Aby podejmować słuszne i skuteczne decyzje w działalności produkcyjnej, w zarządzaniu gospodarczym i w polityce, współczesny specjalista musi umieć odbierać, gromadzić, przechowywać i przetwarzać dane za pomocą komputerów i komunikacji, prezentując wynik w postaci dokumentów wizualnych. We współczesnym społeczeństwie technologie informacyjne rozwijają się bardzo szybko, przenikają do wszystkich sfer ludzkiej działalności.
W różnych obszarach gospodarki często konieczna jest praca z danymi pochodzącymi z różnych źródeł, z których każde wiąże się z określonym rodzajem działalności. Aby skoordynować wszystkie te dane, wymagana jest pewna wiedza i umiejętności organizacyjne.
Produkt firmy Microsoft — Access łączy informacje z różnych źródeł w jednej relacyjnej bazie danych. Tworzy formularze, zapytania i raporty, które pozwalają szybko i wydajnie aktualizować dane, uzyskiwać odpowiedzi na pytania, wyszukiwać odpowiednie dane, analizować dane, drukować raporty, wykresy i etykiety adresowe.
Celem tego kursu jest teoretyczna analiza projektu i stworzenie w praktyce bazy danych w produkcie Microsoft do zarządzania bazami danych "Microsoft Access".
System Access to zestaw narzędzi użytkownika końcowego do zarządzania bazami danych. Obejmuje projektantów tabel, formularzy, zapytań i raportów. System ten można również uznać za środowisko programistyczne aplikacji. Używając makr lub modułów do automatyzacji zadań, możesz tworzyć aplikacje zorientowane na użytkownika tak potężne, jak aplikacje napisane bezpośrednio w językach programowania. Będą jednak zawierać przyciski, menu i okna dialogowe. Programując w VBA, możesz tworzyć programy tak potężne, jak sam Access.
Twórz aplikacje bez programowania przy użyciu makr programu Access. Użytkownicy arkuszy kalkulacyjnych i baz danych powinni znać wiele kluczowych pojęć używanych w programie Access. Zanim zaczniesz pracować z jakimkolwiek oprogramowaniem, ważne jest, aby zrozumieć jego możliwości i rodzaje zadań, do których jest przeznaczony. Microsoft Access (zwany dalej po prostu Access) to produkt wielopłaszczyznowy, którego wykorzystanie ogranicza jedynie wyobraźnia użytkownika.
Access w pełni implementuje zarządzanie relacyjnymi bazami danych. System utrzymuje klucze podstawowe i obce oraz wymusza integralność danych na poziomie jądra (co zapobiega niezgodnym aktualizacjom lub usuwaniu danych). Ponadto tabele w programie Access są wyposażone w narzędzia do sprawdzania poprawności danych, które zapobiegają błędnym wprowadzaniu danych, niezależnie od sposobu ich wykonania, a każde pole tabeli ma swój własny format i standardowe opisy, co znacznie ułatwia wprowadzanie danych. Program Access obsługuje wszystkie wymagane typy pól, w tym pola tekstowe, liczbowe, licznikowe, walutowe, daty/godziny, notatki, wartości logiczne, hiperłącza i obiekty OLE. Jeśli podczas specjalnego przetwarzania w polach nie pojawią się żadne wartości, system zapewnia pełną obsługę wartości null.
Podstawowe pojęcia baz danych MS Access
1.1 Krótki opis MSDostęp
Microsoft Access to desktopowy DBMS (system zarządzania bazą danych) typu relacyjnego. Zaletą programu Access jest to, że posiada bardzo prosty interfejs graficzny, który pozwala nie tylko tworzyć własną bazę danych, ale także tworzyć aplikacje przy użyciu wbudowanych narzędzi.
W przeciwieństwie do innych systemów DBMS dla komputerów stacjonarnych, Access przechowuje wszystkie dane w jednym pliku, chociaż rozdziela je na różne tabele, tak jak powinno być w relacyjnym DBMS. Dane te obejmują nie tylko informacje w tabelach, ale także inne obiekty bazy danych, które zostaną opisane poniżej.
Aby wykonać prawie wszystkie podstawowe operacje, Access oferuje dużą liczbę kreatorów (Wizardów), które wykonują główną pracę za użytkownika podczas pracy z danymi i tworzenia aplikacji, pomagają uniknąć rutynowych czynności i ułatwiają pracę niedoświadczonemu użytkownikowi w programowaniu.
Cechy MS Access różniące się od idei „idealnego” relacyjnego DBMS.
Tworzenie bazy danych Access dla wielu użytkowników i uzyskanie jednoczesnego dostępu kilku użytkowników do wspólnej bazy danych jest możliwe w lokalnej sieci peer-to-peer lub w sieci z serwerem plików. Sieć zapewnia obsługę sprzętową i programową wymiany danych między komputerami. Access monitoruje zróżnicowanie dostępu różnych użytkowników do bazy danych i zapewnia ochronę danych. Pracując w tym samym czasie. Ponieważ Access nie jest klientem DBMS po stronie serwera, jego możliwości obsługi wielu użytkowników są nieco ograniczone. Zwykle, aby uzyskać dostęp do danych w sieci z kilku stacji roboczych, plik bazy danych Access (z rozszerzeniem *.mdb) jest przesyłany na serwer plików. Jednocześnie przetwarzanie danych odbywa się głównie na kliencie - tam, gdzie aplikacja jest uruchomiona, ze względu na zasady porządkowania plików DBMS. Ten czynnik ogranicza wykorzystanie Access do zapewnienia pracy wielu użytkownikom (ponad 15-20) i przy dużej ilości danych w tabelach, ponieważ obciążenie sieci wzrasta wielokrotnie.
