Cititorii Lifehacker sunt deja familiarizați Denis Batianov care a împărtășit cu noi. Astăzi, Denis va vorbi despre cum să evităm cele mai frecvente probleme Excel pe care le creăm adesea noi înșine.

Rezervați imediat că materialul articolului este destinat începătorilor. utilizatorii Excel. Utilizatorii experimentați au dansat deja incendiar pe această greblă de mai multe ori, așa că sarcina mea este să protejez „dansatorii” tineri și neexperimentați de asta.

Nu dați anteturi coloanelor din tabel

Multe instrumente Excel, cum ar fi sortarea, filtrarea, tabele inteligente, tabele pivot, presupun că datele dvs. conțin titluri de coloane. În caz contrar, fie nu le veți putea folosi deloc, fie nu vor funcționa destul de corect. Asigurați-vă întotdeauna că tabelele dvs. conțin titluri de coloane.

Goliți coloanele și rândurile din interiorul tabelelor dvs

Acest lucru încurcă Excel. Când întâlnește un rând sau o coloană goală în tabelul tău, începe să creadă că ai 2 tabele, nu doar unul. Va trebui să o corectați constant. De asemenea, nu ascundeți rândurile/coloanele de care nu aveți nevoie în interiorul tabelului, este mai bine să le ștergeți.

Mai multe mese pe o singură foaie

Dacă acestea nu sunt tabele minuscule care conțin cărți de referință cu valori, atunci acest lucru nu merită făcut.

Va fi incomod pentru dvs. să lucrați complet cu mai mult de o masă pe foaie. De exemplu, dacă un tabel este situat în stânga și al doilea în dreapta, atunci filtrarea unui tabel îl va afecta pe celălalt. Dacă tabelele sunt situate unul sub celălalt, atunci este imposibil să utilizați fixarea zonelor și, de asemenea, unul dintre tabele va trebui să fie căutat în mod constant și să efectueze manipulări inutile pentru a plasa cursorul tabelului pe el. Ai nevoie de el?

Datele de același tip sunt aranjate artificial în coloane diferite

Foarte des, utilizatorii care cunosc Excel destul de superficial preferă acest format de tabel:

S-ar părea că avem un format inofensiv pentru acumularea de informații despre vânzările agenților și amenzile acestora. Un astfel de aspect al mesei este bine perceput de o persoană vizual, deoarece este compact. Cu toate acestea, crede-mă, este un coșmar să încerci să extragi date din astfel de tabele și să obții subtotaluri (informații agregate).

Adevărul este că formatul dat conține 2 dimensiuni: pentru , trebuie să decideți asupra unui rând iterând peste ramură, grup și agent. Când găsiți rândul potrivit, atunci va trebui să căutați coloana dorită, deoarece există o mulțime de ele. Și această „bidimensionalitate” complică foarte mult munca cu un astfel de tabel pentru instrumentele standard Excel - formule și tabele pivot.

Dacă construiți un tabel pivot, veți descoperi că nu este posibil să obțineți cu ușurință date pe an sau trimestru, deoarece indicatorii sunt împrăștiați în diferite câmpuri. Nu aveți un câmp de volum de vânzări care poate fi manipulat convenabil, ci 12 câmpuri separate. Va trebui să creați manual câmpuri calculate separate pentru trimestre și ani, deși dacă ar fi toate într-o singură coloană, tabelul pivot ar face acest lucru pentru dvs.

Dacă doriți să aplicați formule de însumare standard precum SUMIF, SUMIFS, SUMPRODUCT, veți constata, de asemenea, că nu vor funcționa eficient cu acest aspect de tabel.

Separarea informațiilor pe diferite foi ale cărții „pentru comoditate”

O altă greșeală comună este, având un format de tabel standard și nevoie de analize bazate pe aceste date, să-l postezi pe foi separate ale unui registru de lucru Excel. De exemplu, ei creează adesea foi individuale pentru fiecare lună sau an. Ca urmare, cantitatea de muncă de analiză a datelor este de fapt înmulțită cu numărul de foi create. Nu trebuie să faci asta. Acumulați informații pe O Foaie.

Informații în comentarii

Utilizatorii adaugă adesea Informații importante, de care ar putea avea nevoie, într-un comentariu al celulei. Rețineți că ceea ce este în comentarii, puteți vedea doar (dacă îl găsiți). E greu să-l bagi într-o celulă. Recomand că este mai bine să alocați o coloană separată pentru comentarii.

