Программа Microsoft Outlook , или просто Outlook , предназначена для управления данными вашего персонального компьютера. С помощью Outlook можно выполнять следующие виды работ:
· Посылать и принимать электронные сообщения, используя при этом факсимильную связь, Интернет или другую систему электронной почты. С помощью Outlook можно провести голосование среди получателей вашего сообщения.
· Вести список неотложных дел, создавать расписания и отслеживать выполнение планов, а также вести дневник вашей деятельности. При наступлении времени очередного события программа напомнит вам о нем. Имеется возможность спланировать собрание с другими лицами, которые также используют Outlook , и которым вы можете послать электронное сообщение. Кроме того, имеется возможность постановки задач другим людям.
· Заносить в электронный заменитель бумажного блокнота с отрывными листками различную информацию: вопросы, ценные мысли, напоминания и многое другое, что вы обычно записываете на скорую руку в бумажный блокнот.
· Использовать Outlook вместо проводника Windows для работы с файлами вашего компьютера. Вы можете искать, просматривать, печатать и открывать для редактирования ваши документы, не выходя из Outlook .
· Вести деловую и личную адресную книгу с различными вариантами сортировки и просмотра информации.
· Автоматически архивировать введенную ранее информацию.
· Организовать совместную работу над любым проектом. Outlook позволяет организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, ведение общих папок.
Программа Outlook является удобным средством для организации любого вида деятельности , которая может существенно повысить эффективность работы. Рассмотрим основные приемы использования этой программы.
Основные принципы работы с Outlook
Программа Outlook работает с элементами различных типов: сообщения электронной почты, информация о событиях и контактах, записи в дневнике, задачи, заметки и прочие. Элементы каждого типа хранятся в отдельных папках. В зависимости от типа элемента программа Outlook предлагает необходимые методы работы с ним. Познакомимся с основным окном Outlook .
Заголовок окна меню, панель инструментов и строка состояния аналогичны таким же элементам в других программах. Так же, как и в других компонентах Microsoft Office , в Outlook присутствует Помощник . Мы рекомендуем вам при работе использовать его советы.
В левой части окна программы расположены кнопки с названиями групп папок. При нажатии кнопки появляются изображения папок, входящих в выбранную группу. Число в скобках рядом с названием папки означает количество новых элементов в папке. Содержимое текущей папки отображается в правой части окна, причем в зависимости от типа элементов меняется принцип вывода содержимого. Для работы с некоторыми элементами используются встроенные средства Outlook , а для работы с другими - внешние программы, например, Word . Ниже мы рассмотрим работу программы с различными элементами и изменение вида отображения содержимого папок.
ЗАДАНИЕ 1. Настройка информационных служб
Программа Outlook может быть различно настроена в зависимости от ваших требований. Например, вы можете посылать и получать сообщения по сети Интернет или по факсу, а можете, не пользуясь электронной почтой, создать файл личных папок.
· Запустите программу Outlook .
· Выберите команду меню Сервис\Службы . На экране появится диалоговое окно Службы , открытое на одноименной вкладке. Вы видите список установленных информационных служб. Вы можете в любое время сами добавить или удалить необходимые информационные службы.
· Нажмите кнопку Добавить , чтобы установить новые информационные службы. На экране появится диалог Добавление служб в конфигурацию .
В этом диалоге вы можете выбрать любую из имеющихся информационных служб и нажать кнопку ОК для ее добавления в конфигурацию. Если нужная вам служба отсутствует, то следует повторить установку Outlook и добавить ее.
· Нажмите кнопку Отмена и вернитесь в предыдущий диалог.
· Перейдите на вкладку Адреса диалогового окна Службы и в списке Отображать первым список адресов установите Контакты . Теперь адреса для электронной почты будут предлагаться из списка людей, с которыми вы имеете деловые контакты, и информацию, о которых вы поместите в соответствующий список.
· Нажмите кнопку ОК, диалоговое окно Службы закроется.
ЗАДАНИЕ 2. Список ваших партнеров
Создадим запись в списке контактов, то есть в вашей деловой адресной книге.
· Выберите группу папок Outlook , нажав соответствующую кнопку на панели в левой части окна программы (если она уже не открыта).
· Щелкните мышью на папке Контакты . Правее в окне программы появится список контактов. В правой части появятся кнопки алфавита , облегчающие поиск нужного адреса. При первом запуске программы в папке имеется только один контакт, служащий в качестве примера.
· Нажмите кнопку на панели инструментов, чтобы создать новый контакт. На экране появится диалог, в котором вы можете ввести множество сведений о вашем партнере.
· Нажмите кнопку Полное имя . В появившемся диалоге Проверка полного имени заполните поля имя , отчество и фамилия . В качестве примера введите Иван Иванович Иванов.
· В списке обращение выберите Г-н и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог.
· В списке, рядом с названием Телефон , выберите Факс дополн. и введите в расположенное рядом поле номер дополнительного факса 555555.
· В поле рядом со списком, в котором указано Эл. почта (e - mail ), введите адрес электронной почты ivanov @ example . ru .
· В поле, расположенное в нижней части диалога, введите текст Примечание к примеру контакта.
Вы ввели фамилию, телефоны и адрес электронной почты партнера. Теперь можете самостоятельно познакомиться с остальными полями на различных вкладках диалога, которые позволяют описать всевозможные параметры любого контакта.
· В списке, расположенном справа на панели инструментов, выберите вместо Адресные карточки значение Подробные адресные карточки . Теперь вы видите на экране больше информации.
Вы можете самостоятельно ввести информацию о ваших друзьях и партнерах, познакомиться с возможностями сортировки и поиска информации.