W zakresie zachowania integralności danych Access odpowiada tylko na modele baz danych o małej i średniej złożoności. Brakuje w nim takich narzędzi jak wyzwalacze i procedury składowane, co zmusza programistów do przypisania obsługi logiki biznesowej bazy danych do programu klienckiego.
W zakresie bezpieczeństwa informacji i kontroli dostępu Access nie dysponuje niezawodnymi standardowymi narzędziami. Standardowe metody zabezpieczeń obejmują zabezpieczenie hasłem bazy danych i zabezpieczenie hasłem użytkownika. Usunięcie takiej ochrony nie jest trudne dla specjalisty.
Jednak z dobrze znanymi niedociągnięciami MSAccess ma wiele zalet w porównaniu z systemami tej klasy.
Przede wszystkim można zauważyć przewagę, która wynika z faktu, że Access jest produktem firmy Microsoft, z którego oprogramowania i systemów operacyjnych korzysta większość użytkowników komputerów osobistych. MSAccess jest w pełni kompatybilny z systemem operacyjnym Windows, stale aktualizowanym przez producenta i obsługuje wiele języków.
Ogólnie rzecz biorąc, MSAccess zapewnia dużą liczbę funkcji przy stosunkowo niskich kosztach. Należy również zwrócić uwagę na koncentrację na użytkowniku o różnym doświadczeniu zawodowym, co wyraża się w obecności dużej liczby narzędzi pomocniczych (Masters, jak już wspomniano), rozwiniętego systemu pomocy i przejrzystego interfejsu. Narzędzia te ułatwiają projektowanie, tworzenie bazy danych i pobieranie z niej danych.
MSAccess zapewnia użytkownikom nieprogramującym szereg narzędzi konwersacyjnych, które pozwalają im tworzyć aplikacje bez konieczności pisania zapytań w SQL lub makr programowych lub modułów w VBA.
Access oferuje szeroki zakres możliwości importu/eksportu danych w różnych formatach, od arkuszy kalkulacyjnych Excel i plików tekstowych, po prawie każdy serwer DBMS poprzez mechanizm ODBC.
Kolejną ważną zaletą MSAccess są zaawansowane wbudowane narzędzia do tworzenia aplikacji. Większość aplikacji dystrybuowanych do użytkowników zawiera pewną ilość kodu VBA (Visual Basic for Applications). Ponieważ VBA jest jedynym narzędziem do wykonywania wielu standardowych zadań w programie Access (praca ze zmiennymi, budowanie poleceń SQL w trakcie działania programu, obsługa błędów, korzystanie z Windows API itp.), jego wiedza i wiedza jest niezbędna do tworzenia mniej więcej złożone aplikacje, model obiektowy MSAccess.
Jednym z narzędzi programistycznych w programie Access jest język makr. Programy tworzone w tym języku nazywane są makrami i ułatwiają łączenie poszczególnych akcji realizowanych za pomocą formularzy, zapytań, raportów. Makra są sterowane zdarzeniami, które są wyzwalane przez działania użytkownika podczas interakcji z danymi za pośrednictwem formularzy lub zdarzeń systemowych.
Okazuje się, że Access, mając wszystkie cechy DBMS, zapewnia również dodatkowe funkcje. To nie tylko elastyczny i łatwy w obsłudze DBMS, ale także system do tworzenia aplikacji współpracujących z bazami danych.
1.2 Bazy danych i systemy zarządzania bazami danych
Baza danych to zorganizowana struktura do przechowywania informacji. Nowoczesne bazy danych przechowują nie tylko dane, ale także informacje.
To stwierdzenie jest łatwe do wyjaśnienia, jeśli weźmiemy pod uwagę np. bazę danych biblioteki. Zawiera wszystkie niezbędne informacje o autorach, książkach, czytelnikach itp. Dostęp do tej bazy mają zarówno pracownicy biblioteki, jak i czytelnicy, którzy potrzebują znaleźć publikację. Ale wśród nich prawie nie ma osoby, która ma pełny dostęp do całej bazy danych, a jednocześnie jest w stanie samodzielnie dokonać w niej dowolnych zmian. Oprócz danych baza zawiera metody i narzędzia, które pozwalają każdemu z pracowników operować tylko danymi, które są w jego kompetencjach. W wyniku interakcji danych zawartych w bazie z metodami dostępnymi dla konkretnych pracowników powstają informacje, które konsumują i na podstawie których wprowadzają i edytują dane w zakresie własnych kompetencji.
