coloana Creat). ca tipul obiectului. Când se utilizează orice fel de reprezentare a obiectelor în fereastra bazei de date, acestea pot fi sortate după nume, tip, data creării și data modificării. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe orice zonă liberă a ferestrei bazei de date. Din meniul contextual, selectați comanda Aranjare pictograme. Din meniul derulant, selectați metoda de ordonare: după nume (După nume), după tip (După tip), după data creării (După creat), după data modificării (După modificare).
Pentru ca obiectele din fereastra bazei de date să fie ordonate automat, trebuie
faceți clic dreapta pe orice zonă liberă a ferestrei bazei de date. Din meniul contextual, selectați comanda Aranjare pictograme. În meniul derulant, selectați comanda automat (Aranjare automată). În fața comenzii va apărea o bifă pentru a indica faptul că aranjarea automată este activată.
Pentru a anula comanda automată, selectați din nou comanda Aranjare automată din meniul Aranjare pictograme. Eticheta de comandă va fi eliminată și modul de aranjare automată va fi dezactivat.
Puteți lucra cu fiecare obiect de bază de date în două moduri. Să numim primul mod modul de execuție (condițional, deoarece diferă oarecum pentru diferite tipuri de obiecte):
pentru tabele, interogări, formulare și pagini de acces la date, acest mod înseamnă deschiderea obiectului corespunzător și se numește, respectiv, modul Tabele (pentru tabele și interogări), modul Formulare, modul Pagini;
pentru un raport, acesta este modul de previzualizare;
pentru o macrocomandă, acesta este într-adevăr modul de execuție;
acest mod este dezactivat pentru modul.
Al doilea mod este modul Design. Acest mod se aplică tuturor tipurilor de obiecte și este destinat creării și modificării obiectelor.
Puteți selecta modul dorit folosind butoanele din partea stângă a barei de instrumente a ferestrei bazei de date, folosind comenzile din meniul Vizualizare sau folosind butoanele din bara de instrumente Acces.
Există trei butoane principale pe bara de instrumente a ferestrei Bază de date din stânga: primul buton are un nume care se schimbă, în funcție de obiectul selectat. Dacă este selectat un tabel, o interogare, un formular, o pagină sau un grup de Favorite, butonul se schimbă în Deschidere. Dacă este selectat un raport - Previzualizare, dacă o macrocomandă sau un modul - Executare. Pictograma de lângă nume se schimbă în consecință. Numele acestui buton în fiecare opțiune reflectă clar scopul. Al doilea buton Design (Design) este constant pentru toate obiectele și este destinat pentru editarea unui obiect creat anterior. Al treilea buton Creare (Nou) are un nume constant, dar pictogramele de pe el se modifică, în funcție de tipul obiectului.
Pentru a crea obiecte noi, puteți folosi și comenzi rapide speciale incluse în lista de obiecte de fiecare tip.
Puteți utiliza programe standard de copiere/lipire pentru a copia sau muta un obiect. De exemplu, pentru a copia un tabel în Clipboard, trebuie să faceți unul dintre cele două lucruri: selectați tabelul necesar din listă și faceți clic pe butonul Copiere din bara de instrumente standard a bazei de date. Acest panou este afișat pe ecran când fereastra bazei de date este activă.
Pentru a vizualiza proprietățile unui obiect, trebuie să faceți una dintre următoarele: faceți clic dreapta pe numele obiectului și selectați comanda Proprietăți din meniul contextual; selectați un obiect din lista din fereastra bazei de date și selectați comanda View, Properties din meniul principal Acces.
Acesta reflectă următoarele informații:
Tip (Tip) - tip de obiect (în acest caz, Tabel (Tabel));
Descriere - descrierea tabelului, definită de utilizator;
Creat - data la care a fost creat tabelul;
Modificat - data la care tabelul a fost modificat ultima dată;
Proprietar - proprietarul (creatorul) mesei;
Atribute: Hidden - vă permite să ascundeți tabelul din fereastra bazei de date, Replicated - vă permite să controlați replicarea unui obiect (vezi secțiunea „Replicarea bazei de date” cap. 15).
Utilizatorul poate modifica doar descrierea tabelului și valorile atributelor sale în fereastra de proprietăți.
Pe panoul de obiecte, puteți plasa, de asemenea, foldere care conțin comenzi rapide către diferite obiecte de bază de date. Astfel, este posibilă combinarea diferitelor tipuri de obiecte în grupuri. În mod implicit, această parte a panoului de obiecte conține un folder - Favorite. Făcând clic pe un folder, puteți vedea o listă de obiecte incluse în acest grup.
