Ați observat vreodată că unele documente Word cântăresc nu 15-20 kiloocteți, ci 30-40 MB? Acest lucru se datorează în principal atât tipului de fișier, cât și prezenței conținutului suplimentar în text: tabele, imagini și așa mai departe. Și dacă există un singur astfel de fișier, nu este nimic critic. Dar dacă există sute de documente „Word”? Să ne dăm seama cum să comprimăm un fișier Word și să-i reducem dimensiunea de câteva ori.

Comprimarea eficientă a documentelor Word: 3 pași simpli

1. Începeți prin a elimina toate imaginile inutile din documentul document. Fiecare imagine își merită greutatea în aur și este vitală? Bine, atunci încercați totuși să le decupați, să le reduceți cu un editor grafic și să le lipiți din nou în document.
2. Nu existau coduri sursă cu imagini la îndemână, iar după CTRL + X (Tăiați) fișierele nu pot fi salvate? Există un mic truc. Deschideți un document cu imaginea dorită și faceți o captură de ecran (captură de ecran). Pentru a face acest lucru, apăsați tasta Prt Sc. Apoi lansați Paint și apăsați CTRL + V (Lipire). Imaginea va apărea pe ecran. Rămâne doar să tăiați fundalul și să-l salvați ca JPEG.
3. Când un document doc nu conține nicio imagine, este adesea suficient să îl salvați pur și simplu în format docx. Trebuie să aveți Microsoft Word 2007 sau o versiune ulterioară instalată pe computer. Făcând clic pe „Salvare ca”, specificați în documentul Word „și câmpul docx. Faptul este că toate fișierele doc se referă la vechea suită de birou 97-2003. Cântăresc de aproximativ 4-5 ori mai mult.

De ce este docx mult mai mic decât doc? Chestia este că Microsoft a elaborat cu atenție suita de birou. Și acum noua extensie este în esență un fișier ZIP.

Un exemplu izbitor de compresie eficientă a imaginii este o imagine în format BMP. Documentul Word conținea câteva dintre aceste fișiere. După comprimarea și salvarea imaginilor în format JPEG, dimensiunea fiecăreia a scăzut de 12-15 ori. Și dacă modificați nu numai extensia, ci și rezoluția fotografiei la dimensiunea dorită, este foarte posibil să câștigați până la 80% din volumul original.

Cum să comprimați imaginile direct într-un document Office

Microsoft Office va comprima singur fotografiile dacă urmați câțiva pași simpli. Pentru asta ai nevoie de:

• Click pe imagine.
• Faceți clic pe „Format” pe panglica din partea de sus.
• Selectați pictograma Comprimați imagini.

Compresia imaginii

• În fereastra care apare, bifați caseta de lângă „Aplicați la această imagine”. Lăsați această setare nebifată - modificările vor afecta toate imaginile din document.
• Tot în setări veți vedea opțiunea „Șterge zonele decupate ale pozelor”. O opțiune utilă atunci când decupați fotografii dintr-un document. Rețineți că, dacă selectați această opțiune, nu veți mai putea anula decuparea.

Decuparea imaginilor

Există mai multe opțiuni de compresie. Să le luăm în considerare mai detaliat.

• Calitate superioară. Imaginea originală va rămâne neschimbată.
• HD. Calitate destul de bună - 330 pixeli pe 1 inch.
• Sigiliu. În cazul în care fotografia trebuie tipărită pe o imprimantă.
• Calitate web. Prin comprimarea imaginii cu acest parametru, veți obține o fotografie de 150 pixeli pe 1 inch. În principiu, va fi suficient pentru un proiector sau o pagină web.
• E-mail. Un prieten a cerut să trimită online o fotografie de la absolvire, dar traficul lui este taxat. Alegeți această setare și veți obține fotografii de 96 de pixeli pe 1 inch.

Când terminați de comprimat imaginile, salvați documentul. Numai că nu în doc , ci în docx . Verificați cât cântărește acum documentul de birou.

In concluzie, o recomandare foarte simpla si in acelasi timp necesara. Când ai nevoie doar de text și diverse cratime, formatare, indentări nu joacă deloc un rol cardinal, nu comprimați fișierul sursă, nu ștergeți imaginile. Doar copiați textul, deschideți Notepad, lipiți-l acolo și salvați-l ca txt . Sau puteți face același lucru în Microsoft Word făcând clic pe „Text simplu”. Dimensiunea fișierului va scădea de câteva zeci de ori.