ЗАДАНИЕ 3. Работа с почтовыми сообщениями
В отличие от программы Outlook Express , которая осуществляет пересылку электронной почты в Интернет, Outlook обеспечивает работу электронной почты в корпоративной компьютерной сети. Кроме того, имеется масса других особенностей, с которыми вы ознакомитесь в процессе выполнения задания.
· Выберите папку Входящие , щелкнув на ней мышью. Вместо списка контактов вы увидите список пришедших вам электронных писем.
· Ознакомьтесь с их содержанием.
· Выберите команду меню Сервис\Параметры и убедитесь, что на вкладке Электронная почта (e - mail ) диалога Параметры не установлен флажок Использовать Microsoft Word как редактор почтовых сообщений , после чего нажмите кнопку ОК . В дальнейшем вы можете использовать этот текстовый редактор, но для простоты мы будем использовать встроенный редактор Outlook .
· Нажмите кнопку на панели инструментов, чтобы создать новое электронное сообщение. На экране появится диалог для создания письма.
В поле Тема вводится краткая тема письма, а в большом поле, расположенном в нижней части, вводится собственно текст письма. При этом можно пользоваться инструментами панели Форматирование , действие которых не отличается от аналогичных инструментов любого текстового редактора, например, Word . Не надо вводить тему и текст письма, а сразу определите его адресата .
· Нажмите кнопку Кому , и на экране появится диалоговое окно выбора получателя сообщения.
Мы видим, что в списке адресов предложены введенные нами в прошлом задании телефоны факса и электронный адрес Иванова.
· Щелкните дважды мышью на первом адресе в списке, и он будет помещен в поле Адресаты сообщения .
· Щелкните дважды мышью на втором адресе, чтобы послать сообщение сразу в несколько мест.
· Нажмите кнопку ОК . Диалог закроется, и вы вернетесь к редактированию электронного сообщения. Обратите внимание, что в поле Кому теперь появились два адреса, разделенные точкой с запятой: Иван Иванович Иванов (Эл. почта); Иван Иванович Иванов (Факс раб.) .
· Перейдите на вкладку Параметры диалога, щелкнув мышью на соответствующем ярлычке. На этой вкладке вы можете установить множество параметров создаваемого сообщения.
· Установите флажок Кнопки голосования и выберите из списка, расположенного на той же строке, вариант Одобрить;0твергнуть . Получатель письма может проголосовать и переслать вам результат голосования, если он тоже пользуется программой Outlook .
· В списке Пометка выберите Частное . Такая пометка служит для удобства работы с письмами.
· В списке Важность выберите Высокая , чтобы получатель обратил внимание на письмо.
· Установите флажок Не доставлять до . В расположенном рядом поле появится текущая дата и время.
· Измените время, увеличив его на два часа. Теперь сообщения не будут отправлены ранее назначенного времени.
С остальными параметрами сообщения мы предлагаем вам ознакомиться самостоятельно. Следует помнить, что для поддержки всех возможностей получатель письма также должен пользоваться программой Outlook .
· Нажмите кнопку Отправить , и созданное сообщение будет помешено в папку Исходящие или отправлено адресату. Давайте проверим это.
· Выберите группу папок Почта
· Выберите папку Исходящие , щелкнув на ней мышью. В списке элементов этой папки вы увидите созданное нами сообщение.
· Щелкните дважды мышью на сообщении, и вы сможете просмотреть его.
· Выберите команду меню Файл\Закрыть , чтобы вернуться к основному окну Outlook .
· Нажмите клавишу Delete , и сообщение будет удалено.
· Выберите папку Удаленные , щелкнув на ней мышью. Вы видите в этой папке только что удаленное сообщение. Пока имеется возможность восстановить сообщение.
· Щелкните на сообщении мышью и нажмите клавишу Delete , чтобы окончательно удалить его. На экране появится диалоговое окно с предупреждением.
· Нажмите кнопку ОК , и сообщение будет удалено окончательно.
Как вы убедились, работа с электронной почтой с использованием Outlook дает дополнительные удобства.
ЗАДАНИЕ 4. Создание расписания
Программа Outlook поможет спланировать ваше время и напомнит вовремя обо всех делах. Основой расписания является задача, то есть мероприятие или поручение личного или служебного характера, выполнение которого вы контролируете.
· Выберите группу папок Outlook , нажав соответствующую кнопку на панели в левой части окна программы, а затем выберите папку Задачи , щелкнув на ней мышью.
· В верхней строке расписания написано Щелкните здесь, чтобы добавить элемент . Щелкните дважды мышью именно в этом месте, и на экране появится диалоговое окно создания задачи.
· Введите в поле Тема слово Пример. Тема задачи может быть совершенно произвольной.
· Установите переключатель Срок в положение Дата . При этом в расположенное рядом поле будет помещена сегодняшняя дата.
· В списке Состояние выберите Выполняется .
· Установите флажок Оповещение и в расположенном рядом списке выберите время на полчаса больше, чем текущее. Теперь в ближайшие полчаса вы будете оповещены об окончании срока исполнения этой задачи.
· Перейдите на вкладку Состояние диалога, чтобы познакомиться с возможностями Outlook по работе с задачами.
· Щелкая правой кнопкой мыши на заголовках различных полей, прочитайте контекстную справку о назначении этих полей.
Несколько задач, которые относятся к одному проекту, могут помещаться рядом в списке задач. В Outlook имеется возможность посылать задачи другим людям с помощью электронной почты. Дальше вы можете самостоятельно разобраться с дополнительными возможностями по работе с расписанием.
Приступайте к выполнению следующего задания, но в ближайшие полчаса вам должно быть выдано оповещение об окончании предыдущей задачи. При его появлении нажмите кнопку Игнорировать и продолжайте прерванный опыт.