Pentru a adăuga un folder nou la panoul de obiecte, trebuie să: faceți clic dreapta pe panoul de obiecte și selectați comanda Grup nou din meniul contextual. În caseta de dialog Grup nou, introduceți un nume pentru folderul care urmează să fie creat și faceți clic pe OK.
Cel mai simplu mod de a adăuga o etichetă de obiect la un grup este următorul. Este necesar să extindeți lista de obiecte de acest tip, să găsiți obiectul dorit în ea și să îl trageți cu mouse-ul în folderul corespunzător din panoul de obiecte. O altă modalitate de a adăuga un obiect la un grup este să deschideți lista de obiecte de tipul dorit în fereastra bazei de date. Faceți clic dreapta pe obiectul dorit și selectați comanda Add to Group din meniul contextual. Selectați folderul dorit din meniul derulant sau creați un folder nou utilizând comanda Grup nou.
La fel ca obiectele individuale ale bazei de date, grupurile pot fi șterse și redenumite. Etichetele din grup pot fi, de asemenea, șterse, redenumite, copiate. Acest lucru se face folosind comenzile corespunzătoare din meniul contextual, care apare când faceți clic dreapta pe obiectul pe care doriți să îl ștergeți, redenumiți sau copiați.
Când lucrați cu orice aplicație de prelucrare a datelor, întrebarea este întotdeauna relevantă, cum să utilizați datele care au fost deja acumulate înainte de alt software și, prin urmare, au un format diferit. Access 2002 rezolvă această problemă într-un mod standard prin importul unui tabel al bazei de date, al unei foi de calcul sau al unui fișier text creat de aplicațiile MS-DOS sau Windows în formatul de bază de date internă Access (MDB). Desigur, Access 2002 poate exporta și date din tabele de baze de date în format MDB în orice format din care pot fi importate date. Totuși, Access este unic în acest sens, deoarece are un alt mod de utilizare a datelor care sunt stocate în alte formate. Sistemul vă permite să atașați tabele din baze de date de alte formate la o bază de date Access și să lucrați cu acestea în formatul lor original. După crearea unei conexiuni la baza de date cu un tabel extern, puteți vizualiza tabelul atașat, puteți modifica conținutul acestuia, adică puteți lucra cu el ca și cu un tabel intern al bazei de date Access. Cu toate acestea, alți utilizatori pot folosi fișierul tabel în aplicațiile lor.
În plus față de fișierele bazei de date, Access poate lucra direct cu fișiere foi de calcul, fișiere text, documente HTML, agende sau importa date din aceste fișiere și documente XML.
Tipuri de fișiere din care datele pot fi importate într-o bază de date Access sau care pot fi legate la o bază de date Access. Le puteți vedea dacă în meniul Fișier, alegeți comanda Date externe, Import (Obțineți date externe, Import), apoi faceți clic pe extensia câmpului Tip de fișiere din caseta de dialog Import. Formate în care datele pot fi exportate dintr-o bază de date Access. Le puteți vedea dacă selectați comanda Export din meniul Fișier și apoi faceți clic pe extensia câmpului Fișiere de tip.
2. Lucrul cu tabele
Tabelele sunt obiectul principal al Access. Lista tabelelor care alcătuiesc baza de date a aplicației apare în fereastra bazei de date la prima deschidere a aplicației. În plus, Access creează tabele de sistem care stochează informații despre toate obiectele din aplicație, iar aceste tabele pot fi afișate și în fereastra bazei de date dacă este necesar.
Noua versiune de Microsoft Access are patru moduri de lucru cu tabele: Vizualizare foaie de date, Vizualizare proiect, Vizualizare tabel pivot și Vizualizare diagramă pivot.
În modul Tabel, se lucrează cu datele din tabel: vizualizare, editare, adăugare, sortare etc. În modul Design se creează sau se modifică structura tabelului, adică numele câmpurilor tabelului și tipurile acestora sunt setate, câmpurile sunt descrise, proprietățile lor. Modurile PivotTable și PivotChart sunt utile pentru analiza datelor prin schimbarea dinamică a modului în care sunt prezentate. Există, de asemenea, un mod suplimentar - modul Previzualizare, care vă permite să vedeți locația datelor pe foaie înainte de a imprima tabelul. Pentru a comuta rapid de la un mod la altul, utilizați butonul Vizualizare de pe barele de instrumente Tabel în modul tabel (Foaie de date tabel), Design tabel (Design tabel), Tabel Pivot (Table Pivot) și Diagram Pivot (Grafic Pivot). Pentru a comuta de la un mod la altul, trebuie doar să apăsați acest buton.