Microsoft Access to system zarządzania relacyjnymi bazami danych używany do tworzenia w pełni wdrożonych aplikacji klient-serwer przy użyciu pakietu DB-klient. Prosta i logiczna powłoka graficzna pozwala generować klucze główne i drugorzędne, indeksy, relacje między obiektami bazy danych, a także normalizować relacje między dyskretnymi tabelami, które tworzą strukturę bazy danych do wymaganej normalnej postaci. Aplikacja Access zapewnia technologiczne środki do wymiany danych między innymi źródłami OLEDB i ODBC, w tym arkuszami kalkulacyjnymi Excel; pliki tekstowe przechowywane w formacie CSV; Obiekty XML, a także magazyny SharePoint, kontenery PDF lub XPS oraz foldery Outlook.
Rozszerzona funkcjonalność Access DBMS
Wraz z innymi wdrożonymi rozwiązaniami do interakcji z obiektami bazy danych program Access zapewnia deweloperom następujący zestaw funkcji i opcji technicznych:
- bogactwo formatów prezentacji i przechowywania danych w tabelach. Wśród głównych dostępnych kategorii znajdują się: tekst, numeracja, waluta, wartość logiczna, hiperłącza, data i godzina, struktura logiczna i szereg innych specyfikacji pomocniczych.
- szybkie przełączanie między trybem tabeli a projektantem, pozwalające na stworzenie struktury tabeli i określenie formatów jej poszczególnych komórek
- tworzenie makr danych w celu zautomatyzowania najczęstszych operacji i sekwencji działań mających zastosowanie podczas tworzenia zawartości bazy danych. Wszystkie makra można tworzyć zarówno na podstawie kliknięć myszką we wbudowanym edytorze makr, jak i zawierać elementy wykorzystujące język Visual Basic. Podobnie jak w innych aplikacjach Microsoft Office, makra Access można wywoływać, naciskając kombinację klawiszy skrótu określoną w ustawieniach
- kompaktowanie bazy danych, a następnie przywracanie jej zawartości z kopii zapasowej. Archiwum bazy danych może być przechowywane na bezpiecznym serwerze zdalnym, w chmurze lub na dysku lokalnym
- zintegrowany projektant raportów do wyświetlania danych z bazy danych na papierowych formularzach i papierach firmowych. Wszystkie raporty można konfigurować i drążyć w celu uzyskania dokładnego doboru informacji z bazy danych. Również w interfejsie Access możliwe jest generowanie struktury raportu z podziałem na sekcje i bloki, zarówno ręcznie, jak i za pomocą specjalnego kreatora. Ponadto sortowanie i filtrowanie wyświetlanych informacji prezentowane jest zarówno na etapie generowania raportu, jak i później, gdy ostateczna forma raportu jest już przemyślana i sfinalizowana.
- asystent informacji zagnieżdżonych, który dostarcza szczegółowych informacji o wyszukiwanej opcji, kategorii menu głównego, module lub ikonie dostępu. Asystent informacji jest ściśle zintegrowany z powłoką aplikacji, a w najnowszych wersjach DBMS wykorzystuje osiągnięcia w dziedzinie sztucznej inteligencji i asystenta głosowego Cortana.
Z naszego zasobu możesz pobrać pełną zrusyfikowaną edycję programu Access dla dowolnej generacji systemu Windows. Każda wersja narzędzia dostępna do pobrania zawiera wymagania systemowe odpowiadające modelowi używanego komputera. Jeśli Twoje urządzenie ma długi okres przedawnienia, warto zatrzymać się na wcześniejszym wydaniu produktu.
MOSKWA PAŃSTWOWA UNIWERSYTET INSTRUMENTALNO-INFORMACYJNY
KURS PRACA
według dissIplinia:
„SYSTEMY INFORMACYJNE W GOSPODARCE”
Na temat: “ MicrosoftDostęp”
wykonałem pracę
Wieczorowy student
3 kursy specjalności 080105
Grupa EF4-0515v
Żabina I.A.
Sprawdzone prace:
Shevereva E.A.
Moskwa 2008
Wprowadzenie 3
1. Opis bazy Microsoft Access 4
2. Praca z tabelami 10
3. Przeanalizuj zawartość tabeli, aby utworzyć linki 13
4. Tworzenie i drukowanie raportów 14
5. Wybór i sortowanie rekordów za pomocą zapytań 17
6. Makra 20
Wniosek 22
Lista wykorzystanych źródeł 23
Wstęp
Program ACCESS jest zawarty w pakiecie najpopularniejszego pakietu oprogramowania biurowego Microsoft. Ten program jest na swój sposób uniwersalny. Jednocześnie program jest łatwy w obsłudze i dostępny dla przeciętnego użytkownika. A za to wszystko odpowiada interfejs. W trakcie ulepszania tego programu wprowadzono unikalne funkcje. Dane mogą być prezentowane w postaci tabel lub wykresów. A jeśli weźmiemy pod uwagę, że z tego programu może korzystać każdy użytkownik (od początkującego do profesjonalnego programisty), to bez wątpienia można argumentować, że ACCESS firmy Microsoft jest najlepszym narzędziem do rozwiązywania problemów o dowolnej złożoności.