ЗАДАНИЕ 5. Работа с календарем
Планированию вашего времени поможет и другая компонента Outlook , называемая Календарь .
· Выберите папку Календарь , щелкнув на ней мышью. В правой части окна появится календарь на месяц, списки событий и встреч.
· Нажмите несколько раз кнопки 3 и 4, расположенные в заголовке табель-календаря, чтобы изменить месяц.
Работа с событиями в календаре не отличается от такой же работы в папке Задачи , рассмотренной ранее. Кроме событий, вы можете создать встречу или приглашение на собрание. Сейчас мы рассмотрим создание новой встречи, а приглашение на собрание предлагается вам изучить самостоятельно.
· Нажмите кнопку на панели инструментов, чтобы создать новую встречу. На экране появится диалоговое окно работы со встречами.
· Уберите флажок Целый день , и в диалоге появятся поля для установки времени встречи.
· В поле Тема введите название встречи Завтрак.
· В поле Состояние введите Нет на работе.
· В поле комментариев, расположенном ниже заголовка Оповещение , введите текст Хорошая еда.
О встрече, как и об окончании задачи, Outlook также может вас заранее оповестить. Время, за которое вы должны быть предупреждены, устанавливается вами. Примерно так же, как и встречи, вы можете внести запись о собрании. При этом Outlook может переслать приглашения на собрание вашим партнерам, чтобы согласовать время общей встречи.
ЗАДАНИЕ 6. Небольшие заметки
Многие люди записывают на листочках информацию для памяти. Программа Outlook поможет автоматизировать и эту процедуру.
· Выберите папку Заметки , щелкнув на ней мышью. В правой части окна появится поле с рисунками заметок и подписями под ними.
· Нажмите кнопку на панели инструментов программы. На экране появится диалоговое окно для ввода новой заметки. В нижней части диалога вы видите текущую дату и время.
· Введите текст Просто запись на память.
· Нажмите кнопку r , расположенную в правой части заголовка диалога, и заметка будет сохранена.
При просмотре папки Заметки вы видите изображения листков бумаги с подписями. Дважды щелкнув на листке, вы можете прочитать заметку полностью, а также узнать время ее создания.
ЗАДАНИЕ 7. Ведение дневника
Чтобы вести протокол ваших действий и быстро находить созданные ранее документы, Outlook ведет электронный дневник.
· Выберите папку Дневник , щелкнув на ней мышью. В правой части окна появится изображение электронного дневника прошедших событий.
Некоторые записи в дневник попадают автоматически, а некоторые помещаются вручную. Чтобы настроить автоматическое добавление записей, следует выбрать команду меню Сервис\Параметры и на вкладке Дневник диалога Параметры установить необходимые флажки. Программа Outlook может добавлять в дневник ярлыки файлов офисных приложений, например, Word или Excel . В этом случае при двойном щелчке на значке файла прямо из Дневника будут загружены текстовый редактор Word или программа работы с электронными таблицами Excel для редактирования выбранного документа.
· Нажмите кнопку , чтобы добавить новую запись в дневник. На экране появится предназначенное для этого диалоговое окно.
· Нажмите кнопку Запустить часы . Включится нарисованный рядом секундомер.
· В поле Тема введите Важный разговор.
· В списке Тип выберите Телефонный разговор . Обратите внимание на множество возможных типов записей в дневнике.
· Нажмите кнопку , расположенную в строке с заголовком Контакт . На экране появится диалоговое окно для выбора имени контакта, аналогичное выбору адресата электронной почты.
· Дважды щелкните на имени Иван Иванович Иванов FAX , после чего нажмите кнопку ОК для закрытия диалогового окна. Мы добавили введенный ранее контакт в запись журнала.
· В поле, расположенное под заголовком Длительность , введите текст Поговорили обо всем. Здесь вы можете описать содержание телефонного разговора.
· Нажмите кнопку Остановить часы . Секундомер остановится, а значение в поле Длительность отражает длительность разговора.
· Нажмите кнопки + , расположенные левее заголовков Тип записи . Под заголовками появятся поля с перечислением событий, связанных с данным типом записи. Под заголовком Тип записи: Телефонный звонок (Entry type : Phone call ) появилось изображение телефона с надписью Важный разговор.
С помощью электронного дневника Outlook вы сможете легко вернуться к выполненным ранее действиям, например, снова открыть для редактирования документ Word или электронную таблицу Excel .
ЗАДАНИЕ 8. Просмотр файлов с помощью программы Outlook
Программу Outlook можно использовать вместо Проводника Windows , просматривая содержимое дисков и папок вашего компьютера.
· Выберите группу папок Другие папки , нажав соответствующую кнопку на панели в левой части окна программы.
· Выберите папку Мой компьютер , щелкнув на ней мышью. В списке элементов этой папки вы увидите диски вашего компьютера.
· Щелкните мышью дважды на нужном диске, а затем выберите нужную папку.
· Дважды щелкнув мышью на названии любого файла, вы можете запустить программу, связанную с этим типом файлов.
Таким образом, из программы Outlook вы можете редактировать документы Word , изменять рисунки CorelDraw или проигрывать видеоролики .
ОТВЕТЬТЕ НА ВОПРОСЫ:
1. Для решения каких задач предназначена программа Outlook Express ?
2. Поясните структуру электронного адреса?
3. Из каких основных частей состоит электронное письмо?
4. Какие папки и для каких целей существуют в программе Outlook Express ?
5. Какие действия необходимо выполнить, чтобы подключиться к Интернет?
6. Как производится настройка программы Outlook Express ?
7. Что такое учетная запись ?
8. Перечислите основные элементы рабочего окна программы Outlook Express и поясните их назначение?
9. Можно ли указать конкретную дату отправки электронного сообщения? Если можно, то как?
10. Можно ли внести изменения в учетную запись ? Если можно, то как?
