Gazda conferinței este cel mai adesea o persoană carismatică, binecunoscută din industrie, cu abilități excelente de vorbit în public. Acesta dă tonul întregului eveniment, creează atmosfera și determină în mare măsură starea de spirit a participanților.

Cum să vă asigurați că fiecare cuvânt și acțiune ale lui funcționează pentru a atinge obiectivele de afaceri ale conferinței? În pregătirea prezentatorului, este de mare importanță modul în care managerul adjend (managerul de program) al conferinței lucrează cu acesta.

Rolul conducătorului conferinței

După cum am făcut deja, de obicei liderul are următorii termeni de referință:

• deschide o conferință
• vorbește despre obiectivele și programul său,
• pentru a exprima momentele organizaționale,
• stabilește atmosfera
• ține evidența timpului (time-bitching),
• coordonează participanții între secțiuni,
• inchide conferinta.

O astfel de persoană este necesară pentru a menține integritatea întregii conferințe, el ajută participanții să meargă de la început până la sfârșit conform scenariului inventat de organizatori. Astfel, gazda ideala devine un intermediar intre managerul adjenda (managerul programului conferintei) si toti invitatii.

Rolul facilitatorului conferinței este de a fi legătura dintre participanți și întreaga echipă organizatoare din culise.

Cel mai mare număr de întrebări este cauzat de împărțirea rolurilor, de fapt, managerul adjend și prezentatorul. Mulți organizatori începători li se pare că managerul de program însuși poate conduce deschiderea și închiderea, poate coordona pe toată lumea și, cu atât mai mult, poate monitoriza punerea în aplicare a regulamentelor, pentru că, până la urmă, el este responsabil pentru acest lucru.

Cu toate acestea, rolul managerului adjend este intern, în timp ce rolul facilitatorului este extern. Managerul Agenda lucrează mai mult cu comitetul de organizare și cu vorbitorii, iar prezentatorul lucrează cu participanții. Pentru a clarifica diferența, am încercat să aduc aspectele individuale ale rolului fiecăruia într-un singur tabel.

Separarea rolurilor între manager adjenda (manager de program) și gazdă

MANAGER AGENDA		CONDUCERE
Lucrul cu programul:
Șef responsabil pentru conținutul conferinței; Șef responsabil de crearea, pregătirea, depunerea și evaluarea programului; Coordonează și controlează comitetul de organizare astfel încât toate elementele de formare a adjenda să fie implementate conform planului; Derulează programul înainte de conferință; Colectează toate materialele (diapozitive de prezentare, videoclipuri, copii digitale ale fișelor etc.) și este responsabil pentru publicarea acestora către participanți.	Șef responsabil cu articularea mesajului (mesajului) cheie al conferinței în timpul conferinței; Creează și modelează atmosfera la conferință; Pregătește și conduce toate părțile plenare (generale): deschiderea întregii conferințe/a doua zi, însumarea rezultatelor zilei, închiderea etc.; Oferă legături între sesiuni: introduce vorbitori, moderează întrebările vorbitorului din audiență, completează pauzele, rezumă concluziile din fiecare sesiune/bloc de sesiuni în cheia principalelor tendințe din industrie; Coordonează participanții între diferite piste (fluxuri) și secțiuni atunci când secțiunile rulează în paralel.
Interacțiunea cu ceilalți:
Găsește și coordonează prezentatorul și vorbitorii. Șef responsabil de pregătirea acestora; Coordonează lista de participanți, transferă date despre portret și numărul de participanți prezentatorului și vorbitorilor.	Ajută vorbitorii să mențină atmosfera pe tot parcursul conferinței; Persoana principală responsabilă cu asigurarea prezenței participanților la sesiuni: anunță începutul și sfârșitul sesiunii, coordonează timpul pauzelor de cafea.

Pregătirea

Pregătirea unui facilitator pentru o conferință este adesea un proces lăsat la voia întâmplării. Nu este suficient să inviți o gazdă, să îi trimiți un program și o descriere a rolurilor și apoi să speri că va face exact ceea ce se așteaptă de la el.