De acord, a fost atât de ușor! Tocmai ați văzut singur că imaginile mari afectează cu adevărat dimensiunea documentelor de birou. Cu toate acestea, folosind instrumentul de compresie încorporat și câteva trucuri, puteți reduce fără efort dimensiunea documentelor. Acum le puteți trimite prin poștă sau le puteți folosi în alte scopuri. Vă dorim utilizare plăcută!

Reducerea dimensiunii unui document Word (video)

Un ghid pentru reducerea dimensiunii fișierelor „Word”.

Navigare

Oameni care trebuie să lucreze din greu într-un editor de text Microsoft Word, probabil a observat că anumite documente Cuvânt au dimensiune 20 - 30 Kb, iar dimensiunea unora ajunge 40 - 50 Mb. O astfel de diferență în greutatea fișierelor se poate datora atât formatului documentului în sine, cât și prezenței materialelor terțe în textul său: imagini, diferite tabele și altele asemenea.

Nu este nimic de care să vă faceți griji dacă un fișier de această dimensiune este stocat pe un computer într-o singură copie. Dar dacă există zeci sau chiar sute de astfel de documente, atunci pur și simplu vor „mânca” tot spațiul liber de pe hard disk.

În acest articol veți găsi instrucțiuni detaliate despre cum să comprimați corect documentele. Cuvântși reduceți dimensiunea lor de câteva ori.

Cum să comprimați un document Word la dimensiunea dorită?

După cum am menționat mai devreme, greutatea documentelor Cuvânt depinde direct de conținutul lor. Adică, dacă adăugați o imagine care cântărește 1 MB în document, atunci dimensiunea acesteia este adăugată la dimensiunea textului. Există trei sfaturi simple pentru a reduce dimensiunea totală a unui document. Cuvânt:

Sfat 1.

• Scăpați de toate imaginile inutile din document Cuvânt dacă există o astfel de posibilitate. Dacă toate imaginile conținute în fișier sunt vitale, atunci încercați să le decupați și să reduceți calitatea imaginii în orice editor grafic disponibil, apoi adăugați-le din nou în document.
• În cazul în care nu aveți imaginile originale și, din anumite motive, nu le puteți extrage din document, faceți o captură de ecran folosind " Captură de ecran» pe tastatură, deschideți editorul grafic A pictași tăiați tot ce este de prisos în captură de ecran.

Sfatul 2.

• Când adăugați imagini într-un document Word, asigurați-vă că acestea sunt în format JPG. Mulți oameni nu acordă nicio atenție acestui lucru și salvează imaginile în format PNG, care este mult mai mare decât formatul JPG, dar calitatea imaginii în sine nu este mult diferită.

Sfatul 3.

• Dacă documentul dvs Cuvânt nu există imagini, dar există tabele sau chiar text, pentru a reduce dimensiunea documentului, salvați-l în formatul " docx" (dacă a fost anterior în formatul " doc"). Acest format de document Word este disponibil în versiunea editor Microsoft Word 2007 iar în cele de mai târziu.
• Veți avea nevoie în meniu de " Fişier" selectați elementul " Salvează ca„și în fereastra care se deschide, selectați formatul documentului” docx».
• Motivul pentru care documentele de format " docx» cântăresc de patru sau cinci ori mai puțin decât documentele de format « doc» constă în faptul că dezvoltatorii companiei Microsoft fundamental rescris și finalizat întregul pachet Microsoft Office 2007și mai mare, după care noul format de fișier a devenit o arhivă RAR sau ZIP.

Cum să reduceți greutatea imaginilor în editorul grafic Paint?

Dacă documentul dvs Cuvânt conține un număr mare de imagini care trebuie reduse în dimensiune, dar nu aveți nici cea mai mică idee cum să faceți acest lucru, apoi faceți următoarele:

Pasul 1.

• Lansați editorul grafic standard " A picta”, care este prezent în toate versiunile sistemului de operare Windows.
• Pentru a face acest lucru, deschideți meniul start”, extindeți secțiunea „ Toate programele", găsiți folderul " Standard" și faceți clic pe pictograma editorului " A picta».