System zarządzania bazą danych Microsoft Access to jedna z najpopularniejszych aplikacji w rodzinie desktopowych DBMS. Wszystkie wersje programu Access mają w swoim arsenale narzędzia, które znacznie upraszczają wprowadzanie i przetwarzanie danych, wyszukiwanie danych oraz dostarczanie informacji w postaci tabel, wykresów i raportów. Począwszy od programu Access 2000, istnieją również strony sieci Web umożliwiające dostęp do danych, które użytkownik może wyświetlać za pomocą programu Internet Explorer. Ponadto program Access umożliwia korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych i tabel z innych baz danych na komputerach i serwerach do przechowywania informacji potrzebnych aplikacji. Dołączając tabele zewnętrzne, użytkownik programu Access będzie pracował z bazami danych w tych tabelach tak, jakby były tabelami programu Access. Jednocześnie inni użytkownicy mogą kontynuować pracę z tymi danymi w środowisku, w którym zostały utworzone.
Opis bazy danych Microsoft Access
Baza danych programu Access to plik z rozszerzeniem mdb. Plik ten może zawierać nie tylko wszystkie tabele, ale także inne obiekty aplikacji Access - zapytania, formularze, raporty, strony dostępu do danych, makra i moduły.
Jednym z głównych zadań tworzenia i użytkowania baz danych jest dostarczenie użytkownikom niezbędnych informacji na podstawie istniejących danych. W programie Access do tego celu służą formularze i raporty.
Po uruchomieniu programu Access pojawia się główne okno programu Microsoft Access.
Aby otworzyć istniejącą bazę danych, możesz użyć jednej z trzech metod. Wybierz żądany plik z menu Plik z listy poprzednio otwartych plików.
Jeśli nie ma takiej listy w menu Plik, należy użyć polecenia Narzędzia, Opcje, aby otworzyć okno dialogowe Opcje, otworzyć kartę Ogólne i zaznaczyć pole Zapamiętaj listę plików (Lista ostatnio używanych plików). Wybierz plik z listy w obszarze zadań, który znajduje się po prawej stronie okna aplikacji. Wybierz polecenie Otwórz (Otwórz) z menu Plik (Plik), a następnie wybierz żądany plik w oknie dialogowym Otwórz plik bazy danych (Otwórz).
W tym drugim przypadku okno dialogowe zazwyczaj wyświetla domyślnie zawartość folderu Moje dokumenty lub Osobiste (w zależności od systemu operacyjnego zainstalowanego na komputerze). Po znalezieniu wymaganej bazy danych na liście należy wybrać plik i kliknąć przycisk Otwórz lub dwukrotnie kliknąć element listy. Wybrane okno bazy danych pojawia się w głównym oknie programu Microsoft Access.
W nowej wersji programu Access możesz otwierać pliki bazy danych utworzone w programie Access 2000 i pracować z nimi w taki sam sposób, jak wcześniej.
Pliki można wybierać nie tylko z listy, która pojawia się w oknie dialogowym Otwórz dla pliku bazy danych (Otwórz) po jego otwarciu. Możesz wybrać żądany folder z listy rozwijanej Szukaj w lub użyć skrótów znajdujących się na tzw. pasku adresu po lewej stronie. Po wybraniu skrótu Historia (Historia) pojawi się lista skrótów do ostatnio otwieranych plików i folderów. Po wybraniu skrótu na pulpicie w oknie dialogowym zostanie wyświetlona lista zawierająca skróty do folderów i pliki znajdujące się obecnie na pulpicie systemu Windows. Typ pliku wybiera się z listy rozwijanej Typ pliku na dole okna. W folderze Ulubione możesz wyświetlić skróty do tych folderów i plików, które są najczęściej używane. Wiele programów umożliwia dodawanie skrótów do folderu Ulubione, w tym można to zrobić bezpośrednio w oknie Otwórz plik bazy danych. Aby to zrobić, wybierz żądany plik z listy, kliknij przycisk Narzędzia na pasku narzędzi u góry okna i wybierz z listy polecenie Dodaj do ulubionych.
Możesz otworzyć plik bazy danych znajdujący się na dysku sieciowym. Aby zmapować dysk sieciowy, musisz wykonać polecenie Map Network Drive z listy poleceń na przycisku Narzędzia.
Jeśli nie można znaleźć wymaganego pliku bazy danych, można go wyszukać, określając kryteria wyszukiwania w specjalnym oknie dialogowym, które pojawia się po kliknięciu przycisku Narzędzia i wybraniu polecenia Wyszukaj z listy.
Specjalne okno w programie Access to okno bazy danych, które umożliwia dostęp do wszystkich obiektów bazy danych i wybór trybu pracy z obiektem. W lewej części okna znajduje się panel obiektów, który zawiera skróty do każdego z obiektów programu Access: Tabele (Tabele), Zapytania (Zapytania), Formularze (Formularze), Raporty (Raporty), Strony (Strony), Makra (Makra). ), moduły (moduły ).
Klikając na skrót myszą, otworzysz listę odpowiednich obiektów w prawej części okna. Lista obiektów może być reprezentowana na cztery różne sposoby (wspólne dla folderów w systemie operacyjnym Windows): - jako małe ikony;
W postaci dużych ikon;
w formie listy;
W formie stołu.
Przełączanie między tymi trybami wyświetlania odbywa się za pomocą czterech prawych przycisków na pasku narzędzi wzdłuż górnej krawędzi okna.