11. Что представляет собой адресная книга ?
12. Как вносятся изменения в адресную книгу ?
13. Как создать группу адресатов в адресной книге ? Может ли один и тот же адресат входить в несколько групп?
14. Скольким абонентам можно отослать одновременно электронное послание?
15. Какие существуют типы кодировок электронных сообщений?
16. Что такое Kodirovka Windows ?
17. Что такое Kodirovka KOI8 ?
18. Можно ли изменить кодировку полученного сообщения?
19. Можно ли восстановить удаленное сообщение?
20. По каким критериям можно автоматически сортировать входящую почту? Как выполнить такую настройку?
Доцент кафедры прикладной информатики
Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.
Помимо описанных здесь тем, в Outlook существует и много других общих принципов, например работа с категориями, представлениями, поиск, вывод на печать и т. д. Эти случаи будут рассматриваться либо отдельно (глава 16 "Поисковая система Outlook"), либо применительно к одному из описываемых элементов (см. раздел 2.2.3 "Работа с категориями").
Формы и элементы
Как было сказано выше, Microsoft Outlook - это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему."Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, - формами.
Замечание
Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.
Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Более того, их набор может расширяться за счет создания новых типов элементов (см. раздел 19.1 "Создание формы"). Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.
Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.
Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Outlook использует расширенное по отношению к Windows понятие "папка". Папка в Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.
При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.
| Наименование папки | Описание элементов |
| Outlook сегодня (Outlook Today) | Содержит общую информацию о состоянии всех элементов Outlook |
| Входящие (Inbox) | Поступающие сообщения электронной почты и факсы |
| Календарь (Kalendar) | Встречи, события и собрания. Планирование личного расписания, календарь |
| Контакты (Contants) | Информация о личных и деловых контактах. Адресная книга |
| Задачи (Tasks) | Планирование, ведение и учет задач |
| Заметки (Notes) | Создание различных примечаний |
| Удаленные (Delete Items) | Все удаленные элементы |
| Черновики (Draff) | Черновики сообщений. Не готовые к отправке сообщения |
| Исходящие (Outlook) | Сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные |
| Отправленные (Sent Items) | Копии отправленных сообщений электронной почты |
| Дневник (Journal) | Записи личной деятельности. Автоматическое отслеживание работы пользователя с элементами Outlook и документами Office |
| Мои документы (My Documents) | Обеспечивает быстрый доступ к содержимому папки Мои документы |
| Избранное (Favorites) | Обеспечивает быстрый доступ к папке Избранное, в которой хранятся избранные папки и страницы Интернета |
| Мой компьютер (My Computer) | Отображает файловую структуру компьютера. Проводник |
Таблица 1.1. Основные папки Outlook
Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.
Окна Outlook
Теперь, зная общие принципы внутренней работы Outlook, перейдем к общим принципам внешней. Интерфейс Outlook 2002 прост, удобен и интуитивно понятен. Окно Outlook 2002 состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна. Ниже строки заголовка расположена строка меню, а еще ниже - панели инструментов. Слева расположена панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа - панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки. Ниже будет подробно описана работа с каждым из этих элементов, сейчас же мы уделим внимание основным аспектам работы с интерфейсом в целом.
Как правило, общие настройки отображения информации можно изменить посредством команды Вид (View). Например, чтобы скрыть или отобразить строку состояния (внизу).
Пример 1.7. Изменение общих параметров интерфейса
>Вид > Строка состояния
Большим подспорьем в работе с Outlook являются контекстные меню. Для того чтобы активизировать контекстное меню, необходимо подвести указатель к интересующему вас элементу и щелкнуть правой кнопкой мыши.
Чтобы изменить размер или местоположение панели, следует подвести указатель мыши к стыку одной панели с другой, указатель примет вид разнона-
правленной стрелки. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно изменять размер и положение панели. Таким образом можно увеличивать пространство для отображения нужной информации. На рис. 1.14 продемонстрирован вариант измененного (до неузнаваемости) интерфейса Outlook.
Рис. 1.14.
Меню Outlook
Меню Outlook состоит из семи элементов. В табл. 1.2 приводятся названия элементов меню Outlook и их назначение.
| Название | Назначение |
| Файл (File) | Команды для создания, открытия и сохранения элементов Outlook и настройки папок, команды импорта и экспорта данных, а также команды предварительного просмотра и распечатки |
| Правка (Edit) | Команды для работы с буфером обмена, команды удаления и перемещения элементов, а также команда определения категории элемента |
| Вид (View) | Команды для изменения интерфейса и представления элементов |
| Избранное (Favorites) | Команды для работы с элементами папки Избранное, в которой хранятся ссылки на интересующие вас Web-страницы |
| Сервис (Tools) | Команды поиска элементов, настройки панелей Outlook и параметров приложения в целом, команды записи макросов и создания форм, а также организатор и адресная книга |
| Действия (Action) | Набор этих команд, в отличие от предыдущих, изменяется от выбора папки. Здесь находятся команды для непосредственной работы с элементом. Так, например, для заметок это всего две команды Создать заметку и Переслать |
| Справка (Help) | Команды справочной системы Outlook |
Таблица 1.2. Элементы меню Outlook
Панели инструментов
Формально Outlook имеет три панели инструментов: Стандартная (Standard), Web и Дополнительно (Advanced). Для отображения или скрытия панели инструментов есть несколько способов.
Пример 1.8. Отображение панели инструментов
Вид> Панель инструментов> Стандартная или
{На панели инструментов или меню} Стандартная
Кнопки панели инструментов Стандартная и Дополнительно, как и команды меню Действия (Action), частично меняются в зависимости от выбранной папки.