Pasul 2.

• După deschiderea editorului în colțul din dreapta sus, faceți clic pe pictograma sub forma unui document pentru a deschide meniul principal și selectați elementul " Deschis».
• În fereastra de explorare care apare, găsiți imaginea de pe computer pentru care doriți să o reduceți și deschideți-o în program.

Pasul 3.

• În exemplul nostru, imaginea este atât de mare încât doar o mică parte din ea se potrivește în spațiul de lucru al editorului. Mai întâi trebuie să-i reduceți expansiunea.
• Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictogramă Redimensionați sau înclinați» pe bara de instrumente situată în partea de sus a ferestrei principale a programului.

Imaginea 4. Trecerea la instrumentul de redimensionare a imaginii.

Pasul 4.

• Se va deschide o fereastră cu redimensionarea imaginii. Dacă doriți ca proporțiile imaginii să fie păstrate, atunci bifați caseta de lângă linia " Păstrează proporțiile».
• De asemenea, vi se oferă două tipuri de unități de măsură în care veți modifica dimensiunea imaginii: procente și pixeli. În opinia noastră personală, cel mai bine este să redimensionăm ca procent.
• Pentru a înjumătăți imaginea, setați în coloana " Orizontal» valoare în 50% . Aceeași valoare va fi scrisă automat în coloana " Vertical».
• Apasă pe " Bine' și uită-te la rezultat.

Pasul 5.

• După cum puteți vedea, imaginea a fost comprimată exact de două ori și este acum aproape complet plasată în zona de lucru a editorului grafic.
• În plus, dacă este nevoie, puteți tăia toate cele inutile din figură. Pentru a face acest lucru, pe bara de instrumente, selectați instrumentul " Selecţie”, și folosiți mouse-ul pentru a selecta obiectul de care aveți nevoie pe imagine.
• Odată ce obiectul este selectat, faceți clic pe " a decupa».

Imaginea 6. Selectarea și decuparea imaginii.

Pasul 6.

• Tot ce era de prisos a dispărut din desen, iar în spațiul de lucru a rămas doar obiectul de care aveai nevoie. Acum problema este mică. Trebuie să salvați imaginea rezultată în format JPG.

IMPORTANT: Mai întâi acordați atenție ponderii actuale a imaginii, care este indicată în partea de jos a ferestrei principale a editorului. În exemplul nostru, aceasta 3,5 MB. Amintiți-vă mărimea.

• Apăsați tasta de pe tastatură " F12”, în fereastra care apare, denumește imaginea și specifică folderul de salvat.
• In coloana " Tip fișier" Selectați " JPG' și faceți clic pe butonul ' Salvați».

Imaginea 7. Salvarea imaginii modificate.

Pasul 7.

• Acum că ați salvat desenul ca JPG, fiți din nou atenți la dimensiunea fișierului din partea de jos a ferestrei editorului grafic. A fost 3,5 MB, dar a devenit 23,5 KB. Rezultat impresionant, nu-i așa?

Imaginea 8. Comparația dimensiunii imaginii.

Cum să comprimați imaginile în editorul de text Word însuși?

Dacă se reduce greutatea figurilor printr-un editor grafic A pictați s-a părut prea obositor, atunci există o modalitate mai rapidă de a le comprima Cuvânt. Cu toate acestea, merită avertizat că rezultatul va fi mult mai rău, deoarece formatul imaginii va rămâne același. Se intampla asa:

Pasul 1.

• Deschideți documentul Cuvânt, faceți clic pe una dintre imaginile din ea și accesați fila " Format» în partea de sus a ferestrei editorului principal.
• Apoi, în bara de instrumente, faceți clic pe „ Comprimați desenele».

Pasul 2.

• Va apărea o fereastră în care trebuie să setați un marcator vizavi de linia " Aplicați la acest desen". Dacă ignorați această setare, modificările vor fi aplicate tuturor imaginilor din document.
• În setări există o opțiune " Ștergeți zonele decupate ale imaginilor". Este comparabil în principiu cu decuparea imaginii A picta. Înainte de a-l folosi, merită să luați în considerare faptul că va fi imposibil să anulați tăierea.

VIDEO: Cum se reduce dimensiunea unui fișier/document Word?