Gdy obiekty są reprezentowane jako ikony, ikony te można przeciągać myszą i umieszczać w oknie bazy danych w dowolny dogodny sposób. Jeśli chcesz ułożyć ikony tak, aby znajdowały się obok siebie, musisz kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolny wolny obszar okna bazy danych. Wybierz Ikony wyrównania z menu kontekstowego.
Widok listy listy obiektów nie pozwala na dowolne umieszczanie ikon w oknie bazy danych, ale można je „przeciągnąć” poza okno bazy danych (jest to jeden ze sposobów aktywacji obiektu, np. otwarcie tabeli). Widok tabeli pozwala zobaczyć dla każdego obiektu nie tylko jego nazwę, ale także opis (kolumna Opis), datę i czas ostatniej modyfikacji (kolumna Modified date), datę i czas utworzenia (kolumna Created). jako typ obiektu. Używając dowolnego rodzaju reprezentacji obiektów w oknie bazy danych, można je sortować według nazwy, typu, daty utworzenia i daty modyfikacji. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny wolny obszar okna bazy danych. Z menu kontekstowego wybierz polecenie Rozmieść ikony. Z rozwijanego menu wybierz sposób zamawiania: według nazwy (By Name), według typu (By Type), według daty utworzenia (By Created), według daty modyfikacji (By Modified).
Aby obiekty w oknie bazy danych zostały uporządkowane automatycznie, musisz:
kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny wolny obszar okna bazy danych. Z menu kontekstowego wybierz polecenie Rozmieść ikony. Z menu rozwijanego wybierz polecenie automatycznie (Automatyczne rozmieszczenie). Przed poleceniem pojawi się znacznik wyboru, aby wskazać, że automatyczne rozmieszczanie jest włączone.
Aby anulować automatyczne porządkowanie, wybierz ponownie polecenie Rozmieść automatycznie z menu Rozmieść ikony. Etykieta polecenia zostanie usunięta, a tryb automatycznego rozmieszczenia zostanie wyłączony.
Z każdym obiektem bazy danych można pracować w dwóch trybach. Nazwijmy pierwszy tryb trybem wykonania (warunkowo, ponieważ różni się on nieco dla różnych typów obiektów):
dla tabel, zapytań, formularzy i stron dostępu do danych tryb ten oznacza otwarcie odpowiedniego obiektu i jest wywoływany odpowiednio trybem Tabele (dla tabel i zapytań), trybem Formularzy, trybem Strony;
w przypadku raportu jest to tryb podglądu;
dla makra jest to tak naprawdę tryb wykonywania;
ten tryb jest wyłączony dla modułu.
Drugim trybem jest tryb projektowania. Ten tryb dotyczy wszystkich typów obiektów i służy do tworzenia i modyfikowania obiektów.
Żądany tryb można wybrać za pomocą przycisków po lewej stronie paska narzędzi okna bazy danych, poleceń menu Widok lub przycisków na pasku narzędzi programu Access.
Na pasku narzędzi okna Baza danych po lewej stronie znajdują się trzy główne przyciski: pierwszy przycisk ma zmienną nazwę w zależności od wybranego obiektu. Jeśli wybrano tabelę, zapytanie, formularz, stronę lub grupę Ulubione, przycisk zmieni się na Otwórz. Jeśli wybrano raport - Podgląd, jeśli makro lub moduł - Uruchom. Ikona obok nazwy zmieni się odpowiednio. Nazwa tego przycisku w każdej opcji wyraźnie odzwierciedla cel. Drugi przycisk Projekt (Projekt) jest stały dla wszystkich obiektów i służy do edycji wcześniej utworzonego obiektu. Trzeci przycisk Utwórz (Nowy) ma stałą nazwę, ale znajdujące się na nim ikony zmieniają się w zależności od typu obiektu.
Do tworzenia nowych obiektów możesz także użyć specjalnych skrótów zawartych na liście obiektów każdego typu.
Do kopiowania lub przenoszenia obiektu można używać standardowych programów do kopiowania/wklejania. Na przykład, aby skopiować tabelę do Schowka, musisz wykonać jedną z dwóch rzeczy: wybrać żądaną tabelę z listy i kliknąć przycisk Kopiuj na standardowym pasku narzędzi Bazy danych. Panel ten jest wyświetlany na ekranie, gdy aktywne jest okno bazy danych.
Aby wyświetlić właściwości obiektu, musisz wykonać jedną z następujących czynności: kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę obiektu i wybierz polecenie Właściwości z menu kontekstowego; wybierz obiekt z listy w oknie bazy danych i wybierz polecenie Widok, Właściwości z głównego menu programu Access.
Odzwierciedla następujące informacje:
Type (Type) - typ obiektu (w tym przypadku Table (Table));
Opis - opis tabeli, zdefiniowany przez użytkownika;
Utworzono - data utworzenia tabeli;
Zmodyfikowano - data ostatniej modyfikacji tabeli;
Właściciel – właściciel (twórca) stołu;
Atrybuty: Ukryty - pozwala ukryć tabelę w oknie bazy danych, Replikowany - pozwala kontrolować replikację obiektu (patrz sekcja „Replikacja bazy danych” rozdz. 15).