În practica mea, procesul de pregătire a liderului a devenit cel mai ușor de gestionat atunci când managerul adjunct a împărțit inițial această etapă în două întâlniri. La fiecare întâlnire, managerul adjenda și facilitatorul discută toate problemele cheie și ajung astfel la o înțelegere completă.

Pentru a ține cont de toate punctele importante în timpul întâlnirilor și pentru a pregăti cât mai mult conducătorul de conferință pentru rolul său, recomand folosirea unor liste de verificare simple și convenabile. Arata asa:

O listă de verificare este dedicată unei întâlniri și conține obiectivele și punctele principale care trebuie decise împreună cu facilitatorul în timpul pregătirii. Aceste liste de verificare se bazează pe experiența a 37 de conferințe la care am participat ca trainer, manager de advent sau moderator. M-au ajutat de mai multe ori să structurez întâlnirile și, astfel, să economisesc timp colegilor și să obțin rapid rezultatul dorit.

Pentru a primi liste de verificare în format pdf, abonați-vă la lista de corespondență UXevent.

După ce vă confirmați abonamentul prin e-mail, veți fi direcționat către o pagină secretă cu un link către listele de verificare. Sunt gratuite și promit să respect datele personale și să nu trimit niciodată spam, să trimit doar știri de blog și materiale utile. Nici mie nu-mi plac e-mailurile de vânzări fără sens ;)

În timpul conferinței

Dacă pregătirea a avut succes și în fața fiecărui element din listele de verificare au apărut căpușe, atunci singurul sfat pe care îl pot da este să-i dau liderului voința de a face ceea ce stă sufletul lui.

Înțelegeți obiectivele și mesajul conferinței și lăsați alegerea instrumentelor în raportul său facilitatorului. La urma urmei, până la urmă, tocmai pentru asta l-ai invitat, ca la conferință în sine să te ajute și să nu provoace anxietate inutilă.

După conferință

Odată ce evenimentul s-a încheiat, nu mai rămâne nimic de făcut decât să reunești lecțiile pe care, în calitate de manager de program și gazdă, le-ai învățat din experiență.

Organizați o întâlnire finală sau un chat video, mulțumiți facilitatorului și asigurați-vă că cereți feedback cu privire la cel puțin trei puncte:

1. Ce s-a întâmplat și ar trebui continuat la conferințele ulterioare?
2. Ce am greșit, ce nu ar trebui făcut pe viitor?
3. Ce nu am făcut, dar acum, după fapt, înțelegem ce ar fi grozav de făcut?

Gazda conferinței este, fără îndoială, cea mai valoroasă resursă, dar mai presus de toate - o persoană, iar oamenii învață din propria experiență. Sarcina managerului adjend este să împacheteze și să transfere această experiență în continuare, să o aplice în organizarea altor evenimente.

Datorită îmbunătățirii constante a fiecăruia, chiar și a celui mai obișnuit element al conferinței, are loc o creștere calitativă de la un eveniment mediocru la unul unic și de neuitat.

(Vizitat de 2 754 de ori, 1 vizite astăzi)

Evenimentele de afaceri (expoziții, seminarii, conferințe, prezentări, team building) sunt parte integrantă a afacerii moderne, mai ales atunci când este necesar să prezentați o companie, un produs sau un serviciu în persoană. Multe persoane diferite - parteneri, clienți, concurenți - vor acorda o atenție deosebită nivelului evenimentului.

Pregătirea și implementarea unui eveniment de afaceri merită o atenție deosebită și necesită implicarea profesioniștilor în evenimente.