Există mai multe moduri de a deschide un tabel în vizualizarea Foaie de date:
· faceți dublu clic pe numele tabelului din lista de tabele din fereastra bazei de date;
· selectați un tabel din lista de tabele din fereastra bazei de date și faceți clic pe butonul Deschidere din partea de sus a ferestrei bazei de date;
· Faceți clic dreapta pe numele tabelului și selectați comanda Deschidere din meniul contextual.
În partea de sus a tabelului sunt denumirile câmpurilor (celule situate într-o coloană a tabelului), mai jos sunt înregistrările (rândurile tabelului) în care sunt introduse datele. O înregistrare este întotdeauna cea curentă, iar lângă ea există un indicator către înregistrarea curentă (săgeata din câmpul de selecție din partea stângă a ferestrei). În partea de jos a ferestrei există butoane de navigare care vă permit să mutați indicatorul înregistrării curente în tabel (la prima înregistrare, la înregistrarea anterioară, la următoarea înregistrare, la ultima înregistrare). Există, de asemenea, un câmp pentru numărul înregistrării curente, un buton pentru crearea unei noi înregistrări și un indicator al numărului total de înregistrări din tabel. Ultimul rând al tabelului, marcat cu un asterisc în câmpul de selecție, servește și la crearea unei noi înregistrări.
Bara de defilare orizontală a câmpurilor de tabel vă permite să vedeți acele câmpuri de tabel care nu se potrivesc în fereastra tabelului. În mod similar, bara de defilare verticală a intrărilor din tabel vă permite să vedeți intrările care se află în afara ferestrei.
Orez. 1.1. Creați un tabel în vizualizarea design
Fig.1.2. Telefoane de masă
3. Analiza conținutului tabelelor pentru a crea relații
Analizorul identifică datele duplicate și vă ajută să le copiați într-un nou tabel legat. Nu fiecare tabel va trebui modificat, dar nu strică niciodată să analizezi din nou. În plus, utilizatorii care nu sunt încă încrezători în cunoștințele și abilitățile lor pot avea încredere în analizor pentru a crea tabele ordonate. Pentru a analiza un tabel, urmați acești pași:
1. Selectați comanda Instrumente>Analiză>Tabel.
2. Prima fereastră a expertului conține opțiuni pentru descrierea problemelor asociate cu posibila duplicare a datelor. Examinați exemplele furnizate acolo și faceți clic pe butonul Următorul.
3. În fereastra următoare, sunt date exemple de împărțire de către analizorul de masă. Examinați un exemplu și faceți clic pe butonul Următorul.
4. Selectați tabelul de analizat și faceți clic pe butonul Următorul.
5. Desigur, aș vrea ca maestrul să facă singur partea leului din muncă. Prin urmare, să-l lăsăm să aleagă câmpurile care vor fi transferate în noul tabel activând caseta de validare Da, separarea câmpurilor se face de către expert. Faceți clic pe butonul Următorul.
6. În fereastra următoare, este afișată schema de partiție a tabelului propusă de expert. Momentan tabelele nu sunt legate.
7. Ar fi posibil să finalizați sarcina, dar are sens să continuați să vă familiarizați cu analizorul. Baza de date are o structură normală - lipsește doar relația dintre două tabele.
8. Deschideți fereastra Tabele și faceți clic pe butonul Redenumire tabel din ea. Introduceți un nume și faceți clic pe butonul OK.
9. Redenumiți fereastra Tabel, apoi faceți clic pe butonul Următorul.
10. Acum este posibil să setați din nou cheia primară. Expertul vă solicită să adăugați un câmp ID de înregistrare unic atribuit automat la tabel și să îl utilizați ca cheie primară. Cu toate acestea, nu specificați o cheie primară pentru tabel, așa că va trebui să o faceți singur. Selectați câmpul Nume din listă și faceți clic pe butonul Câmp cheie. O pictogramă cheie va apărea lângă câmp. Faceți clic pe butonul Următorul.
11. În ultima fereastră, expertul va oferi să creeze o cerere. Trebuie să bifați caseta de validare Nu, nu trebuie să creați o interogare. De asemenea, puteți debifa Afișați ajutor pentru a lucra cu un tabel sau o interogare nouă, altfel va trebui să închideți o altă fereastră. Faceți clic pe butonul Terminat.
