В данном уроке мы разберем три очень полезных инструмента Microsoft Excel: печать заголовков, работа с колонтитулами и вставка разрывов страниц. Все эти инструменты обязательно пригодятся Вам при подготовке документа Excel к печати или экспорту в формат PDF.
Если в Вашей таблице имеются заголовки, особенно когда таблица достаточно большая, очень важно, чтобы при печати эти заголовки выводились на каждой странице. Читать распечатанную книгу Excel будет очень неудобно, если заголовки окажутся только на первой странице. Команда Печатать заголовки позволяет выбирать определенные строки или столбцы и печатать их на каждом листе.
Если Вы хотите распечатать определенные фрагменты рабочей книги на отдельных листах, необходимо вставить разрывы страниц. В Excel существует два типа разрывов страниц: вертикальные и горизонтальные. Вертикальные разрывы разделяют по столбцам, а горизонтальные по строкам. В нашем примере мы вставим горизонтальный разрыв страницы.
При просмотре книги в Обычном режиме , вставленные разрывы представлены сплошной серой линией, в то время как автоматические разрывы отмечены пунктирной линией.
Вы можете сделать книгу более интересной и профессиональной, вставив в нее верхние и нижние колонтитулы. Верхний колонтитул располагается в верхней части страницы, а нижний колонтитул внизу страницы. Колонтитулы содержат такую информацию, как номер страницы, дата, название книги или названия разделов.
В Excel используются те же инструменты по работе с колонтитулами, что и в Microsoft Word. Изучите руководство по работе с колонтитулами и номерами страниц в Word 2013, чтобы получить дополнительную информацию.
Один из способов настроить разрывы страниц для печати заключается в том, чтобы просто разрешить им быть там, где они есть. Это может быть приемлемым в большинстве случаев, но иногда нужно управлять разрывами страниц. В этом приеме описывается, как это делать.
Как правило, Excel обрабатывает разрывы страниц автоматически. Когда вы печатаете или предварительно просматриваете лист, Excel отображает пунктирные линии, которые указывают, где происходят разрывы страниц. Однако иногда нужно закрепить разрывы страниц - вертикально или горизонтально - так, чтобы лист печатался таким образом, как вам нужно. Например, если лист состоит из нескольких отдельных разделов, вы можете печатать каждый из них на отдельном листе бумаги.
Принудительный разрыв страницы в нужном вам месте
Чтобы вставить горизонтальную линию разрыва страницы, переместите указатель ячейки в ячейку, которая начнет новую страницу, и убедитесь, что он установлен в столбце А. Если этого не сделать, вы вставите вертикальный и горизонтальный разрывы страниц. Например, если вы хотите, чтобы строка 14 была первой строкой новой страницы, выберите ячейку А14. Затем выберите . Excel отобразит пунктирную линию, указывающую разрыв страницы. Выполнить все перечисленные действия совсем несложно.
Чтобы вставить вертикальную линию разрыва страницы, переместите указатель ячейки в ячейку, которая начнет новую страницу, но в этом случае убедитесь, что поместили его в строку 1. Выберите Разметка страницы Параметры страницы Разрывы Вставить разрыв страницы , чтобы создать разрыв страницы.
Удаление добавленных разрывов страниц
Чтобы удалить разрыв страницы, переместите указатель ячейки в первую строку под ручным разрывом страницы (или в первый столбец справа), а затем выберите Разметка страницы Параметры страницы Разрывы Удалить разрыв страницы (эта команда дает результат, только если вы размещаете указатель ячейки смежно с ручным разрывом страницы).
Чтобы удалить все разрывы страниц на листе, выберите команду Разметка страницы Параметры страницы Разрывы Сброс разрывов страниц . После ее выполнения останутся только «естественные» разрывы страниц.
Excel автоматически разбивает большую таблицу на страницы в соответствии со значением текущих параметров страницы. Автоматическая разбивка не всегда дает желаемый результат. Например, отпечатанный прайс-лист будет выглядеть намного привлекательней, если список каждой новой группы товаров будет начинаться на новой странице.
Для того чтобы строка таблицы была напечатана в начале страницы (независимо от того, насколько заполнена предыдущая страница), перед этой строкой нужно вставить разрыв страницы. Для этого надо выделить строку, начиная с которой печать должна быть продолжена с новой страницы, раскрыть вкладку Разметка страницы -> Параметры страницы и в списке Разрывы выбрать команду Вставить разрыв страницы.
Иногда возникает необходимость удалить вставленный вручную разрыв страницы. Для того чтобы это сделать, нужно раскрыть вкладку Разметка страницы -> Параметры страницы и в списке Разрывы выбрать команду Удалить разрыв страницы.
Команда Сброс разрывов страниц используется для удаления все разрывов в документе.
Помимо горизонтального разрыва в таблицу можно вставить вертикальный разрыв. Для того чтобы вставить в таблицу вертикальный разрыв, нужно выделить столбец, перед которым надо вставить разрыв, и из меню Вставка выбрать команду Разрыв страницы.
Кроме фильтров есть и другие способы уменьшить печатаемую область. Непосредственно перед печатью листа можно настроить режим печати заголовков столбцов, скрыть ненужные строки и столбцы, задать диапазон печатаемых ячеек и указать способ разбиения листа Excel на страницы.
При печати больших листов Excel сама разбивает их на страницы. Однако такое автоматическое деление может вам не подойти. Лист Формулы фактически содержит две отдельные таблицы, которые при печати располагаются на одной странице. Давайте вставим линию разделения страниц, чтобы эти таблицы печатались на двух отдельных листах бумаги.
1.Выберите команду Вид > Разметка страницы . Excel переключится в другой режим просмотра, в котором синие линии показывают границы страниц.
2. Чтобы иметь возможность ручной настройки страниц, следует отключить режим автоматического масштабирования таблицы. Для этого выберите команду Файл > Параметры страницы и на вкладке Страница открывшегося окна диалога выберите положение переключателя Установить . Затем щелкните на кнопке ОК .
3. Щелкните на ячейке D7.
4. Выберите команду Вставка > Разрыв страницы . На листе появятся две новые линии деления на страницы. Одна слева от выделенной ячейки, а вторая - сверху. Теперь лист будет печататься на четырех страницах.
Рис. 12.11. Режим разметки страницы
5. Чтобы просмотреть полученный вариант деления на страницы, щелкните на кнопке Предварительный просмотр панели инструментов Стандартная . Затем для перехода по страницам пользуйтесь клавишами Page Up и Page Down.
6. Щелчком на кнопке Закрыть вернитесь в режим разметки страницы.
В наши планы не входило деление на четыре страницы. Вертикальная синяя линия лишняя, ее нужно убрать.
7. Поместите указатель на границу столбцов С и D, чтобы его значок превратился в двунаправленную стрелку.
8. Нажмите кнопку мыши и перетащите линию раздела страниц влево за пределы листа. Подобным перетаскиванием границ можно не только убирать линии раздела, но и перемещать их по листу Excel, изменяя конфигурацию страниц.
Теперь лист разделен на две страницы по горизонтали, как показано на рис. 12.11. Чтобы оценить полученный вариант разбиения листа, снова воспользуйтесь режимом предварительного просмотра.
Примечание Чтобы убрать все установленные разрывы страниц, щелкните в пределах листа правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сброс разрывов страниц .
9. С помощью команды Вид > Обычный вернитесь в обычный режим.
Обратите внимание, что теперь в листе появились пунктирные линии между парами строк 6-7 и 14-15. Эти линии соответствуют настроенным границам страниц.
