Administratorul dvs. G Suite poate permite angajaților din organizația dvs. să activeze accesul offline la Documente, Foi de calcul și Prezentări Google. În mod implicit, această permisiune este acordată, iar utilizatorii pot configura accesul offline pentru conturile lor.

Acest articol este pentru administratori. Pentru a afla cum să configurați accesul offline la fișierele dvs. Google, consultați acest articol.

Opțiunea 1: gestionați accesul offline cu reguli

În calitate de administrator G Suite, puteți defini reguli pentru a controla accesul offline la Google Files pe computere Windows ® , Mac ® sau Linux ® . Regulile vor trebui trimise la fiecare computer. Dacă selectați această opțiune înainte de a configura regulile, accesul offline va fi dezactivat pentru cei care îl folosesc deja.

Te interesează această opțiune? Veți găsi instrucțiuni mai jos. Rețineți că utilizatorii vor putea activa accesul offline numai dacă setați regula pe computerele lor.

Notă. Această opțiune nu este disponibilă pentru dispozitivele, smartphone-urile și tabletele Chrome OS.

Pasul 1: Instalați regula pe computerele gestionate

Pentru a permite utilizatorilor să lucreze cu Fișiere Google Drive offline pe computere gestionate, urmați acești pași:

• Descărcați fișierele de configurare.
• Trimite aceste fișiere la computere cu sisteme de operare Windows®, Mac® și Linux®.

Mai jos sunt instrucțiuni pentru fiecare tip de computer.

Notă. Dacă opțiunea este selectată Permiteți tuturor utilizatorilor să activeze modul offline, nu trebuie să urmați pașii de mai jos.

Dispozitive Windows (folosind Politica de grup Microsoft)

1. Descărcați și dezarhivați următoarele fișiereșabloane Politica de grup Windows:
2. Deschideți fișierul ADMX folosind Editorul de politici de grup pentru a activa accesul offline:
   • Alege o opțiune Domenii care pot fi activate pentru a accepta Google Docs offline pentru a permite utilizatorilor domeniilor specificate să activeze Documente offline. Editarea offline este dezactivată în mod implicit.
   • (Opțional) Selectați o opțiune Domenii în care Asistență Google Documente offline activate automat pentru a activa automat Documents Offline pentru toți utilizatorii care au setată Politica de grup Windows. Dacă utilizatorii trebuie să activeze manual accesul offline, lăsați această setare dezactivată.
3. Specificați domeniile separate prin virgule (de exemplu, domen1.com, domen2.com etc.).

Notă. Dacă vedeți mesajul „A fost întâlnită o eroare în timpul analizării”, atunci Windows nu poate analiza numele fișierului și trebuie să îl schimbați. De exemplu, eliminați liniuțele de subliniere, dacă există.

informatii suplimentare

• Editarea GPO-urilor într-un domeniu folosind fișiere ADMX ( Instrucțiuni Microsoft ferestre)
• (instrucțiuni Google)

Mulți consideră unul dintre principalele dezavantaje ale Foi de calcul Google și altele programe de birou Office „cloud” este că acestea pot fi folosite numai dacă este disponibil internetul. La urma urmei, fișierele sunt stocate în cloud. Dar ei greșesc. Este posibil să lucrați offline cu Google Spreadsheets - puteți face fără acces la Internet. Cel puțin pentru o vreme.

Puteți lucra cu Foi de calcul Google în deconectat, apoi, când dispozitivul este conectat din nou la Internet, salvați modificările.

Ce este nevoie pentru asta? Doar configurați corect sincronizarea cu Google Drive.

Cum se configurează modul offline în Google Docs?

Instalați pe Google extensie cromată Documente Google Offline. Sau vi se va solicita să faceți acest lucru imediat ce doriți să activați modul offline în Foi de calcul Google.

Apoi activați modul offline prin meniul Foi de calcul Google.

Dacă veți folosi dispozitive mobile, instalați pe acestea toate aplicațiile de care aveți nevoie pentru a lucra cu Foi de calcul Google, Documente și Prezentări, precum și Google Drive ohm.

Și încă un sfat - înainte de a vă îndrepta către locuri libere de pe Internet și de la Google, asigurați-vă că vă conectați la dvs cont Google. Pentru orice eventualitate, deschideți de pe acesta pe dispozitivele dvs. acele fișiere și aplicații cu care intenționați să lucrați, de exemplu, în timpul unui zbor. Lăsați ferestrele aplicației deschise. Și când reporniți dispozitivul, nu va trebui să vă conectați la contul dvs. Google (ceea ce nu va fi posibil dacă nu aveți internet) și veți putea lucra imediat la fișierele dvs. .

Când lucrați cu foile de calcul offline, veți vedea o pictogramă specială în partea de sus a ecranului - un fulger într-un cerc.