Orez. 1.3. Forme (stăpân și sclav)
4. Creați și imprimați rapoarte
Una dintre sarcinile principale ale creării și utilizării bazelor de date este de a oferi utilizatorilor informațiile necesare pe baza datelor existente. În Access 2002, formularele și rapoartele sunt concepute în acest scop. Rapoartele vă permit să selectați informațiile solicitate de utilizator din baza de date și să le aranjați sub formă de documente care pot fi vizualizate și tipărite. Sursa de date pentru un raport poate fi un tabel sau o interogare. Pe lângă datele obținute din tabele, raportul poate afișa valori calculate din datele sursă, cum ar fi totalurile.
Rapoartele și formularele de acces au multe în comun. Cu toate acestea, spre deosebire de formulare, rapoartele nu sunt destinate introducerii și editarii datelor în tabele. Acestea vă permit doar să vizualizați și să imprimați date. Într-un raport, nu este posibilă modificarea datelor sursă folosind controale, deoarece se poate face folosind formulare. Deși rapoartele pot folosi aceleași controale pentru a indica starea butoanelor radio, casetelor de selectare și casetelor cu listă.
Un raport, ca un formular, poate fi creat folosind un expert. Secțiunile de raport sunt similare cu secțiunile de formular și includ un antet și o notă de raport, o zonă de date și un antet și un subsol. O notă de raport conține adesea câmpuri cu totaluri. Controalele pot fi adăugate la un raport utilizând bara de instrumente Caseta de instrumente, care este identică cu cea utilizată în modul Proiectare formular. Formatarea și gruparea controalelor dintr-un raport este similară cu controalele de formatare și grupare dintr-un formular. Formularele pot conține subformulare, iar rapoartele pot conține subrapoarte.
Access oferă mai multe modalități de a crea rapoarte. Cea mai simplă dintre acestea este utilizarea instrumentelor de generare automată a rapoartelor. Un raport care este generat automat dintr-un tabel sau o interogare se numește raport automat. Access vă permite să generați automat rapoarte în două formate: coloane și panglică.
Pentru a crea un raport automat:
· În panoul obiect al ferestrei Bază de date, faceți clic pe fila Rapoarte și faceți clic pe butonul Nou. Va apărea caseta de dialog New Report.
· În lista casetei de dialog New Report, selectați unul dintre elemente: AutoReport: Columnar sau AutoReport: Tabular.
· Caseta combinată din partea de jos a casetei de dialog Raport nou conține numele tuturor tabelelor și interogărilor de baze de date care pot fi utilizate ca sursă de date pentru un raport. Faceți clic pe butonul stâng al mouse-ului pe butonul săgeată pentru a deschide lista, apoi evidențiați elementul dorit din listă.
· Faceți clic pe OK.
Drept urmare, Access generează automat un raport bazat pe sursa de date selectată folosind formatul de bandă sau coloană. Formatul de bandă prezintă câmpurile înregistrărilor de ieșire într-un rând. Formatul la coloană aranjează câmpurile înregistrărilor de ieșire într-o coloană. Un raport automat creat folosind oricare dintre aceste două formate va include toate câmpurile și înregistrările disponibile în sursa de date selectată.
Pentru ca raportul creat să fie utilizat în viitor, acesta trebuie salvat. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Fișier, Salvare sau faceți clic pe butonul Salvare din bara de instrumente. Apoi, în câmpul de text al casetei de dialog Salvare ca care apare, introduceți un nume pentru noul raport (de exemplu: Raportul meu) și faceți clic pe OK.
Există o altă opțiune pentru salvarea raportului: folosind comanda de meniu File, Save As (File, Save As). Această comandă afișează caseta de dialog Salvare ca. Introduceți un nume pentru raport și, înainte de a face clic pe OK, asigurați-vă că Raport este selectat din lista verticală Ca din această fereastră. Elementul selectat determină modul în care va fi salvat noul raport, mai precis, ca obiect al bazei de date Access. Faptul este că, în noua versiune a Access 2002, a devenit posibilă salvarea unui raport ca un alt obiect al bazei de date - o pagină de acces la date. Un alt element al listei derulante Ca vă permite să faceți acest lucru - elementul Pagina de acces la date.