Użytkownik może zmienić jedynie opis tabeli i wartości jej atrybutów w oknie właściwości.
W panelu obiektów możesz także umieszczać foldery zawierające skróty do różnych obiektów bazy danych. W ten sposób możliwe jest łączenie różnych typów obiektów w grupy. Domyślnie ta część panelu obiektów zawiera jeden folder - Ulubione. Klikając na folder, możesz zobaczyć listę obiektów zawartych w tej grupie.
Aby dodać nowy folder do panelu obiektów, należy: Kliknąć prawym przyciskiem myszy panel obiektów i wybrać polecenie Nowa grupa z menu kontekstowego. W oknie dialogowym Nowa grupa wprowadź nazwę folderu, który ma zostać utworzony i kliknij OK.
Najłatwiejszy sposób dodania etykiety obiektu do grupy jest następujący. Należy rozwinąć listę obiektów tego typu, znaleźć w niej żądany obiekt i przeciągnąć go myszką do odpowiedniego folderu na panelu obiektów. Innym sposobem dodania obiektu do grupy jest otwarcie listy obiektów żądanego typu w oknie bazy danych. Kliknij prawym przyciskiem myszy żądany obiekt i wybierz polecenie Dodaj do grupy z menu kontekstowego. Wybierz żądany folder z menu rozwijanego lub utwórz nowy folder za pomocą polecenia Nowa grupa.
Podobnie jak pojedyncze obiekty bazy danych, grupy można usuwać i zmieniać ich nazwy. Etykiety w grupie można również usuwać, zmieniać nazwy, kopiować. Odbywa się to za pomocą odpowiednich poleceń menu kontekstowego, które pojawia się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy obiektu, który chcesz usunąć, zmienić nazwę lub skopiować.
Podczas pracy z dowolną aplikacją do przetwarzania danych zawsze istotne jest pytanie, jak wykorzystać dane, które zostały już zgromadzone przez inne oprogramowanie, a zatem mają inny format. Program Access 2002 rozwiązuje ten problem w standardowy sposób, importując istniejącą tabelę bazy danych, arkusz kalkulacyjny lub plik tekstowy utworzony przez aplikacje MS-DOS lub Windows do formatu MDB (Access Internal Database Format). Oczywiście program Access 2002 może również eksportować dane z tabel bazy danych w formacie MDB do dowolnego formatu, z którego można importować dane. Program Access jest jednak wyjątkowy w tym sensie, ponieważ ma inny sposób korzystania z danych przechowywanych w innych formatach. System umożliwia dołączanie tabel z baz danych w innych formatach do bazy danych Access i pracę z nimi w ich oryginalnym formacie. Po utworzeniu połączenia bazy danych z tabelą zewnętrzną możesz przeglądać załączoną tabelę, zmieniać jej zawartość, czyli pracować z nią jak z tabelą wewnętrzną w bazie danych Access. Jednak inni użytkownicy mogą korzystać z pliku tabeli w swoich aplikacjach.
Oprócz plików baz danych program Access może pracować bezpośrednio z plikami arkuszy kalkulacyjnych, plikami tekstowymi, dokumentami HTML, książkami adresowymi lub importować dane z tych plików i dokumentów XML.
Typy plików, z których dane można importować do bazy danych programu Access lub które można połączyć z bazą danych programu Access. Możesz je zobaczyć, jeśli wybierzesz menu Plik, wybierz opcję Pobierz dane zewnętrzne, Importuj, a następnie kliknij rozszerzenie pola Pliki typu w oknie dialogowym Importuj. Formaty, do których można eksportować dane z bazy danych programu Access. Możesz je zobaczyć, wybierając polecenie Eksportuj z menu Plik, a następnie klikając rozszerzenie pola Pliki typu.
2. Praca ze stołami
Tabele są głównym przedmiotem programu Access. Lista tabel tworzących bazę danych aplikacji pojawia się w oknie bazy danych po pierwszym otwarciu aplikacji. Ponadto program Access tworzy tabele systemowe, które przechowują informacje o wszystkich obiektach w aplikacji, które w razie potrzeby mogą być również wyświetlane w oknie bazy danych.
Nowa wersja programu Microsoft Access ma cztery tryby pracy z tabelami: widok arkusza danych, widok projektu, widok tabeli przestawnej i widok wykresu przestawnego.
W trybie tabeli pracujesz z danymi w tabeli: przeglądanie, edycja, dodawanie, sortowanie itp. W trybie projektowania tworzona lub modyfikowana jest struktura tabeli, czyli nazwy pól tabeli i ich typy są ustawione, pola są opisane, ich właściwości. Tryby tabeli przestawnej i wykresu przestawnego są przydatne do analizowania danych przez dynamiczną zmianę sposobu ich prezentacji. Dostępny jest również dodatkowy tryb - tryb Podgląd, który pozwala zobaczyć położenie danych na arkuszu przed wydrukowaniem tabeli. Aby szybko przełączyć się z jednego trybu do drugiego, użyj przycisku Widok na paskach narzędzi Tabela w trybie tabeli (Arkusz danych tabeli), Projekt tabeli (Projekt tabeli), Tabela przestawna (Tabela przestawna) i Wykres przestawny (Wykres przestawny). Aby przełączyć się z trybu do trybu, wystarczy nacisnąć ten przycisk.