Formatarea mizeriei

Cu siguranță nu va adăuga nimic bun la masa ta. Acest lucru pare respingător pentru persoanele care vă folosesc foile de calcul. În cel mai bun caz, nu vor acorda importanță acestui lucru, în cel mai rău caz, vor crede că nu ești organizat și neglijent în afaceri. Străduiți-vă pentru următoarele:

Unirea celulelor

Utilizați îmbinarea celulelor numai atunci când nu vă puteți descurca fără ea. Celulele îmbinate fac foarte dificilă manipularea intervalelor în care se încadrează. Există probleme la mutarea celulelor, la introducerea celulelor etc.

Combinând text și numere într-o singură celulă

O impresie dureroasă este făcută de o celulă care conține un număr, completat în spate de constanta text „RUB”. sau „USD” introdus manual. Mai ales dacă nu este formă tipărită, dar o masă obișnuită. Operațiile aritmetice cu astfel de celule sunt în mod natural imposibile.

Numerele ca text într-o celulă

Evitați stocarea datelor numerice într-o celulă în format text. De-a lungul timpului, unele dintre celulele dintr-o astfel de coloană vor avea un format text, iar unele vor avea unul obișnuit. Din această cauză, vor fi probleme cu formulele.

Dacă masa dumneavoastră va fi prezentată printr-un proiector LCD

Alegeți cele mai contrastante combinații de culoare și fundal. Fundalul întunecat și literele deschise arată bine pe proiector. Cea mai proastă impresie o face roșu pe negru și invers. Această combinație arată un contrast extrem de scăzut pe proiector - evitați-o.

Foaie de mod pagină în Excel

Acesta este același mod în care Excel arată cum va fi paginată foaia la imprimare. Marginile paginii sunt evidențiate în albastru. Nu recomand să lucrezi în mod constant în acest mod, ceea ce mulți fac, deoarece driverul de imprimantă este implicat în procesul de afișare a datelor pe ecran și asta, în funcție de multe motive (de exemplu, o imprimantă de rețea și acest moment indisponibil) este plin de înghețuri în procesul de vizualizare și recalculare a formulelor. Lucrați normal.

Mult mai mult Informatii utile Aflați mai multe despre Excel la

Cum se calculează suma valorilor în Excel

Să presupunem că aveți o coloană cu valori și trebuie să știți suma acestora. Cel mai simplu mod - puteți selecta celulele dorite și în colțul din dreapta jos al Excel, în bara de stare, veți vedea suma valorilor, numărul acestora și chiar media aritmetică.

Dacă trebuie să utilizați suma primită undeva sau pur și simplu să o afișați într-o celulă, vom folosi funcția SUM. Poate funcționa ca mod manual, precum și automată. Selectați celulele dorite și faceți clic pe butonul „Suma automată”, acesta se află în fila „Acasă”. Formula cu calculul sumei va apărea în celula următoare de sub cele selectate de tine. Pentru a introduce suma într-un loc arbitrar, selectați orice celulă liberă și tastați „=SUM(” fără ghilimele în ea, apoi selectați intervalul dorit cu mouse-ul și apăsați Enter de pe tastatură.

De ce suma nu poate fi luată în considerare în Excel

Există două motive cel mai probabil.

1. Separator zecimal greșit. De exemplu, în Windows există o virgulă, iar în tabel aveți un punct. Încercați să înlocuiți semnul separator pentru o pereche de valori și să le adăugați. Pentru a vedea ce semn se află în sistem, accesați „Panou de control”, selectați „Opțiuni regionale și de limbă” -> „Opțiuni avansate”:

2. Celulele tale sunt în format text și, pe lângă numere, au caractere suplimentare, de exemplu, spații. Selectați-le și apăsați butonul din dreapta al mouse-ului. Selectați „Format celule” din meniu și setați formatul la „Număr”, dacă nu este. Verificați dacă în celule nu există nimic în afară de numere.

Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de clarificări - o întrebare, experții noștri vă vor răspunde prompt solicitării.

Una dintre cele mai solicitate caracteristici ale Excel este lucrul cu formule. Datorită acestei funcții, programul realizează în mod independent diferite tipuri de calcule în tabele. Dar uneori se întâmplă ca utilizatorul să introducă o formulă într-o celulă, dar aceasta nu își îndeplinește scopul propus - calcularea rezultatului. Să vedem cu ce se poate conecta acest lucru și cum să rezolvăm această problemă.