Orez. 1.4. Un exemplu de construire a unui raport
5. Selectarea și sortarea înregistrărilor folosind interogări
Unul dintre cele șapte obiecte standard Microsoft Access este o interogare. Interogările sunt folosite pentru a vizualiza, analiza și modifica datele dintr-unul sau mai multe tabele. De exemplu, puteți utiliza o interogare pentru a afișa date dintr-unul sau mai multe tabele și pentru a le sorta într-o anumită ordine, pentru a efectua calcule pe un grup de înregistrări, pentru a selecta dintr-un tabel în funcție de anumite condiții. Interogările pot servi ca sursă de date pentru formularele și rapoartele Microsoft Access. Interogarea în sine nu conține date, dar vă permite să selectați date din tabele și să efectuați o serie de operații asupra acestora. Există mai multe tipuri de interogări în Microsoft Access: interogări către server, care sunt folosite pentru a prelua date de pe server; interogări auto-populate care completează automat câmpurile pentru o nouă înregistrare; selectați interogări care preiau date din tabele; solicitări de modificare, care fac posibilă modificarea datelor din tabele (inclusiv ștergerea, actualizarea și adăugarea înregistrărilor); creați interogări de tabel care creează un tabel nou pe baza datelor din unul sau mai multe tabele existente și alte tipuri de interogări.
Interogarea pentru o selecție conține condiții de selecție a datelor și returnează o selecție care îndeplinește condițiile specificate fără a modifica datele returnate. În Microsoft Access, există și conceptul de filtru, care la rândul său este un set de condiții care vă permit să selectați un subset de înregistrări sau să le sortați. Asemănarea dintre interogările și filtrele selectate este că ambele preiau un subset de înregistrări din tabelul sau interogarea de bază. Cu toate acestea, există diferențe între ele pe care trebuie să le înțelegeți pentru a face alegerea corectă când să utilizați o interogare și când să utilizați un filtru.
Cel mai simplu mod de a crea o interogare este cu ajutorul Expertului de interogare. Pentru a crea o interogare simplă folosind Expertul de interogare, trebuie să:
· În fereastra bazei de date din panoul de obiecte, selectați comanda rapidă Interogări.
În lista de interogări, faceți dublu clic pe Creare interogare utilizând comanda rapidă a expertului cu butonul stâng al mouse-ului sau faceți clic pe butonul Nou din fereastra bazei de date și selectați Interogare simplă în caseta de dialog Nouă interogare care apare ( Expert Interogare simplă) și faceți clic pe OK .
· În fereastra Creare expert interogare simplă care apare, în caseta combinată Tabele/Interogări, selectați tabelul sau interogarea care va servi ca sursă de date pentru interogarea creată.
· Folosiți săgețile stânga și dreapta pentru a muta din lista Câmpuri disponibile la lista Câmpuri selectate acele câmpuri care sunt necesare în interogarea care se construiește. Ordinea câmpurilor din interogare se va potrivi cu ordinea câmpurilor din lista Câmpuri selectate. Dacă doriți să includeți toate câmpurile în interogare, puteți utiliza butonul cu două săgeți dreapta.
· Următoarea casetă de dialog va fi ultima. În acesta trebuie să introduceți numele interogării pe care o creați în câmpul Specificați numele interogării (Ce titlu doriți pentru interogarea dvs.?) și selectați acțiuni suplimentare: Deschideți interogarea pentru a vedea informații sau Modificați designul interogării ).
· Opțional, puteți selecta Afișare ajutor pentru a lucra cu interogarea? (Afișează Ajutor pentru lucrul cu interogarea) pentru a afișa informații de ajutor privind lucrul cu interogări.
· Faceți clic pe butonul Terminare.
După finalizarea Expertului de interogare simplă, în funcție de alegerea modului de lucru în continuare cu interogarea, se va deschide fie fereastra de interogare în modul de vizualizare, fie fereastra Generator de interogări, în care puteți modifica interogarea.
Fig.1.5. Construirea unei interogări
6 . Macro-uri
Folosind macrocomenzi, puteți extinde semnificativ funcționalitatea aplicației pe care o creați și o puteți personaliza la nevoile anumitor utilizatori.
Cu ajutorul macrocomenzilor, puteți efectua aproape toate acțiunile asupra obiectelor Access care au fost descrise în capitolele anterioare.