Istnieje kilka sposobów otwierania tabeli w widoku arkusza danych:
· kliknij dwukrotnie nazwę tabeli na liście tabel w oknie bazy danych;
· wybierz tabelę na liście tabel w oknie bazy danych i kliknij przycisk Otwórz w górnej części okna bazy danych;
· Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę tabeli i wybierz polecenie Otwórz z menu kontekstowego.
Na górze tabeli znajdują się nazwy pól (komórki znajdujące się w jednej kolumnie tabeli), poniżej rekordy (wiersze tabeli), w których wprowadzane są dane. Jeden rekord jest zawsze aktualnym, a obok niego znajduje się wskaźnik do aktualnego rekordu (strzałka w polu wyboru w lewej części okna). W dolnej części okna znajdują się przyciski nawigacyjne pozwalające przesunąć wskaźnik bieżącego rekordu w tabeli (do pierwszego rekordu, do poprzedniego rekordu, do następnego rekordu, do ostatniego rekordu). Znajduje się tam również pole na numer bieżącego rekordu, przycisk do tworzenia nowego rekordu oraz wskaźnik całkowitej liczby rekordów w tabeli. Ostatni wiersz tabeli, oznaczony gwiazdką w polu wyboru, służy również do utworzenia nowego rekordu.
Poziomy pasek przewijania pól tabeli pozwala zobaczyć te pola tabeli, które nie mieszczą się w oknie tabeli. Podobnie pionowy pasek przewijania wpisów tabeli pozwala zobaczyć wpisy znajdujące się poza oknem.
Ryż. 1.1. Utwórz tabelę w widoku projektu
Rys.1.2. Telefony stołowe
3. Analiza zawartości tabel w celu stworzenia relacji
Analizator identyfikuje zduplikowane dane i pomaga skopiować je do nowej tabeli połączonej. Nie każda tabela będzie wymagała modyfikacji, ale ponowna analiza nigdy nie zaszkodzi. Ponadto użytkownicy, którzy nie są jeszcze pewni swojej wiedzy i umiejętności, mogą zaufać analizatorowi przy tworzeniu uporządkowanych tabel. Aby przeanalizować tabelę, wykonaj następujące kroki:
1. Wybierz polecenie Narzędzia>Analiza>Tabela.
2. Pierwsze okno kreatora zawiera opcje opisu problemów związanych z ewentualnym powielaniem danych. Przejrzyj podane tam przykłady i kliknij przycisk Dalej.
3. W kolejnym oknie podane są przykłady podziału przez analizator tabel. Przejrzyj przykład i kliknij przycisk Dalej.
4. Wybierz tabelę do analizy i kliknij przycisk Dalej.
5. Oczywiście chciałbym, aby mistrz wykonał lwią część pracy samodzielnie. Dlatego pozwólmy mu wybrać pola, które zostaną przeniesione do nowej tabeli poprzez zaznaczenie pola Tak, rozdzielanie pól wykonuje kreator. Kliknij przycisk Dalej.
6. W kolejnym oknie wyświetlany jest proponowany przez kreatora schemat podziału tabeli. W tej chwili tabele nie są połączone.
7. Byłoby możliwe wykonanie zadania, ale warto kontynuować zapoznawanie się z analizatorem. Baza danych ma normalną strukturę - brakuje tylko relacji między dwiema tabelami.
8. Otwórz okno Tabele i kliknij znajdujący się w nim przycisk Zmień nazwę tabeli. Wprowadź nazwę i kliknij przycisk OK.
9. Zmień nazwę okna Tabela, a następnie kliknij przycisk Dalej.
10. Teraz można ponownie ustawić klucz podstawowy. Kreator wyświetla monit o dodanie do tabeli automatycznie przypisanego pola unikalnego identyfikatora rekordu i użycie go jako klucza podstawowego. Jednak nie określasz klucza podstawowego dla tabeli, więc musisz to zrobić samodzielnie. Wybierz z listy pole Nazwa i kliknij przycisk Pole klucza. Obok pola pojawi się ikona klucza. Kliknij przycisk Dalej.
11. W ostatnim oknie kreator zaproponuje utworzenie wniosku. Musisz zaznaczyć pole wyboru Nie, nie musisz tworzyć zapytania. Możesz także odznaczyć opcję Pokaż pomoc dotyczącą pracy z nową tabelą lub zapytaniem, w przeciwnym razie będziesz musiał zamknąć inne okno. Kliknij przycisk Gotowe.
Ryż. 1.3. Formularze (master i slave)
4. Twórz i drukuj raporty
Jednym z głównych zadań tworzenia i użytkowania baz danych jest dostarczenie użytkownikom niezbędnych informacji na podstawie istniejących danych. W programie Access 2002 formularze i raporty są przeznaczone do tego celu. Raporty pozwalają na wybranie z bazy danych wymaganych przez użytkownika informacji i uporządkowanie ich w formie dokumentów, które można przeglądać i drukować. Źródłem danych raportu może być tabela lub zapytanie. Oprócz danych pozyskanych z tabel, raport może wyświetlać wartości wyliczone z danych źródłowych, takich jak sumy.