Spațiul dvs. de expoziție poate fi de dimensiunea unei piste sau, dimpotrivă, poate fi un stand compact într-un pavilion expozițional. Evenimentul în sine ar trebui să fie mai dinamic și spectaculos decât concurenții. Aici cu siguranță nu te poți lipsi de un prezentator profesionist de prezentări, conferințe și evenimente expoziționale. Discurs superb, aspect prezentabil, farmec personal și de afaceri, capacitatea de a naviga rapid într-o situație stresantă - acestea sunt calitățile principale și obligatorii ale unei gazde pentru o expoziție, prezentare, conferință, petrecere parteneră.

Prezentare sau ceremonia de deschidere

Prezentator la expoziție sau moderator al conferinței.

De regulă, la o conferință, expoziție, prezentare pe lângă reprezentanții companiei și vorbitorii invitați. un moderator profesionist. Aceasta este o persoană care deține un vorbire competent, o dicție impecabilă și o voce pronunțată.

Atribuțiile gazdei conferinței sau expoziției includ transmiterea de informații introductive despre eveniment sau produs, exprimarea unor locuri comune, prezentarea vorbitorilor. De asemenea, gazda unui astfel de eveniment ține loterie, extrage și realizează comunicare interactivă cu invitații expoziției sau cu publicul prezentării.

O parte a meserii unui prezentator este pregătirea atentă pentru eveniment: este importantă conștientizarea maximă a ceea ce este prezentat, deschis sau lansat. Prezentatorul ar trebui să fie în subiectul expoziției sau conferinței – depinde cât de convingătoare vor suna informațiile prezentate de el. În procesul de pregătire și derulări, moderatorul precizează pronunția corectă a numelor vorbitorilor conferinței. Și examinează, de asemenea, produsele sau serviciile companiei, care este dedicat evenimentului.

Desfășurarea evenimentelor de status - showman și entertainer.

Deschiderea unui magazin sau a unui centru comercial, prezentarea unui nou model de mașină sau ceas, degustări, test drive, curse, regate și multe alte evenimente semnificative cu participarea oaspeților VIP nu sunt complete fără însoțirea unui showman experimentat. Un adevărat profesionist va lua parte activ la pregătirea scenariului pentru programul de afaceri și divertisment. În plus, contactând principalele expoziții cu experiență, veți primi organizarea evenimentului la cheie. Echipamente de sunet și video, decoratori, muzicieni, artiști, fotografi și videografi - o echipă de încredere va face evenimentul dvs. de afaceri profesionist și fără stres pentru client.

Fiecare companie visează să invite un moderator cu o experiență solidă ca moderator la seminarul sau conferința lor. Portofoliul prezentatorului subliniază profesionalismul și încrederea acestuia din partea marilor companii pentru care s-au organizat sărbători, cine de gală și evenimente de afaceri. Konstantin Antonov găzduiește dineuri de afaceri și evenimente de sărbătoare pentru companii rusești și străine, la care participă conducerea de vârf a corporațiilor, precum și șefi de regiuni și reprezentanți ai elitei politice.

Gazdă de evenimente de afaceri la Moscova și Sankt Petersburg: expoziții, seminarii, prezentări.

Moderator conferință sau gazda seminarului nu este doar un animator care îi prezintă pe vorbitori și anunță o pauză. Eo este personajul cheie al evenimentului, care deține o cantitate exhaustivă de informații despre subiectul de discuție, este capabil să susțină discuții sau controverse și are puterea de a comenta ceea ce se întâmplă și de a direcționa cursul evenimentului în direcția corectă. . Atunci când se pregătește pentru un seminar, conferință, masă rotundă sau prezentare, moderatorul studiază toate trăsăturile subiectului întâlnirii: un produs, proiect sau set de articole.