O macrocomandă în Access este o structură constând din una sau mai multe comenzi macro care sunt executate fie secvenţial, fie într-o ordine specificată de anumite condiţii. Setul de comenzi macro din Access este foarte larg; cu ajutorul macrocomenzilor, puteți implementa multe din ceea ce procedurile VBA vă permit să faceți. Fiecare macrocomandă are un nume specific și, opțional, unul sau mai multe argumente specificate de utilizator. De exemplu, atunci când utilizați macrocomandă OpenForm, trebuie să specificați cel puțin numele formularului de deschis și modul său de afișare ca argumente.
Utilizarea macrocomenzilor este justificată de faptul că sunt ușor de creat, iar pentru aceasta nu este nevoie să înveți sintaxa unui limbaj de programare. Pentru a crea o macrocomandă, trebuie doar să cunoașteți tehnicile de bază de lucru în Microsoft Access și Windows, cum ar fi tragerea obiectelor din fereastra Bază de date într-o fereastră specială - Macro Design, selectarea unei acțiuni din listă și introducerea expresiilor ca macrocomandă argumente. Prin urmare, dacă chiar nu doriți să învățați sintaxa limbajului VBA sau vi se pare prea dificil, nu ezitați să utilizați macrocomenzi și veți obține o aplicație destul de funcțională.
Scopul principal al macrocomenzilor este de a crea o interfață convenabilă pentru aplicație: astfel încât formularele și rapoartele să se deschidă atunci când faceți clic pe butoanele dintr-un formular sau dintr-o bară de instrumente sau prin alegerea obișnuită a unei comenzi de meniu; astfel încât la deschiderea aplicației, utilizatorul să vadă pe ecran nu fereastra Bază de date (Bază de date), plină cu multe tabele, interogări, formulare și rapoarte, ci o formă de înțeles cu care se poate efectua imediat acțiunile dorite etc.
Orez. 1.6. Configurarea opțiunilor de lansare
Concluzie
În esență, Access este doar un instrument. Utilizarea lui, desigur, ne ușurează puțin munca și, prin urmare, viața. Prin urmare, trebuie să ne amintim că baza de date ar trebui să servească la îndeplinirea unor sarcini bine definite - numai în această condiție va ajuta la creșterea eficienței muncii, indiferent de ce tip de activitate este.
Cu toate acestea, capacitățile bazei de date nu se limitează la stocarea informațiilor. O bază de date proiectată profesional vă permite să mențineți fiabilitatea datelor și să oferiți acces eficient, rapid și convenabil la acestea. Într-o astfel de bază de date nu va fi loc pentru dezordine și confuzie.
Principiul de bază pe care se bazează sistemele de baze de date relaționale este crearea de relații între tabele. Relațiile vă ajută să găsiți date dintr-un tabel folosind altul, iar integritatea datelor vă ajută să preveniți modificările sau ștergerile accidentale ale datelor.
Proiectarea unei structuri de bază de date poate fi o încercare majoră pe care mulți utilizatori încearcă să o evite și, în cele din urmă, o regretă. Doar câțiva, cei mai talentați și talentați, sar peste acest pas și reușesc să creeze aplicații de baze de date eficiente. Chiar dacă informațiile prezentate în acest capitol nu vi se par interesante, nu uitați că proiectarea structurii bazei de date este o sarcină foarte importantă.
Lista surselor utilizate
Alexander Starshinin Microsoft Office dintr-o privire., Sankt Petersburg, 2007
Ed Bott Microsoft XP., BINOM, Moscova, 2006
Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse
Instituția de învățământ superior bugetară de stat federală
învăţământul profesional
„Academia de Stat de Economie și Drept din Khabarovsk”
Elementele de bază ale lucrului cu subd Microsoft Access 2007
Khabarovsk 2011
Bazele lucrului cu DBMS Microsoft Access 2007: linii directoare pentru efectuarea lucrărilor de laborator pentru licențiații din anul I din toate domeniile de învățământ cu normă întreagă / comp. L. V. Samoilova. - Khabarovsk: RIC KhGAEP, 2011. - 32 p.
Referent D. V. Timoshenko, Ph.D. tehnologie. Sci., Profesor asociat, Departamentul ICE, PNU
Aprobat de consiliul de editare și bibliotecă al academiei ca orientări pentru absolvenții anului I din toate specialitățile de învățământ cu normă întreagă
Lyudmila Viktorovna Samoilova Fundamentele lucrului cu subd Microsoft Access 2007
Orientări pentru efectuarea lucrărilor de laborator pentru licențiații din anul I din toate domeniile de învățământ cu normă întreagă
Editor G.S. Odintsova
_____________________________________________________________
Semnat pentru imprimare Format 60x84/16.