Este posibil ca mulți utilizatori să fi auzit de Utilitar de optimizare PPTminim, care este folosit pentru a comprima și reduce dimensiunea prezentărilor Microsoft Office PowerPointși formatează documentele Cuvânt. Utilitarul PPTminimizer a fost redenumit și a reapărut ca Suita FILEminimizer, în prezent versiunea 5.0 cu caracteristici și funcționalități suplimentare. Utilitate Suita FILEminimizer comprimă fișierele PowerPoint, Word și Excel și reduce dimensiunea fișierului cu până la 98% folosind software inteligent și tehnologie de comprimare a fișierelor care comprimă imaginile și obiectele încorporate, păstrând în același timp formatul și calitatea originală a fișierului.

avantaj Suita FILEminimizer este asta fișiere de birou optimizate rămân în formatul lor original și au dimensiuni mult mai mici. Fișier PPT mediu Power point, rămâne în același format PPT. Fișierele nu sunt lăsate ca o arhivă comprimată pe care utilizatorul trebuie să o decomprime sau să o extragă atunci când sunt deschise.

utilitate Suita FILEminimizer util pentru a comprima fișierele Office la o dimensiune mai mică, lăsându-le în formatul original, astfel încât utilizatorii finali să poată deschide, vizualiza, modifica, edita și imprima fișiere direct cu aplicația corespunzătoare birou. Dimensiunea mai mică a fișierului este ideală pentru partajarea online sau trimiterea prin e-mail ca atașamente.

Particularități Suita FILEminimizer:

• Controlul compresiei pentru PowerPoint, Word și Excel până la 98% - Un document de 50 MB este comprimat la 1 MB.
• Comprimă fișierele PowerPoint 2007, Word 2007, Excel 2007 - optimizarea completă a fișierelor PPTX, DOCX, XLSX.
• Comprimați fișierele „vechi” PowerPoint 97 până la 2003, Word 97 până la 2003, Excel 97 până la 2003 - optimizarea completă a fișierelor PPT, DOC, XLS.
• Comprimați imaginile și obiectele încorporate și reduceți dimensiunea fișierelor de birou.
• Păstrează formatul de fișier original - îl puteți edita, vizualiza și modifica cu ușurință fără a fi nevoie de decompresie.
• Comprimați fișierele StarOffice și OpenOffice dacă sunt salvate în format Microsoft.
• Ediția compactă rulează direct de pe un CD sau o unitate flash USB - nu necesită instalare.
• Funcția de căutare încorporată găsește toate fișierele de pe computerul optimizat.
• Fișierele „Drag & Drop” direct în FILEminimizer pentru a optimiza mai multe fișiere simultan (procesare în serie).
• Suplimente pentru PowerPoint, Word, Excel și Windows Explorer.
• Ambalare: puteți trimite atașamente optimizate prin e-mail cu un clic pe un buton.
• Add-in Outlook: comprimați automat atașamentele PowerPoint, Word și Excel înainte de a le trimite.
• Compatibilitate deplină cu Windows Vista.

UtilitateSuita FILEminimizer funcționează cel mai bine pe fișierele de birou care conțin imagini, imagini, fotografii și obiecte de tabel încorporate excelează, excelează diagrame, documente Cuvânt, viziune diagrame, desene CAB etc. Pentru a asigura reducerea maximă a dimensiunii fișierului, Suita FILEminimizer pot transforma aceste obiecte încorporate în imagini simple (obiecte netede), reduc semnificativ dimensiunea obiectelor, deși unor utilizatori care trebuie să se ocupe direct de obiecte nu li se recomandă ca obiectele să aibă anti-aliasing. Pentru documentele de birou pentru tot textul, procentul de reducere a dimensiunii fișierului este ignorat sau nu va exista nicio reducere a dimensiunii fișierului, așa cum se arată în figura de mai jos.

Unul dintre principalele utilitare de compresie Suita FILEminimizer sunt imagini, fotografii, grafice și imagini din documentele de birou. ÎN Suita FILEminimizer, utilizatorii pot alege diferite opțiuni dintre standard - standard puternic și raport de compresie scăzut sau își pot defini propria compresie la rezoluții personalizate de imagine, pot salva sau modifica raportul de compresie JPEG (. JPG) (calitate) și calitatea pentru formatele DOC și XLSX.