Trimiteți cererea dvs

Trimite

Gallus Events este atât de bun încât am decis să continuăm discuția: nu doar să aducem aici traducerea brief-ului colegilor, ci și să o completăm cu propriile noastre recomandări. Președintele de conferință (om) este un termen englezesc care este cel mai bine desemnat de cuvântul „lider” al conferinței, deoarece „președinte” în rusă nu sună destul de potrivit. Din nou, în rusă, cuvântul „lider” are anumite nuanțe, așa că cel mai adesea, pentru a evita confuzia, termenul „moderator” este folosit în legătură cu conferințe și alte evenimente de afaceri. În articolul nostru, folosim „lider” din motivele descrise mai jos. Și aici, desigur, trebuie să înțelegem că acest tip de prezentator presupune o responsabilitate mult mai mare și o adâncime de imersiune în tema și proiectul unui eveniment de afaceri. Cu alte cuvinte, acesta este prezentatorul în sensul general al cuvântului, și moderatorul și creatorul atmosferei și managerul de conținut. Scaunul de conferință nu este singurul termen din industria occidentală. Termenii facilitator, moderator, MC sunt adesea folosiți - și se înțelege aproape același lucru. Cu toate acestea, există o diferență și constă în accentul pus pe o anumită funcție. Adesea vedem un moderator(i) care gestionează discuția într-o anumită sesiune, dar nu acționează ca o legătură generală în întregul program al evenimentului. Sau vedem un prezentator care apare pe scenă între sesiuni/prezentări și completează pauzele conform scenariului planificat - în acest caz, nu se concentrează/nu se specializează pe vreun subiect anume, ci mai degrabă completează pauzele și reușește fluxurile emoționale ale publicului. A treia opțiune este un pic din toate, caz în care termenul „lider” este perfect.

Colegii de la Gallus Events subliniază pe bună dreptate că rolul gazdei la eveniment este grozav: gazda, îndeplinirea funcțiilor sale din mână este una dintre cele mai sigure căi de eșec al evenimentului. Pe de altă parte, un prezentator bun poate scoate un eveniment în care există lacune în conținut. Cu toate acestea, cât de bine sau de prost joacă acest rol depinde în mare măsură de organizatori, spun ei în Gallus Events - și sunt complet de acord cu asta. Prin urmare, este foarte important să vă orientați corect prezentatorul. Gallus Events împărtășește brief-ul lor în acest scop și este atât de bine încât am decis să-l traducem pentru tine. Urmând aceste instrucțiuni, veți crea un brief cuprinzător, clar și motivant, care vă va ajuta facilitatorul să exceleze și să producă rezultate.

****** Traducere

Exemplu de scurt pentru un moderator de conferință

Rolul prezentatorului la conferință nu este doar respectarea timpului programului. Aceasta este oportunitatea ta de a crea un spațiu educațional pentru colegii tăi și este o mare responsabilitate. Iată câteva sfaturi pentru a te arăta în cea mai bună lumină a ta:

Înainte de eveniment:

1. Trebuie să se înțeleagă clar că liderul este cel mai important element al evenimentului. Tu ești liderul și inițiatorul. Sarcina ta este să te asiguri că sala este plină de energie, oamenii se simt calmi și se bucură de eveniment.
2. Vă rugăm să vorbiți cu toți vorbitorii. Este atât de simplu, da. Sună-i, prezintă-te și roagă-i să-ți spună despre ce vor vorbi la eveniment și de ce vorbesc pe această temă. Asigurați-vă că vorbitorii nu se repetă (cu excepția cazului în care sunt subiecte care necesită un accent special) și că problemele pe care le ating sunt cu adevărat importante.
3. Vă vom trimite toate diapozitivele imediat ce le vom primi. Examinați-le și veniți cu câteva întrebări pentru fiecare vorbitor.
4. În ajunul conferinței, putem cere să vorbim despre noi. Participarea la evenimentul nostru este o reclamă suplimentară pentru marca dumneavoastră personală și sperăm la promovarea reciprocă.