Панель Outlook
Панель Outlook, расположенная слева в окне Outlook (см. рис. 1.5), содержит ярлыки папок, посредством которых пользователь может осуществлять переход от одной папки к другой. Например, для работы с контактами следует нажать ярлык Контакты, в противном случае пришлось бы выполнить следующую операцию.
Пример 1.9. Переход от папки к папке
> Вид > Перейти > Контакты
Замечание
Если панели Outlook нет на экране, выберите команду > вид > Панель Outlook.
По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook (Outlook shortcuts), Мои ярлыки (My shortcuts) и Другие ярлыки (Other shortcuts). Первая группа включает в себя следующие ярлыки: Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Если для всех семи ярлыков не хватает места, то справа (внизу или вверху) появляется стрелка, посредством которой можно перейти к требуемому ярлыку.
Уменьшить размер ярлыков можно следующим образом:
Пример 1.10. Изменение размера ярлыков
Подведите указатель на пустое место панели Outlook
Мелкие значки (см. рис. 1.7)
Чтобы перейти ко второй группе ярлыков, подведите указатель к кнопке Мои ярлыки (указатель примет вид кисти руки, с указательным пальцем) и нажмите ее. В эту группу входят ярлыки Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник и Обновление Outlook.
Последняя, третья группа - это ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Избранное.
При переходе от одной папки к другой нажатием кнопки мыши на ярлыке пользователь может наблюдать элементы только одной папки, как же быть в том случае, если необходимо одновременно работать с элементами разных папок? Outlook позволяет открывать одновременно несколько папок, каждую - в своем окне (см. рис. 1.7). Причем заметьте, что в действительности открыто только одно приложение Outlook, а не несколько его копий.
Пример 1.11. Открытие папки в новом окне
Подведите указатель мыши к папке
Открыть в новом окне (рис. 1.15)
Панель Outlook можно модифицировать так же, как и панель инструментов, добавляя или удаляя ярлыки или даже группы ярлыков, но об этом будет подробно рассказано в разделе 7.2 "Панели Список папок и Outlook".
Рис. 1.15.
Панель Список папок
Панель Список папок (Folder List) располагается справа от панели Outlook. Отобразить эту панель можно несколькими способами.
Пример 1.12. Отображение панели Список лапок
Вид > Список папок или
{Панель Заголовокна имени папки}
Панель Список папок служит для отображения всей структуры папок Outlook, в отличие от панели Outlook, которая содержит лишь ярлыки некоторых папок. Такое отношение аналогично отношению Проводника Windows к рабочему столу Windows.
Продолжая аналогию, заметим, что работа с панелью Список папок в принципе такая же, как и с Проводником. Знак плюс (+) слева от папки показывает, что она содержит вложенные папки, знак минус (-) показывает, что список вложенных папок раскрыт.
Аналогично Проводнику Windows можно добавлять, удалять, переименовывать папки Outlook, создавать для них ярлыки и т. д. Подробнее о работе с папками Outlook будет рассказано в главе 7 "Outlook сегодня и личные папки". На рис. 1.16 изображена панель Список папок, на которую добавлена папка CityCat (Для новостей) в папке Входящие.
Замечание
Еще раз отметим разницу между папками Outlook и папками Windows. Вся информация Outlook, в том числе и структура папок, хранится в одном файле и ее невозможно увидеть из Проводника. В Проводнике можно увидеть только этот файл, он хранится в папке C:\Windows\Local SettingsVApplication Data\Microsoft\ Outlook\outlook.pst.
Рис. 1.16.
Панель просмотра информации
Панель просмотра информации является основной частью главного окна Outlook и располагается справа от панелей Список папок и Outlook. На этой панели отображаются элементы текущей папки с ее основными информационными полями. Для просмотра же всех информационных полей необходимо выделить требуемый элемент и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Открыть элемент для полного просмотра можно также посредством команды Открыть меню Файл.
Например, для элемента Встреча (Meeting) панель просмотра информации отображает тему встречи, ее место, начало и конец, а также вашу занятость на момент встречи. Для отображения всей информации о встрече необходимо активизировать элемент двойным щелчком мыши (рис. 1.17).
Рис. 1.17. Панель просмотра информации и элемент Встреча
Можно изменить текущее представление информации либо выбрав вариант из предлагаемого списка, либо настроив представление самостоятельно.
Пример 1.13. Изменение текущего представления
> Вид > Текущее представление > <Представление>
Замечание Иногда для более детального отображения информации элемента уместно использовать область просмотра, для чего выполните команду > Вид > Область просмотра.
Панель Заголовок
Панель Заголовок располагаете» сразу под панелями инструментов и содержит название текущей папки. Помимо этого, на панели присутствуют кнопки Назад и Вперед (слева). Outlook отслеживает действия пользователя, и если вы хотите вернуться на несколько действий назад, достаточно нажать кнопку Назад.
Щелчок мыши по названию папки в данной панели раскрывает список папок. Для фиксации панели Список папок щелкните по кнопке Чтобы не закрылось, нажмите (Click push pin to keep open).
Также эта панель содержит поле Адрес (Address), о котором более подробно будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".
1.3.10. Основные операции над элементами
В этом разделе мы на примере элемента Встреча рассмотрим общие принципы работы с элементами.
Создание элемента
Прежде всего элемент надо создать, эту операцию можно выполнить несколькими способами.
Пример 1.14. Создание элемента
> Файл> Создать > Встреча
> Действия > Новая встреча (
Создать {на панели инструментов Календарь}
{на панели просмотра информации}
Новая встреча (на панели просмотра информации}
После выполнения любой из вышеперечисленных команд появится форма для элемента Встреча (рис. 1.18).
Замечание
Создать элемент Встреча можно и не запуская приложение Outlook. Для этого на панели Microsoft Office нажмите кнопку Создать встречу.