Când intrați online, orice modificări pe care le faceți vor fi salvate imediat în Google Drive și această pictogramă va dispărea.

Acest lucru vă va permite să lucrați cu Google Spreadsheets (și cu alte aplicații de birou Google cloud) aproape în orice loc, indiferent de conexiune și fără să vă faceți griji cu privire la siguranța datelor dvs.

O notă importantă atunci când lucrați offline este că puteți edita numai conținutul tabelelor și al altor fișiere. Nu veți putea să mutați tabele, să le redenumiți, să schimbați permisiunile și să efectuați alte operațiuni complexe legate de Google Drive. Așteptați această conexiune la internet.

Și, desigur, aveți grijă de spațiul liber de pe dispozitivele dvs. pentru a vă stoca toate fișierele în timp ce lucrați cu ele offline.

Serviciu în ultima vreme documente Google concurează cu succes cu pachetul familiar multora Microsoft Office. Acest editor online are o mulțime de funcții și posibilități, pentru toate gusturile. Docs funcționează excelent cu foi de calcul, imagini, prezentări și alte sarcini de birou, motiv pentru care majoritatea utilizatorilor o aleg din ce în ce mai mult ca suită principală de birou.

Serviciul este oferit gratuit și, spre deosebire de alte suite de birou populare, are capacitatea de a scrie documente create format PDF, care este universal și disponibil pe toate liniile fixe și dispozitive mobile. Singurul dezavantaj al Google Docs, din punctul de vedere al unor utilizatori, este conexiunea la Internet. Mulți se tem că, dacă au dificultăți în accesarea rețelei, din diverse motive, documentele și informațiile se vor pierde, iar munca se va opri. Pentru a evita astfel de probleme în muncă, serviciile cloud au fost inventate pentru a stoca copii de rezervă ale datelor dumneavoastră. Unul dintre cele mai populare servicii de acest tip este.

Deoarece am atins deja subiectul securității, nu va fi de prisos să învățăm cum să faceți copii de rezervă pentru datele importante.

Cu toate acestea, dacă înțelegeți cu atenție capacitățile acestei populare suite de birou, se dovedește că poate funcționa fără acces la rețea. Să aruncăm o privire mai atentă la această caracteristică. Pentru ca Google Docs să vă servească cu fidelitate afacerea chiar și fără acces la internet, aveți nevoie browser Chrome. Dacă nu aveți încă instalat acest asistent minunat, este timpul să îl adăugați la lista de programe preferate. Browserele de la alți producători nu vă vor ajuta în această problemă.

După instalarea browserului, deschideți spațiul de stocare online din acesta și selectați fila „Mai multe” din partea stângă a ecranului. Aici veți găsi opțiuni suplimentare. Pentru ca Google Docs să funcționeze offline, trebuie să:

1. Instalați o aplicație web specială Google Drive în Chrome, fără de care aplicația nu va funcționa offline.
2. Activați accesul offline - butonul albastruîn colțul din dreapta jos al ecranului. După activarea acestei funcții, Google Drive va descărca toate documentele pe computer și le va salva pentru durata de viata a bateriei aplicație de birou. Procesul de sincronizare va dura ceva timp, așa că trebuie să rămâneți online până când toate documentele sunt descărcate complet

Acum puteți edita și salva orice document Google pe computer fără o conexiune la rețea. Munca offline nu vă limitează în niciun fel munca, iar când vă puteți conecta din nou la rețea, programul va începe procesul de sincronizare a documentelor și toate versiunile noi de documente vor fi adăugate în depozit. Singura limitare sunt tabelele, în timp ce acestea sunt disponibile doar pentru editare online. Fără acces la Internet, le puteți vizualiza doar. Dar în viitorul apropiat această problemă va fi rezolvată și de companie.

Apropo, fișierele text scrise în Google Docs sunt excelente pentru publicare pe site-uri web. Dacă vă creați un site web pentru dvs fo.ru, apoi, atunci când adăugați pagini noi, puteți publica cu ușurință texte din Google Docs. În general, for.u este un site bun, cu ajutorul căruia au fost deja create peste o mie de site-uri.

Asa serviciu online Google Docs se transformă într-o suită excelentă de birouri locale. Un bonus suplimentar este sincronizarea automată cu stocarea online: obțineți salvarea automată a tuturor evoluțiilor și a altor informații din rețea. Dacă se întâmplă ceva cu computerul dvs. sau are nevoie de reparații, puteți continua cu ușurință să lucrați cu informațiile dvs. de pe alt computer.

Apropo, dacă nu știți cum să lucrați cu texte în Google Docs, atunci ar trebui să vizionați următorul videoclip.