Cauzele problemelor cu calculul formulelor în Excel pot fi complet diferite. Acestea se pot datora setărilor unei anumite cărți sau chiar interval separat celule, precum și diverse erori de sintaxă.

Metoda 1: Modificarea formatului celulelor

Unul dintre cele mai comune motive pentru care Excel nu numără formulele deloc sau nu numără formulele corect este un format de celule setat incorect. Dacă intervalul are un format text, atunci expresiile din acesta nu sunt calculate deloc, adică sunt afișate ca text simplu. În alte cazuri, dacă formatul nu se potrivește cu esența datelor calculate, este posibil ca rezultatul afișat în celulă să nu fie afișat corect. Să aflăm cum să rezolvăm această problemă.

Acum formula va fi calculată în ordinea standard cu rezultatul în celula specificată.

Metoda 2: Dezactivați modul „Afișați formule”.

Dar poate motivul pentru care în loc de rezultatele calculului aveți expresii este că programul are modul „Afișați formulele”.

Metoda 3: Remedierea unei erori de sintaxă

O formulă poate fi afișată și ca text dacă există erori în sintaxa ei, cum ar fi lipsa sau schimbarea unei litere. Dacă l-ai introdus manual și nu prin Expertul de funcții, atunci acest lucru este foarte probabil. O eroare foarte frecventă asociată cu afișarea unei expresii ca text este prezența unui spațiu înaintea semnului «=» .

În astfel de cazuri, trebuie să revizuiți cu atenție sintaxa acelor formule care sunt afișate incorect și să le faceți ajustările corespunzătoare.

Metoda 4: Activați recalcularea formulei

Există, de asemenea, o astfel de situație încât formula pare să afișeze valoarea, dar atunci când celulele asociate cu ea se modifică, aceasta nu se schimbă singură, adică rezultatul nu este recalculat. Aceasta înseamnă că opțiunile de calcul din acest registru de lucru nu sunt configurate corect.

Acum toate expresiile din acest registru de lucru vor fi recalculate automat atunci când orice valoare asociată se schimbă.

Metoda 5: o eroare în formulă

Dacă programul încă efectuează calculul, dar, ca rezultat, arată o eroare, atunci este probabil ca utilizatorul să facă pur și simplu o greșeală la introducerea expresiei. Formulele incorecte sunt cele în calculul cărora apar următoarele valori în celulă:

• #NUMĂR!;
• #VALOARE!;
• #GOL!;
• #DIV/0!;
• #N / A.

În acest caz, trebuie să verificați dacă datele sunt scrise corect în celulele la care se face referire prin expresie, dacă conțin erori de sintaxă sau dacă formula în sine conține vreo acțiune incorectă (de exemplu, împărțirea cu 0).

Dacă funcția este complexă, cu un număr mare de celule conectate, atunci este mai ușor să urmăriți calculele folosind un instrument special.

După cum puteți vedea, motivele pentru care Excel nu calculează sau nu calculează corect formulele pot fi complet diferite. Dacă, în loc să calculeze, utilizatorul afișează funcția în sine, atunci în acest caz, cel mai probabil, fie celula este formatată pentru text, fie modul de vizualizare a expresiei este activat. De asemenea, este posibilă o eroare de sintaxă (de exemplu, prezența unui spațiu înaintea semnului «=» ). Dacă rezultatul nu este actualizat după modificarea datelor din celulele aferente, atunci trebuie să vă uitați la modul în care este configurată actualizarea automată în setările cărții. De asemenea, destul de des, în loc de rezultatul corect, în celulă este afișată o eroare. Aici trebuie să vedeți toate valorile la care se referă funcția. Dacă se găsește o eroare, aceasta ar trebui corectată.

Ați întâmpinat problema că Excel nu calculează formula? Dacă da, atunci probabil că ar trebui să împărțiți această problemă în două motive principale:

Prima opțiune - ați introdus o formulă, este afișată, dar nu este luată în considerare.

A doua opțiune - ați introdus o formulă, este luată în considerare, dar este afișată o eroare.