In timpul evenimentului:

1. Vă rugăm să veniți mai devreme la eveniment și să vorbiți cu câțiva participanți. Întotdeauna este bine să afli de la prima mână ce așteaptă participanții de la o conferință. Țineți cont de aceste informații atunci când vorbiți cu difuzoare.
2. Conduceți aplauzele după fiecare sesiune. În plus, vă rugăm să rezumați fiecare sesiune. Sarcina dumneavoastră este să concentrați atenția participanților asupra a 2-3 aspecte principale, cele mai importante, ale prezentării fiecărui vorbitor.
3. La sfârșitul blocului de program dimineața și după prânz, este necesar să rezumați din nou. De data aceasta, spuneți participanților ce ați luat personal din rapoarte/sesiuni și poate chiar despre ce veți face în privința asta.
4. Să fim cu toții flexibili. Dacă există ceva despre care credeți că este important să vorbiți, chiar dacă timpul se scurge, atunci hai să vorbim. Doar avertizează-ne. Și amintiți-vă: cafeaua rece duce la participanți nemulțumiți!

După eveniment:

1. Încercăm să păstrăm legătura cu membrii noștri. Prin urmare, vă rugăm să rezervați încă câteva ore și să trimiteți participanților un rezumat al evenimentului, poate cu un link către un anumit subiect - ceea ce credeți că le poate fi util și interesant.
2. În cele din urmă, vă rugăm să acceptați o recompensă pentru timpul și contribuția dumneavoastră la o conferință grozavă. Înțelegem cât de important ești pentru eveniment, prin urmare, bineînțeles, plătim pentru munca ta.

Traducere ********

Și, de asemenea, de la mine. Aceste recomandări m-au făcut să mă gândesc că organizatorii vor avea nevoie și de un fel de checklist, despre ce să ia în considerare atunci când alegeți un gazdă/moderator de conferință, pentru că alegerea corectă este deja jumătate din bătălie. Deci, ce să cauți atunci când alegi o gazdă pentru evenimentul tău?

1. Ar fi logic să implici pe cineva care are deja experiență în moderarea/rularea unei conferințe. Pe de o parte, da, este important. Cu toate acestea, în opinia mea, mult mai important a)calitati comunicativeși b) specializarepe tema sesiunii/conferinței. Un astfel de moderator va putea să „vorbească” participanții, să mențină discuția la nivel și să navigheze cu ușurință unde să direcționeze conversația cu experții/publicul. De asemenea, îi va ajuta pe oameni să se cunoască și să-și împărtășească opiniile pe măsură ce discuția progresează.
2. Un alt criteriu logic estefaimăuna sau alta persoană care acționează ca lider. Acest lucru are anumite avantaje: de exemplu, o persoană celebră atrage atenția și, într-o oarecare măsură, dă „statut” evenimentului. Totuși, aici poți să mergi și de la opus și să cauți fețe necunoscute care pot depăși vedeta în toate celelalte calități. Desigur, dacă o persoană nu vă este familiarizată ca lider, ar trebui cel puțin să discutați în avans și să vă formați părerea despre el ca potențial lider.
3. Dacă evenimentul este internaționalcunoasterea limbii englezegazda este foarte de dorit, dacă nu obligatorie. Punct)
4. Cu siguranță, recomandări. Întrebați colegii, puneți o întrebare partenerilor, căutați evenimente similare cu ale voastre în ceea ce privește subiectele - cine a condus conferința, care au fost recenziile? În plus, în vremea noastră, poți găsi minunați, [voi] încă necunoscuti, dar în același timp specialiști de înaltă calificare, pur și simplu contactând colegii/publicul pe LinkedIn sau FB.

Gazda evenimentului

Componenta principală a oricărui eveniment: fie că este o aniversare, o petrecere pentru copii sau o nuntă - alegerea corectă a gazdei. Despre modul în care lucrează prezentatorul este părerea oaspeților despre cum a decurs vacanța. Gazdă veselă, groovy sau toastmaster, un adevărat maestru al bunei dispoziții, va fi capabil să creeze o atmosferă incendiară de vacanță sclipitoare, o atmosferă veselă pentru toți oaspeții fără excepție. Nimic nu va compensa absența unei astfel de persoane: nici atmosfera la modă a restaurantului, nici masa pregătită festiv. Doar datorită unui adevărat profesionist, vacanța va fi amintită nu ca un eveniment obișnuit, ci ca un foc de artificii uimitor de pozitiv!