Рис. 1.18. Создание нового элемента Встреча
Ввод информации
После создания элемента следует ввести необходимую информацию в поля формы. Подробно о назначении и заполнении полей для каждой формы будет рассказано ниже, сейчас же рассмотрим типичные приемы заполнения разных полей формы.
Чтобы заполнить Текстовое поле (Edit field), необходимо подвести к нему указатель и щелкнуть левой кнопкой мыши. В поле должен появиться курсор, что означает готовность данного поля к вводу информации.
Чтобы заполнить Поле со списком (DropDown List), необходимо нажать на кнопку со стрелкой вниз, справа от поля, и выбрать требуемый элемент из списка (он выделяется синим цветом).
Щелчок кнопки мыши по полю Флажок (CheckBox) либо активизирует его (появляется галочка), т. е. действие, связанное с флажком, выполняется, либо - наоборот (галочка исчезает), т. е. действие, связанное с флажком, не выполняется.
При работе с группой переключателей выбор одного из них (точка в кружке) приводит к выполнению действия, связанного с ним, и отмене других действий в группе.
При заполнении некоторых полей можно воспользоваться кнопками, вызывающими диалоговые окна, посредством которых можно заполнить необходимое поле. Характерным примером является кнопка Контакт (Contact), с помощью которой можно вызвать диалоговое окно, в котором выбирается контакт для данной встречи.
Сохранение, открытие и удаление
Пример 1.15. Сохранение элемента
Иногда требуется изменить некоторую информацию элемента, для чего этот элемент необходимо снова открыть.
Пример 1.16. Открытие элемента
{Выделите элемент}
> Файл > Открыть > Выделенные документы (
После открытия формы элемента можно приступать к его редактированию. После того как все изменения внесены, необходимо опять выполнить команду Сохранить и закрыть (Save and Close).
При долгой и плодотворной работе с Outlook может накопиться довольно много ненужной информации, которую рекомендуется удалять. Удаление элементов аналогично удалению файлов в Проводнике Windows.
Пример 1.17. Удаление элемента
{Выделите элемент} Правка > Удалить (
Совет
Помимо вышеуказанных способов, существует метод графической манипуляции элементом. Для этого выделите элемент и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в папку Удаленные (Delete Items). Для одновременного удаления нескольких элементов выделите их, подведя курсор мыши и удерживая нажатой клавишу
Данный метод очень прост и применим не только в случае удаления элемента. Например, если вы захотели перенести встречу с одного времени на другое, не надо открывать форму элемента и редактировать его, а просто перетащите элемент на полосу нужного времени на панели представления информации.
При удалении элементов они не удаляются сразу, а остаются в папке Удаленные до тех пор, пока пользователь явно не укажет на очистку папки или на удаление элемента. Если какой-либо элемент удален ошибочно, его можно восстановить.
Пример 1.18. Восстановление удаленного элемента
Удаленные
Переместить в папку... (рис. 1.19)
Календарь
Рис. 1.19. Контекстное меню элемента папки Удаленные
Лекция 1 5 – Использование Outlook:
Назначение программы Outlook;
Настройка программы;
Использование основных функций.
1. Назначение программы Outlook.
Обмен сообщениями осуществляется за счет взаимодействие двух программ – почтового сервера и почтового клиента. Программное обеспечение - почтовый сервер, устанавливается, например, у провайдера, для получения почты по сети Интернет, или в локальной сети компании для обмена сообщениями между сотрудниками.
Почтовые клиенты – это прикладные программы (например, Outlook Express, The Bat, Mozilla Thunderbird), которые устанавливаются на компьютерах пользователей, которые отправляют или принимают почту. Все почтовые клиенты имеют примерно одинаковый интерфейс, поэтому достаточно научиться работать с одним из них.
Для работы с электронной почтой можно использовать как почтовые клиенты, так и почтовые веб-интерфейсы, которые располагаются на почтовых веб - серверах. С помощью веб – интерфейса можно работать с почтой непосредственно на почтовых веб – серверах. По функциональности веб – интерфейс максимально приближен к почтовым программам.
Почтовые системы на основе WWW позволяют обрабатывать почтовые сообщения в Интернете с помощью обычного браузера, а не почтовой программы. Они работают по принципу «2 в 1», сочетая в себе функции почтового сервера и почтового клиента.
Использование веб – интерфейса является целесообразным в том случае, когда нужно отправлять или принимать корреспонденцию с различных компьютеров, имея доступ к сети Интернет.
Для того чтобы получить доступ к работе с электронной почтой необходимо создать почтовый ящик на одном из почтовых серверов. Для создания почтового ящика необходимо зарегистрироваться на одном из почтовых серверов, например, mail.ru, meta.ua,i.ua,e-mail.ua,mail.uaи конечно жеgmail.com(не путать с gmail.ru ).
Для работы с почтовыми программами (почтовыми клиентами) их необходимо установить на ПК. Электронная почта основана на двух прикладных программах: на протоколе для передачи сообщений SMTP (Simple Mail Transport Protokol) и протоколе для получения сообщений POP3 (Post Office Protokol 3, почтовый протокол 3) или протоколе доступа к сообщениям в интернете Internet Message Access ProtocoI (lMAP4 - последняя версия).
Чтобы иметь возможность отправлять или получать почту с помощью почтовых клиентов, необходимо создать хотя бы одну учетную запись. Учетная запись – это набор данных о пользователе почтового сервера (имя, электронный адрес, пароль для подключения к серверу, имена серверов входящей и исходящей почты). Создание учетных записей осуществляется в почтовой программе, которую Вы используете.
Адрес электронной почты.