Hartie de scris. Printare digitala. R.l. 1.9. Uch.-ed.l. 1.3.
Tiraj 100 de exemplare. Comandă nu. ___________________
_______________________________________________________________
680042, Khabarovsk, st. Pacific, 134, hgaep, ritz
© Academia de Stat de Economie și Drept din Khabarovsk, 2011
Noțiuni de bază
În lumea modernă, o persoană trebuie să se confrunte cu o serie uriașă de informații omogene. Aceste informații trebuie sortate într-un fel, prelucrate prin același tip de metode și, ca urmare, date rezumate sau căutate informații specifice în masă. Bazele de date servesc acestui scop.
Sub Bază de date este obișnuit să se înțeleagă un set de date organizate logic și interconectate partajate de diverse sarcini în cadrul unui singur sistem informatic automatizat.
Software-ul care efectuează operațiuni pe baze de date se numește DBMS - Sistemul de gestionare a bazelor de date. DBMS vă permite să structurați, sistematizați și organizați datele pentru stocarea și procesarea lor pe computer.
SGBD- un set de limbaje și instrumente software concepute pentru a crea, întreține și partaja o bază de date cu mulți utilizatori.
Program Microsoft Access 2007 este un sistem de gestionare a bazelor de date. Face parte din Microsoft Office Professional 2007, care îi asigură conectarea cu alte aplicații de birou (editor de testare Word, program de calcul Excel). Folosind SGBD-ul Microsoft Access, puteți stoca și procesa cu ușurință cantități mari de informații, puteți controla corectitudinea datelor în etapa de introducere a acestora, puteți extrage informațiile necesare din baza de date, puteți pregăti rapoarte și puteți crea formulare pentru o lucru mai convenabil cu datele. Mai mulți utilizatori pot lucra cu baza de date în același timp. Microsoft Access este puternic, dar este nevoie de doar câțiva pași simpli pentru a începe și a crea propria ta bază de date.
Programul Microsoft Access este un SGBD relațional (din engleză relație - relație). Aceasta înseamnă că o bază de date în Access este alcătuită din tabele interconectate.
Un tabel de bază de date este un tabel obișnuit format din rânduri și coloane.
Se numesc coloanele tabelului câmpuri (atribute). Ele stochează atributele unui obiect. Fiecare câmp de tabel are un nume unic și conține un tip de date strict definit.
Rândurile tabelului sunt numite înregistrări (tupluri).Înregistrarea conține mai multe celule de tabel care stochează anumite informații despre obiecte. Fiecare intrare conține informații despre un obiect. Liniile sunt în ordine aleatorie și nu au numere. Căutarea șirurilor de caractere se face nu prin numere, ci prin identificatori ( chei).
Cheie este câmpul prin care sunt legate tabelele.
Cheia poate fi simplă sau compusă. Este apelată o cheie definită de un câmp al unui tabel simplu. Dacă o cheie constă din două sau mai multe atribute, este apelată compozit.
Cheia poate fi primară sau străină. cheia principala identifică în mod unic fiecare intrare din tabel; Valorile cheilor duplicate nu sunt permise. Inseamna, cheia primară trebuie să definească o singură înregistrare (rând) în tabel, adică să fie unică.
Cheie externă este un atribut al unei relații care este cheia primară a unei alte relații. Chei străine sunt folosite pentru a organiza relațiile dintre tabelele bazei de date (master și slave) și pentru a menține constrângerile de integritate referențială a datelor.
Pentru a completa tabelele cu informații, puteți introduce datele manual în modul de editare a tabelului, creați formă pentru a introduce date sau a importa date din surse externe. Pentru a căuta, selecta, sorta date, puteți crea cereriși pentru prezentarea vizuală a datelor și imprimare - rapoarte.
Access 2010 este un program de creare și gestionare a bazelor de date. Pentru a înțelege Access, trebuie mai întâi să înțelegeți bazele de date.
În acest articol, veți afla despre bazele de date și cum sunt utilizate. Veți învăța diferențele dintre gestionarea datelor în Access și Microsoft Excel.
Ce este o bază de date?
O bază de date este o colecție de date care este stocată pe un sistem informatic. Bazele de date permit utilizatorilor lor să introducă, să acceseze și să analizeze rapid și ușor datele lor. Sunt un instrument atât de util încât le vezi tot timpul. Ați așteptat vreodată ca recepționerul unui medic să vă introducă informațiile personale într-un computer sau ați urmărit un angajat al magazinului folosind computerul pentru a vedea dacă un articol era în stoc? Apoi ați văzut baza de date în acțiune.