De ce ar trebui să ne alegeți liderii?

Liderii companiei noastre:

· Experimentat și profesionist. Mulți ani de experiență în organizarea unei game largi de evenimente în stil, temă și format vorbește în favoarea lor. Toți prezentatorii noștri împărtășesc cu generozitate experiența și cunoștințele lor cu clienții!

· Ținând cont de dorințele individuale ale fiecărui client. Un angajat politicos și prietenos va lua în considerare cu atenție toate sugestiile dvs. și le va ține cont la maximum în munca sa. La urma urmei, aceasta este vacanța ta, nu ar trebui să fie stereotipată, ci cea mai bună și mai memorabilă.

· Competent și bine educat. Discursul corect, concis, bine rostit al prezentatorului nostru va face cea mai favorabilă impresie invitaților.

· Elegant, grațios și prezentabil. Principiul „întâlnire prin haine” nu a fost încă anulat. Aspectul reprezentativ, gustul impecabil și aspectul plăcut al gazdelor noastre vor adăuga farmec și eleganță evenimentului dumneavoastră.

Alegeți un lider pentru eveniment

Vă putem oferi gazde pentru astfel de evenimente.

· Lider la corporate. Un prezentator profesionist reprezentativ, fără exagerare, este jumătate din succesul unui eveniment corporativ de înaltă calitate și respectabil. Acesta este un adevărat timonier, gestionând discret un public vesel aglomerat. Prezentatorii noștri se disting prin capacitatea de a atrage atenția multor oameni și de a o păstra mult timp. Fiecare oaspete se simte important și binevenit.

· Conducerea vacanței. Vă vom face vacanța de neuitat! Gazdă pentru Anul Nou organizează concursuri amuzante de autori, va putea „răzbuna” chiar și pe cei mai importanți și timizi oaspeți. Oceanul de emoții pozitive și cele mai plăcute amintiri vor rămâne în memoria oaspeților pentru multă vreme. Experiența angajaților noștri include organizarea oricăror vacanțe, inclusiv cele profesionale.

· Prezentator pentru absolvire seara.S-au terminat examenele grele, elevii de ieri intră la maturitate. O gazdă profesionistă va face totul pentru ca despărțirea de școala ta preferată să fie memorabilă pentru toată viața! Jocurile și competițiile vor atrage pe toată lumea: absolvenți, profesori și părinți.

· Gazda aniversară. Zilele de naștere, și mai ales aniversarile, vreau să sărbătoresc într-un mod special. Duh și carismatic toastmaster pentru aniversare va putea colora această zi în cele mai irizante culori, oferi o mulțime de emoții și amintiri plăcute.

· Conduce nunta. Desigur, vrei ca nunta ta să aibă loc la cel mai înalt nivel! Profesioniștii noștri vor lua în propriile mâini organizarea unei vacanțe pentru doi! Spiritual toastmaster pentru o nuntă va pronunta cele mai frumoase toasturi pentru sanatatea unui cuplu tanar. Original scenariu de nuntă pentru toastmaster nu va permite oaspeților tăi să moștenească la masă. Vrei o fată care să-ți conducă vacanța? minunat ducând la nuntă nu numai că o va conduce perfect, dar va ajuta și cu sfaturi bune în pregătirea serii nunții. Nu uitam nicio clipa ca proaspetii casatoriti sunt personajele principale la aceasta sarbatoare a iubirii, prin urmare scenariul de nuntă pentru gazdă este de acord cu ei în primul rând. Poate fi comandat fanfară la ieșirea prezentatorilor. Dacă aveți nevoie gazdă de nuntă la Moscova, aveți ocazia să citiți recenzii despre angajații noștri pe site și să faceți alegerea dvs. O altă opțiune este „ Tamada plus" - forum pentru liderii profesioniști. " Tamada plus” este un site unde cei mai buni prezentatori își împărtășesc experiența.

Considerăm succesul vacanței tale ca al nostru!