Capacitatea de a lucra offline și de a sincroniza toată documentația reprezintă argumente demne pentru a face din acest serviciu baza pentru crearea și editarea documentelor, prezentărilor și a altor informații. Mulți utilizatori compară online versiuni Microsoft Office și Google Docs consideră că acesta din urmă este mai corect și mai convenabil. Capacitatea de a lucra offline este un alt plus, datorită căruia mulți utilizatori își vor putea continua munca normală chiar și fără acces la rețea.

Milioane de oameni folosesc servicii cloud Goolge: Documente gratuite în loc de MS Office, stocarea fișierelor NU este activată hard disk-uri computere și pe Google Drive și multe altele.

Oleg Karpov, reprezentant al Brown Boot Works, vorbește despre funcțiile utile (și gratuite!) ale serviciilor și suplimentelor Google care extind în mod dramatic funcționalitatea Google.

Deci să mergem!

„cipuri” încorporate

1. Lucrul cu documente offline

Unii utilizatori se tem că, dacă nu există conexiune la internet, atunci lucrul cu documente se va opri. Nu este adevarat. Este suficient să activați accesul offline în setările Drive și puteți crea fișiere și le puteți modifica destul de ușor chiar și fără a vă conecta la rețea. Toate datele vor fi sincronizate de îndată ce apare Internetul.

Setările Google Drive sunt sub pictograma roată din colțul din dreapta sus. Apoi bifați caseta pentru acces offline.

2. Căutați pe Internet direct din document

Adesea, atunci când lucrați cu un document, trebuie să găsiți câteva informații în surse externe. Cu ajutorul căutării avansate, care este apelată fie făcând clic dreapta pe textul selectat („Căutare după text...”), fie apăsând Ctrl + Alt + Shift + I, această frază selectată este imediat căutată pe google pe Internet , rezultatele căutării sunt afișate în fereastra din dreapta.

3. Clipboard Web

Cu toții folosim clipboard-ul pentru a transfera părți de text și imagini între aplicații activate calculator desktop. Google Docs are capacitatea de a folosi un instrument similar, dar de a transfera date între dispozitive!

Un astfel de buffer web se află în meniul Edit-Web buffer. Puteți pune mai multe date în el și le puteți lipi în alte documente, chiar și pe un alt computer.

„cipuri” suplimentare

Adăugiri au apărut relativ recent. Acest aplicații terță parte scris în Google Apps Script. Le puteți instala făcând clic pe Add-ons -> Install Add-ons. Le puteți folosi prin același meniu. Există mai mult de o sută de suplimente, vă aducem în atenție unele dintre cele mai utile.

4. Cuprins suplimentar

Oferă navigare ușoară printr-un document mare. După instalarea suplimentului, după ce faceți clic pe meniul Add-ons - Cuprins - Afișați în bara laterală din dreapta, este construit un tabel de partiții cu posibilitatea de a sări rapid la ceea ce aveți nevoie.

5. Traducător de text din interiorul documentului

Mulți oameni folosesc Google Translator pe Internet, unealtă folositoare, care face o treabă bună de a traduce între multe limbi populare. Același traducător este disponibil chiar în Google Docs - instalați programul de completare Translate și utilizați-l.

În mod implicit, nu există nicio limbă rusă, dar auto-detect o înțelege și o traduce în engleză.

6. Trimiteți automat mementouri către o listă de adrese de e-mail

Suplimentul vă permite să trimiteți notificări text gratuite la o oră specificată la o listă de adrese pe care o specificați E-mail. Acest lucru poate fi util pentru trimiterea de buletine informative pentru clienți sau notificări de reduceri.

7. Pentru cei care lucrează cu texte în limba engleză

• Încă câteva completări utile, care până acum, din păcate, funcționează doar pentru în limba engleză. Pentru cei care scriu texte în engleză, acest lucru este mega-util!
• . Vă permite să găsiți sinonime pentru cuvântul selectat.
• . Generează un nor cu cuvintele repetate cel mai frecvent dintr-un document - un nor de etichete.

Servicii de la terți care îmbunătățesc ecosistemul Google

Vom vorbi despre aplicații cu drepturi depline care, împreună cu servicii Googleînchide aproape toate domeniile posibile ale sarcinilor de afaceri. Aceste aplicații sunt strâns integrate cu ecosistemul Google și profită la maximum de aceste funcții.

8. Brown Boot Works Sistemul de management al afacerilor mici

Nu orice afacere mică are nevoie de sisteme separate costisitoare și complexe pentru a gestiona finanțele, fluxurile de lucru, proiectele, vânzările și relațiile cu clienții.

Principalele caracteristici ale Brown Boot Works:

Sarcini. Planifică-ți afacerea.

Comanda. Stabiliți sarcini pentru colegi, lucrați împreună, controlați rezultatul.

Documentele. Lucrați cu documente într-un singur sistem de pe orice dispozitiv.

Vânzări. Preziceți veniturile clienților și urmăriți ofertele.