Cel mai simplu mod de a înțelege ce este o bază de date este să o gândim ca la o colecție de liste. Gândiți-vă la una dintre bazele de date menționate mai sus: o bază de date cu pacienți dintr-un cabinet medical. Ce liste sunt conținute într-o astfel de bază de date? Ei bine, pentru început, există o listă cu numele pacienților. Apoi există o listă de întâlniri anterioare, o listă cu un istoric medical pentru fiecare pacient, o listă de informații de contact și așa mai departe.
Acest lucru se aplică tuturor bazelor de date, de la cele mai simple la cele mai complexe. De exemplu, dacă doriți să coaceți fursecuri, atunci puteți salva o bază de date care conține rețetele pe care știți să le faceți și prietenii cărora le oferiți acele rețete. Aceasta este una dintre cele mai simple baze de date. Conține două liste: o listă cu prietenii tăi și o listă cu rețete de prăjituri.
Totuși, dacă ai fi brutar profesionist, ai avea multe mai multe liste de care să ții evidența: o listă de clienți, o listă de produse vândute, o listă de prețuri, o listă de comenzi... ai putea continua și mai departe. Cu cât sunt adăugate mai multe liste, cu atât baza de date va fi mai complexă.
În Access, listele sunt ceva mai complexe decât cele pe care le scrii pe hârtie. Access își stochează listele de date în tabele, permițându-vă să stocați informații și mai detaliate. În tabelul de mai jos, lista persoanelor din baza de date a brutarilor amatori a fost extinsă pentru a include și alte informații relevante despre prieteni.
Dacă sunteți familiarizat cu alte programe din suita Microsoft Office, acest lucru vă poate aminti de Excel, permițându-vă să vă organizați datele într-un mod similar. De fapt, puteți crea un tabel similar în Excel.
De ce să folosiți o bază de date?
Dacă o bază de date este în esență o colecție de liste stocate în tabele și puteți crea tabele în Excel, de ce aveți nevoie de o bază de date reală? În timp ce Excel este excelent în stocarea și organizarea numerelor, Access este mult mai eficient în gestionarea datelor non-numerice, cum ar fi numele și descrierile. Datele non-numerice joacă un rol semnificativ în aproape orice bază de date și este important să le poți sorta și analiza.
Cu toate acestea, ceea ce fac cu adevărat bazele de date, în afară de orice alt mod de stocare a datelor, este conexiunea. Numim baza de date, ca și cele cu care veți lucra, în Access o bază de date relațională. O bază de date relațională poate înțelege modul în care listele și obiectele din ele sunt legate între ele. Pentru a explora această idee, să revenim la o bază de date simplă cu două liste: numele prietenilor tăi și rețetele de prăjituri pe care știi să le faci. Ați decis să creați o a treia listă pentru a urmări loturile de cookie-uri pe care le faceți și pentru cine sunt. Pentru că le faci doar, știi rețeta și le vei transmite doar prietenilor tăi, această nouă listă își va obține toate informațiile din listele pe care le-ai făcut mai devreme.
Vedeți cum a treia listă folosește cuvintele care au apărut în primele două liste? Baza de date este capabilă să înțeleagă că Ivan Ivanovich și Cookie-uri pe smântână din listă sunt aceleași lucruri ca Ivan Ivanovich și Cookie-uri pe smântână din primele două liste. Aceste relații par evidente și o persoană va înțelege imediat acest lucru. Cu toate acestea, un registru de lucru Excel nu va putea.
Diferența dintre Access și Excel
Excel ar trata toate aceste lucruri ca informații separate și fără legătură. În Excel, va trebui să introduceți fiecare informație despre o persoană sau un tip de cookie de fiecare dată când îl menționați, deoarece această bază de date nu va fi relativă ca o bază de date Access. Mai simplu spus, bazele de date relaționale pot recunoaște ce poate face o persoană: dacă aceleași cuvinte apar în mai multe liste, se referă la același lucru.
Faptul că bazele de date relaționale pot procesa informații în acest fel vă permite să introduceți, să căutați și să analizați date în mai mult de un tabel simultan. Toate aceste lucruri ar fi dificil de făcut în Excel, dar în Access chiar și sarcinile complexe pot fi simplificate și ușor de utilizat.