UtilitateSuita FILEminimizer plătit și costă 34,95 EUR per licență. 12 programe de optimizare gratuite (este necesară înregistrarea) și 5 teste gratuite optimizatorSuita FILEminimizer. Pentru utilizatorii care încă nu au verificat performanța Suita FILEminimizerși nu vor să instaleze nimic pe computer, există un executabil FILEminimizer Compact Edition (Standalone) care nu are un add-on pentru Microsoft Officeși poate fi rulat direct de pe o unitate flash sau CD.

Pachetul de instalare Microsoft Office 2007, poate fi descărcat de pe internet.

Este posibil ca mulți utilizatori să fi auzit de Utilitar de optimizare PPTminim, care este folosit pentru a comprima și reduce dimensiunea prezentărilor Microsoft Office PowerPointși formatează documentele Cuvânt. Utilitarul PPTminimizer a fost redenumit și a reapărut ca FILEminimizer, în prezent versiunea 5.0 cu caracteristici și funcționalități suplimentare.

FILEminimizer comprimă fișierele PowerPoint, Word și Excel și reduce dimensiunea fișierului cu până la 98% folosind software inteligent și tehnologie de comprimare a fișierelor care comprimă imaginile și obiectele încorporate, păstrând în același timp formatul și calitatea originală a fișierului. avantaj FILEminimizer este asta fișiere de birou optimizate rămân în formatul lor original și au dimensiuni mult mai mici. Fișier PPT mediu Power point, rămâne în același format PPT. Fișierele nu sunt lăsate ca o arhivă comprimată pe care utilizatorul trebuie să o decomprime sau să o extragă atunci când sunt deschise.

Utilitarul FILEminimizer util pentru a comprima fișierele Office la o dimensiune mai mică, lăsându-le în formatul original, astfel încât utilizatorii finali să poată deschide, vizualiza, modifica, edita și imprima fișiere direct cu aplicația corespunzătoare birou. Dimensiunea mai mică a fișierului este ideală pentru partajarea online sau trimiterea prin e-mail ca atașamente.

Caracteristici ale FILEminimizer v5.0:

• Controlul compresiei pentru PowerPoint, Word și Excel până la 98% - documentul de 50 MB este comprimat la 1 MB.
• Comprimă fișierele PowerPoint 2007, Word 2007, Excel 2007 - optimizarea completă a fișierelor PPTX, DOCX, XLSX.
• Comprimați fișierele „vechi” PowerPoint 97 până la 2003, Word 97 până la 2003, Excel 97 până la 2003 - optimizarea completă a fișierelor PPT, DOC, XLS.
• Comprimați imaginile și obiectele încorporate și reduceți dimensiunea fișierelor de birou.
• Păstrează formatul de fișier original - îl puteți edita, vizualiza și modifica cu ușurință fără a fi nevoie de decompresie.
• Comprimați fișierele StarOffice și OpenOffice dacă sunt salvate în format Microsoft.
• Ediția compactă rulează direct de pe un CD sau un stick USB - nu necesită instalare.
• Funcția de căutare încorporată găsește toate fișierele de pe computerul optimizat.
• Fișierele „Drag & Drop” direct în FILEminimizer pentru a optimiza mai multe fișiere simultan (procesare în serie).
• Suplimente pentru PowerPoint, Word, Excel și Windows Explorer.
• Ambalare: puteți trimite atașamente optimizate prin e-mail cu un clic pe un buton.
• Add-in Outlook: comprimați automat atașamentele PowerPoint, Word și Excel înainte de a le trimite.
• Compatibilitate deplină cu Windows Vista.

Utilitarul FILEminizer funcționează cel mai bine pe fișierele de birou care conțin imagini, imagini, fotografii și obiecte de tabel încorporate excelează, excelează diagrame, documente Cuvânt, viziune diagrame, desene CAB etc. Pentru a asigura reducerea maximă a dimensiunii fișierului, FILEminimizer pot transforma aceste obiecte încorporate în imagini simple (obiecte netede), reduc semnificativ dimensiunea obiectelor, deși unor utilizatori care trebuie să se ocupe direct de obiecte nu li se recomandă ca obiectele să aibă anti-aliasing. Pentru documentele de birou pentru tot textul, procentul de reducere a dimensiunii fișierului este ignorat sau nu va exista nicio reducere a dimensiunii fișierului, așa cum se arată în figura de mai jos.