Адрес электронной почты состоит из двух частей, разделенных символом @ (коммерческое at.), и выглядит так: glebpod @ gmail . com или на украинской почтовой службе[email protected] Символы, которые указаны в левой части адреса (до знака @), являются именем адресата или именем почтового ящика, оно часто совпадает с логином пользователя. Правая сторона электронного адреса, которая следует после знака @, является доменным именем почтового сервера, на котором расположен почтовый ящик и хранятся сообщения.
Почтовое приложение Outlook Express
Outlook Express – это входящая в состав Windows почтовая программа, которая очень проста в использовании.
С помощью Outlook Express можно:
обмениваться сообщениями электронной почты;
создавать и вести адресную книгу для хранения адресов электронной почты;
После запуска программы Outlook (Пуск / Программы / Outlook) на экране появится окно приложения, которое разделено на три области. В левой области отображается структура системных папок, в правой верхней области – список писем, содержащихся в выделенной системной папке, в правой нижней области – содержимое письма, на котором расположен курсор.
Назначение системных папок:
Входящие – хранятся сообщения, полученные по почте.
Исходящие – хранятся сообщения, предназначенные для отправки, но не отправленные.
Отправленные – хранятся копии отправленных сообщений.
Удаленные – содержит удаленные из всех папок сообщения.
Черновики – содержит сообщения, находящиеся на стадии подготовки.
2. Настройка программы
Различные версии программы Outlook имеют разный интерфейс, но параметры, необходимые для настройки практически не отличаются. Разобравшись в одном интерфейсе, можно легко настроить и другой.
«Введите Имя» укажите ваши имя и фамилию.
«Адрес электронной почты» укажите ваш электронный адрес (например, [email protected]).
В полях «Пользователь» и «Пароль» запишите имя вашего почтового ящика полностью и пароль от него, с которыми вы зарегистрировались на почте Рамблера.
«Сервер входящей почты (POP3)» введите: mail.rambler.ru
«Сервер исходящей почты (SMTP)» введите: mail.rambler.ru
Еще пример для настройки получения почты с Gmail:
Адрес электронной почты: (ваш адрес Gmail, включая @gmail.com)
Имя пользователя: (ваш адрес Gmail, включая @gmail.com)
Пароль: (ваш пароль в Gmail)
Сервер входящей почты (POP3): pop.gmail.com
Сервер исходящей почты (SMTP): smtp.gmail.com
Мой исходящий сервер (SMTP) требует проверки подлинности: включено
Сервер входящей почты (POP3): 995
(SSL) включено
Сервер исходящей почты (SMTP): 465 или 25
(SSL) включено
3. Использование основных функций.
Подготовка сообщений
1. Откройте окно для создания нового сообщения, выполнив команду: Файл / Создать, Почтовое сообщение или нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов.
2. В поле Кому введите адрес получателя сообщения. Допускается вводить несколько адресов в поле Кому, отделив, их друг от друга точкой с запятой.
3. В поле Копия введите адреса получателей копии сообщения. Иногда может быть еще и полеСкрытая копия .
4. В поле Тема введите тему сообщения.
5. Введите требуемый текст в поле, предназначенное для ввода текста сообщения.
6. При необходимости вложите файл в сообщение, щелкнув на кнопке Вложить на панели инструментов, и в открывшемся окне диалога Вставка выберите требуемый файл.
7. Вы можете сохранить подготовленное сообщение в папке Черновики, чтобы позднее его скорректировать. Для этого в меню Файл выберите команду Сохранить. Если сообщение не требует доработки, вы можете поместить его в папку Исходящие, чтобы при установлении связи отправить. Для этого выполните Файл / Отправить или нажмите кнопку Отправить на панели инструментов окна сообщения.
Отправка сообщения
Для отправки и получения сообщений из окна программы Outlook Express выполните команду Сервис / Доставить почту, Доставить почту. Программа Outlook Express подключится к почтовому серверу Internet, отправит подготовленное сообщение и получит входящую почту. Для прочтения, поступившего в ваш адрес сообщения, перейдите в папку Входящие.
Ответ на сообщение
При подготовке ответа, посылаемого по электронной почте, вы можете использовать полученное сообщение. Для этого установите курсор на сообщении, адресату которого хотите подготовить ответ, и нажмите кнопку Ответить или Ответить всем на панели инструментов.
В обоих случаях открывается окно сообщения, в котором уже указан адрес получателя, в поле Тема введена фраза Re: и тема входящего сообщения. Содержание исходного сообщения скопировано в новое. Введите свой ответ и отправьте сообщение.
Пересылка сообщения
Программа Microsoft Outlook Express позволяет переслать полученное сообщение кому-нибудь другому. Для этого установите курсор на сообщении и нажмите кнопку Переслать на панели инструментов. Откроется окно, содержащее текст исходного сообщения. Укажите адрес получателя, добавьте к исходному тексту ваши комментарии и отправьте сообщение.
Описание программы
Microsoft Outlook представляет собой информационный менеджер, созданный компанией Майкрософт. Программа сочетает в себе все функции почтового клиента и средства для совместной работы. Outlook поставляется в пакете офисных приложений Microsoft Office.Microsoft Outlook обладает широким набором возможностей и, безусловно, прекрасным внешним видом. В программе реализована очень удобная функция при работе с почтой - организация быстрых действий, т.е. выполнение нескольких действий одним нажатием кнопки. Это отлично пригодится, если вам необходимо выполнять поочередно определенные повторяющиеся действия, что значительно экономии время.
Отдельно необходимо выделить возможность организации «Беседы». Данная возможность чрезвычайно удобна, особенно в тех случаях, когда объем почты стремится к немыслимым размерам. Данный режим можно задать отдельно для любой папки, в которой храниться письма.