Mai multe despre fiecare caz mai jos:

Ai introdus formula, dar calculul nu are loc, ce e? Cel mai probabil formatul celulei este cel mai probabil Text ( Click dreapta mouse - Format celule - filă Număr - Text)

Setați formatul la General sau Numeric. Acum trebuie să intrați în celulă și să activați formula - adică. selectați-l, intrați (F2) și apăsați Enter.

„Hah”, spui, „deci am o mie de astfel de rânduri”. Rezonabil. În cazurile pentru primul tip de problemă, va apărea un triunghi verde în colțul din stânga sus al celulei dacă Excel consideră că textul introdus în celulă este într-un format numeric. Apoi, când selectați o astfel de celulă, va apărea fereastra „Număr salvat ca text”:

Acum selectați toate astfel de celule și faceți clic pe elementul de meniu - convertiți în număr. Gata. Același instrument este disponibil în Formule - Verificați erori.

Dar se întâmplă ca triunghiurile verzi să nu apară și conversia eșuează. Există și o ieșire.

Doar înmulțiți fiecare număr cu 1 în coloana/celula adiacentă (de exemplu, =A1*1) pentru a obține un număr. Acum aveți valori numerice care pot fi copiate oriunde ;)

Excel citește formula, dar afișează o eroare

Cum să fii aici. În primul rând, vă sugerez să citiți despre erorile -. În același articol, se propune o soluție la multe probleme. Pentru a trata cazul în care există o eroare în calcule instrument special- Calculați formula (Formule - Secțiunea Dependențe ale formulelor - Calculați formula)

Dacă selectați această comandă, se va deschide o fereastră specială, cu care puteți executa orice formulă pas cu pas. De exemplu

Faceți clic pe Calculați și pas cu pas veți avea rezultatele calculului. Acest lucru este foarte util atunci când aveți 10 sau mai multe condiții sau formule imbricate!

Formula nu contează. Alte cazuri:

De asemenea, m-am întâlnit cu cazuri în care formula nu este calculată, deoarece modul de vizualizare a formulei a fost activat accidental (panglică Sarcină - Formule - secțiunea Dependențe formule - Afișați formule)

Destul de des dă o eroare

După cum reiese din indiciu, pot fi făcute următoarele erori. Dar cel mai adesea această eroare apare dacă puneți un parantez în locul greșit - verificați dacă toate parantezele sunt în locul potrivit - sunt evidențiate pentru aceasta.

Funcția VALUE().

O formulă cu o astfel de funcție este, de asemenea, utilizată pentru a converti textul într-un număr. Mai mult

Împărtășește acest articol cu ​​prietenii tăi, lasă comentarii și mult succes foi de calcul!

Distribuie articolul nostru pe rețelele tale de socializare: Data: 15 noiembrie 2018 Categorie:

Bună prieteni. Ați experimentat vreodată că, după ce ați introdus o formulă, celula afișează formula însăși în loc de rezultatul calculului? Acest lucru este puțin descurajator, pentru că ai făcut totul bine, dar nu ai înțeles ce. Cum să forțezi programul să calculeze formula în acest caz?

Mai întâi trebuie să înțelegeți motivele acestui comportament și apoi să corectați situația. Și motivele pot fi următoarele.

Afișează formulele activate

Excel are un mod de calcul. Când este pornit, vedeți formule pe foaia de lucru. Cum și de ce să aplici afișarea formulelor, am spus în . Verificați dacă este activat, apoi dezactivați-l. Există un buton pe panglică Formule - Dependențe de formule - Afișați formule. Dacă este activat, faceți clic pe el pentru a-l dezactiva.

Adesea, afișarea formulelor este activată accidental prin apăsarea combinației de taste Ctrl+` .

Formula este percepută de program ca text

Dacă Excel crede că o celulă conține un șir de text, nu va calcula valoarea, ci va afișa pur și simplu conținutul pe ecran. Pot exista mai multe motive pentru aceasta:

Am enumerat toate cazurile comune în care formula este afișată în loc de rezultat. Cred că cazul dvs. va fi în lista de mai sus, nu va fi dificil să remediați problema. Daca nu a iesit, scrie in comentarii.

Promite a fi foarte interesant. Ne vom uita la câteva tehnici simple pentru scrierea rapidă a formulelor. Dacă îi aduci la automatism, munca ta se va face mai ușor și mai rapid. Înscrie-te pentru actualizări pentru a nu rata!