Proiecte. Controlează execuția proiectelor și bugetele acestora.

Bugetele. Gestionați-vă veniturile și cheltuielile afacerii în timp real.

9. Sistem puternic de gestionare a documentelor în Google Drive Powertools

Dacă posibilităţile sistemul anterior Dacă nu aveți suficient management de documente sau aveți o corporație mare cu multe date, acordați atenție Powertools pentru Google Drive.

Powertools transformă Google Drive într-un sistem de gestionare a documentelor de nivel enterprise. Serviciul funcționează direct din interfața Google Drive și vă permite să faceți aproape totul cu documentele de care ar putea avea nevoie atât un utilizator obișnuit, cât și un administrator avansat.

Caracteristici cheie:

Editarea documentelor MS Office

Informații suplimentare pentru documente (metadate și etichete)

Clasificare puternică a documentelor

Afișarea documentelor pe propriul portal, căutarea pe portal după metadate și etichete.

Posibilitatea de a configura procese de lucru cu documente și de a controla starea acestui proces.

Versiune avansată

10. Serviciul Clienți FreshDesk

Un sistem de birou de asistență funcțional și flexibil vă va permite să faceți procesul dezordonat al asistenței pentru clienți clar și controlabil. Cu FreshDesk, puteți procesa eficient solicitările de oriunde provin: e-mail, site web, telefon, chat, aplicație mobilă,

Google Drive vă va permite să eliberați spațiu suplimentar și să scăpați de dezordinea de pe laptop sau smartphone. Să vorbim despre 9 caracteristici ale acestui serviciu care îți vor simplifica foarte mult viața.

Eliminați fotografiile din dosarul Recent

În Google Drive, nu este foarte convenabil să cauți documente vechi de luni în dosarul „Recent”, care este adesea plin de fotografii și arată departe de a fi „recent”.

Pentru a filtra imaginile, tastați -jpg în bara de căutare și apăsați Enter. Fotografiile vor dispărea din rezultatele căutării, iar căutarea documentelor va deveni mai ușoară. Acest truc funcționează în browser și pe mobil. aplicația google conduce.

font-size:=" ">

Aprinde Acces rapid

Optiune noua Acces rapid adaugă o panglică de fișiere modificate recent în partea de sus a ferestrei My Drive. Puteți activa accesul rapid în setări:

Setări - General - Recomandări și sugestii - Afișați linkuri către fișiere similare și înrudite

Bifați caseta și reîmprospătați pagina.

font-size:=" ">

Filtrați rezultatele căutării dvs

Există o săgeată în jos în partea dreaptă a barei de căutare. Făcând clic pe el, se vor deschide opțiunile de căutare.

Filtrele sunt utile dacă ați acumulat o bibliotecă solidă de fișiere de-a lungul mai multor ani de utilizare a Google Drive.

Puteți filtra rezultatul după tipul fișierului, data modificării și proprietar.

Documente în partajarea De asemenea, puteți filtra după colaboratori.

font-size:=" ">

Trimiteți linkuri către fișiere în loc de atașamente

În Gmail, puteți atașa linkuri către Google Drive. Ascunsă în partea de jos a ferestrei Mesaj nou este pictograma Google Drive. Cu acesta, puteți partaja fișiere mai mari decât 25 MB implicit.

font-size:=" ">

Curățați rapid formatarea

Mulți s-au găsit într-o situație în care textul trimis este mai ușor de șters și rescris decât de format corect.

Google Drive oferă o opțiune la îndemână pentru a șterge formatarea într-un document - comandă rapidă de la tastatură Ctrl+\ sau Comanda + \ pentru Mac.

Faceți backup pentru gadgeturi cu o singură atingere

Poti sa faci backup date de pe telefon pe Google Drive cu o singură atingere. Instalați aplicația și găsiți meniul Setări - Backup.

Alegeți ceea ce doriți să copiați - contacte, calendar de evenimente, fotografii și videoclipuri. Faceți clic pe „Start” backup". Procesul poate dura destul de mult, așa că are sens să puneți dispozitivul la încărcare și să-l lăsați peste noapte.


Puteți instala aplicația direct în interfața browserului: Setări - Instalați disc pe computer. Apoi deschideți meniul Setări - Setări sincronizare.

Configurați accesul offline

Puteți lucra offline cu fișierele Google Drive. Modificările sunt sincronizate atunci când este disponibilă o conexiune la internet. Puteți activa accesul offline astfel:

Setări - General - Acces offline

font-size:=" ">

Lăsați note înăuntru documente Microsoft birou

Comentariile Google Doc sunt acum pe deplin compatibile cu documente Word, Excel și PowerPoint. Notele privind marginile documentelor create în mediul MS Office vor fi vizibile pe Google Drive și invers. Note în Word:

Revizuire - Creare comentariu - Afișare comentarii