Unul dintre principalele utilitare de compresie FILEminimizer sunt imagini, fotografii, grafice și imagini din documentele de birou. ÎN FILEminimizer, utilizatorii pot alege diferite opțiuni dintre standard - standard puternic și raport de compresie scăzut sau își pot defini propria compresie la rezoluții personalizate de imagine, pot salva sau modifica raportul de compresie JPEG (.jpg) (calitate) și calitatea pentru formatele DOC și XLSX.

Utilitarul FILEminimizer plătit și costă 34,95 EUR per licență. 12 programe de optimizare gratuite (este necesară înregistrarea) și 5 teste gratuite Optimizator FILEminimizer,. Pentru utilizatorii care încă nu au verificat performanța FILEminimizerși nu vor să instaleze nimic pe computer, există un executabil FILEminimizer Compact Edition (Standalone) care nu are un add-on pentru Microsoft Officeși poate fi rulat direct de pe o unitate flash sau CD.

Pachetul de instalare Microsoft Office 2007 poate fi descărcat de pe internet.

După ce am primit astăzi de la o persoană ale cărei abilități nu am nicio îndoială și care nu este străină de computere și de internet, o scrisoare cu un atașament de trei documente scanate cu o greutate totală de 38 de megaocteți,

Am decis să-i spun pas cu pas cum să reduc fișierele rezultate în urma scanării.
Și apoi m-am gândit că, cu siguranță, va fi interesant și util altcuiva.

Și un link către această pagină poate fi oferit în continuare persoanelor - fără explicații suplimentare - care primesc de la ei scrisori de mai mulți megaocteți.
Ca aceasta:
„Da, apropo, am dat peste o pagină pe net aici, cred că te va interesa: "

Asa de. Să începem...
Avertizare: Cred că majoritatea cititorilor mei nu vor fi interesați de această intrare și nu vor oferi informații noi.
Nu spune ca nu te-am avertizat ;-)

0. Ar trebui să începi cu că multe programe de gestionare a scanerelor vă permit să ajustați calitatea și dimensiunea fișierului de ieșire, precum și formatul acestuia.
În 99,99% din cazuri, formatul JPG vă va fi suficient, dimensiunea 1200 * 1600, DPI = 300, în alte cazuri: 2400 * 3200, corespunzătoare dimensiunii foii A4
Însă, dacă nu a fost posibil să o configuram în scaner, atunci ghidul de mai jos este cel care ne va ajuta să rezolvăm totul.

1. Deci, avem un fișier scanat dintr-o pagină A4.
Am setat formatul TIFF (fie scanerul nostru, nu atât de nou, refuză să salveze fișiere în alte formate, fie ne resetează setările de fiecare dată, fie funcționează rapid, salvându-l doar în TIFF) - am întâlnit toate aceste cazuri și toți sunt învingători.
Fișierul rezultat are o greutate teribilă de 26 de megaocteți.

2. Deschideți-l în IrfanView.
Recomand acest program pentru că îl folosesc pentru a vizualiza imagini de peste 12 ani. Este gratuit pentru uz non-comercial și acceptă multe plugin-uri la îndemână. Cel mai bine este să îl descărcați de pe site-ul oficial.

4. și alegeți formatul - JPG

5. Setați calitatea fișierului 85% - în majoritatea cazurilor, acest lucru este mai mult decât suficient, iar această cifră are un efect foarte puternic asupra dimensiunii finale a fișierului

7. Ne putem opri aici, dar dacă fișierul pe care îl trimitem va fi vizualizat doar pe monitor fără a fi imprimat, sau tipărit fără a fi nevoie să menținem calitatea înaltă, putem reduce și mai mult fișierul. Va dura un minut.

Apăsăm comanda rapidă de la tastatură Ctrl + R sau selectăm „redimensionează imaginea” din meniu:

și reduceți dimensiunea imaginii:

După aceea, „greutatea” fișierului a devenit destul de mică, în comparație cu cea inițială, mai mică de 1 megaoctet

Te poți opri în sfârșit la asta.

Voi adăuga că, în funcție de obiective, dimensiunea și greutatea fișierului pot fi modificate într-un interval foarte semnificativ.
Experiment!