С Microsoft Outlook даже огромное количество сообщений будет структурировано, что позволит вам отслеживать все цепочки сообщений, а это в свою очередь поможет сэкономить много времени, которое тратилось раньше на поиск нужного.
Вы сможете сжимать длинные потоки сообщений в любое количество цепочек, которые можно разбить на категории, заархивировать или просто удалить. При просмотре развернутой беседы можно наглядно увидеть все связи между сообщениями, имеющиеся ответы на них, а также все сообщения, которые с ними связаны, но находятся в других папках.
Очень хорошо и наглядно организовано представление информации о контакте, которое располагается внизу письма. При открытии данной информации можно посмотреть историю вей переписки, все задачи и события календаря, которые связаны с данным контактом.
Календарь событий поможет вам расписать все действия по минутам. Microsoft Outlook идет в ногу со временем, и поэтому предоставляет возможность предоставлять информацию о контактах, черпая ее из социальных сетей.
Данная программа экономит колоссальное количество Вашего времени. Не нужно путать Microsoft Outlook с приложением Outlook Express, так как второй является клиентом электронной почты, который встроен в некоторые версии ОС Windows .
С развитием компьютерной техники чрезвычайно стремительно программистами разрабатываются и предлагаются разнообразные приложения, утилиты, о которых многие пользователи могут даже не догадываться.
Письмо можно переместить в архив, если вы уверены, что оно представляет ценность и может ещё не один раз вам пригодится.
Если такое письмо ждут остальные ваши партнёры или знакомые, вы его можете переслать им в первозданном виде. Для этого достаточно нажать на кнопку «Переслать» и в строке «Кому» указать адреса получателей.
Также в горизонтальном меню находится кнопка «Ответить», воспользовавшись которой, ваш ответ сразу направится тому, с кем вы ведёте письменный диалог.
Если в письменном диалоге участвуют несколько пользователей, и для всех них вы желаете отправить одинаковый ответ, разработчики облегчили выполнение этой задачи, внедрив кнопку «Ответить всем». Сформированный ответ рассылается одновременно по всем автоматически вставленным адресам.
При ведении деловой переписки часто возникает необходимость распечатывать полученную документацию. Эта функция также внедрена в Outlook, достаточно зайти в меню «Файл», найти параметр «Печать», а дальше действовать по аналогии с другими офисными приложениями, когда требуется распечатать документ .
Нажмите Файл — Печать для отправки сообщения на принтер
Достаточно часто на почтовые адреса приходят спам-рассылки, которые только засоряют ящик, но не представляют никакой ценности для пользователя. Мало этого, они могут содержать вредоносное ПО, поэтому рекомендуется их удалять, не открывая. Чтобы удалить сразу несколько писем, сначала выделите все ненужные, а потом нажмите на кнопку «Удалить» в меню «Главная».
Разработчики приложения внедрили ещё одну успешную функцию, позволяющую осуществлять поиск важных писем. Для этого вызовите функцию «Быстрый поиск», находящуюся в горизонтальном меню.
В поисковой строке введите правило для поиска. Это может быть либо отрывок текстовой информации, которую вы желаете найти, либо введите электронный адрес того, чьи письма вы желаете разыскать.
Если у вас возникла необходимость создать новое сообщение, в горизонтальном меню перейдите на подпункт «Главная», а там найдите кнопку «Создать сообщение». После этого откроется чистое поле для письма. Вы можете написать, что желаете, а также прикрепить к нему изображение, видеоматериалы, документы и прочее.
Само текстовое сообщение можно при желании отформатировать, применив различный шрифт, цвет, размер. Можно при необходимости вставить гиперссылки.
В Outlook 2010 встроена, как и в предыдущих версиях почтового приложения, адресная книга, поэтому исключается необходимость каждый раз набирать адрес того, кому мы желаем отправить сообщение или напоминание.
Дополнительные возможности Outlook
Outlook 2010 отличается от простого почтового приложения тем, что служит не только для получения и отправки корреспонденции, но и позволяет проводить планирование важных мероприятий, чтобы исключить накладки, а также избежать других нежелательных недоразумений.
Как осуществляется планирование
Многие, узнав о том, что Outlook способен успешно выполнять функции органайзера, желают получить информацию, как создать правило в Outlook 2010, как запланировать мероприятия, как установить напоминание, чтобы исключить в дальнейшем невыполнение задач из-за высокой загрузки и банальной забывчивости.
В левой нижней части в меню имеется пиктограмма «Календарь», кликнув по ней, вы откроете календарь и сможете осуществлять в нём планирование.
Существует два варианта планирования на конкретный день. Можно выбрать в календаре конкретный день, кликнуть по нему и ввести напоминание, указав, какое мероприятие планируется в эту дату.
Если же мероприятие предстоит через несколько месяцев, можно зайти в меню «Главная», там найти пункт «Создать встречу», кликнуть по нему и в открывшемся новом диалоговом окне ввести все данные, в том числе и название, и дату совещания, встречи или мероприятия.
Если предстоит совещание, в котором обязательно должны принять участие и другие коллеги, можно воспользоваться функцией «Пригласить участников».
Легко разобраться, как создать напоминание в Outlook. Достаточно ввести временной промежуток, когда приложение должно просигнализировать и напомнить вам о предстоящей встрече или важном отчёте.
Outlook позволяет легко создавать правило, которое формируется самим пользователем и распространяется на поисковые запросы, на рассылку, а также получение корреспонденции.
Итак, такое почтовое приложение облегчает работу благодаря наличию многих полезных функций, которых в ней существует гораздо больше, нежели перечисленные выше. Познавая приложение, пользователь сможет для себя открывать многие удивительные возможности, научиться осуществлять планирование, подставляя конкретное правило. И уж точно впоследствии вряд ли удастся отказаться от такого приложения, выступающего в качестве лучшего помощника.