Raporty i formularze programu Access mają ze sobą wiele wspólnego. Jednak w przeciwieństwie do formularzy, raporty nie służą do wprowadzania i edycji danych w tabelach. Pozwalają tylko na przeglądanie i drukowanie danych. W raporcie nie ma możliwości zmiany danych źródłowych za pomocą kontrolek, ponieważ można to zrobić za pomocą formularzy. Chociaż raporty mogą używać tych samych kontrolek do wskazywania stanu przycisków opcji, pól wyboru i pól listy.
Raport, podobnie jak formularz, można utworzyć za pomocą kreatora. Sekcje raportu są podobne do sekcji formularzy i zawierają nagłówek i notatkę raportu, obszar danych oraz nagłówek i stopkę. Notatka raportu często zawiera pola z sumami. Kontrolki można dodać do raportu za pomocą paska narzędzi Toolbox, który jest identyczny z tym używanym w trybie projektowania formularzy. Formatowanie i grupowanie kontrolek w raporcie jest podobne do formatowania i grupowania kontrolek w formularzu. Formularze mogą zawierać podformularze, a raporty mogą zawierać podraporty.
Access oferuje kilka sposobów tworzenia raportów. Najprostszym z nich jest wykorzystanie narzędzi do automatycznego generowania raportów. Raport generowany automatycznie z tabeli lub zapytania nazywany jest raportem automatycznym. Access umożliwia automatyczne generowanie raportów w dwóch formatach: kolumnowym i wstążkowym.
Aby utworzyć automatyczny raport:
· W panelu obiektów okna Baza danych kliknij zakładkę Raporty i kliknij przycisk Nowy. Pojawi się okno dialogowe Nowy raport.
· Na liście w oknie dialogowym Nowy raport wybierz jeden z elementów: AutoReport: Kolumnowy lub AutoReport: Tabelaryczny.
· Pole kombi na dole okna dialogowego Nowy raport zawiera nazwy wszystkich tabel i zapytań do bazy danych, które mogą być użyte jako źródło danych dla raportu. Kliknij lewym przyciskiem myszy na przycisk strzałki, aby otworzyć listę, a następnie podświetl żądaną pozycję na liście.
· Kliknij OK.
W rezultacie program Access automatycznie generuje raport na podstawie wybranego źródła danych przy użyciu formatu taśmy lub kolumny. Format taśmy przedstawia pola rekordów wyjściowych w jednym rzędzie. Format do kolumny układa pola rekordów wyjściowych w kolumnę. Raport automatyczny utworzony przy użyciu jednego z tych dwóch formatów będzie zawierał wszystkie pola i rekordy dostępne w wybranym źródle danych.
Aby utworzony raport mógł być używany w przyszłości, należy go zapisać. W tym celu wybierz polecenie Plik, Zapisz (Plik, Zapisz) lub kliknij przycisk Zapisz (Zapisz) na pasku narzędzi. Następnie w polu tekstowym okna dialogowego Zapisz jako, które się pojawi, wprowadź nazwę nowego raportu (na przykład: Mój raport) i kliknij OK.
Istnieje jeszcze jedna opcja zapisania raportu: za pomocą polecenia menu Plik, Zapisz jako (Plik, Zapisz jako). To polecenie wyświetla okno dialogowe Zapisz jako. Wprowadź nazwę raportu i zanim klikniesz OK, upewnij się, że Raport jest wybrany z listy rozwijanej Jako w tym oknie. Wybrany element określa, w jaki sposób zostanie zapisany nowy raport, a dokładniej jako obiekt bazy danych programu Access. Faktem jest, że w nowej wersji programu Access 2002 stało się możliwe zapisanie raportu jako kolejnego obiektu bazy danych - strony dostępu do danych. Umożliwia to inny element listy rozwijanej As — element strony dostępu do danych.
Ryż. 1.4. Przykład budowania raportu
5. Wybór i sortowanie rekordów za pomocą zapytań
Jednym z siedmiu standardowych obiektów programu Microsoft Access jest zapytanie. Zapytania służą do przeglądania, analizowania i modyfikowania danych w jednej lub kilku tabelach. Na przykład możesz użyć zapytania, aby wyświetlić dane z jednej lub wielu tabel i posortować je w określonej kolejności, wykonać obliczenia na grupie rekordów, wybrać z tabeli zgodnie z określonymi warunkami. Zapytania mogą służyć jako źródło danych dla formularzy i raportów programu Microsoft Access. Samo zapytanie nie zawiera danych, ale pozwala wybrać dane z tabel i wykonać na nich szereg operacji. W programie Microsoft Access istnieje kilka typów zapytań: zapytania do serwera, które służą do pobierania danych z serwera; automatycznie wypełniają zapytania, które automatycznie wypełniają pola dla nowego rekordu; wybierz zapytania, które pobierają dane z tabel; żądania zmian, które umożliwiają modyfikację danych w tabelach (w tym usuwanie, aktualizowanie, dodawanie rekordów); tworzenie zapytań tabelowych, które tworzą nową tabelę na podstawie danych z jednej lub wielu istniejących tabel oraz innych typów zapytań.
Zapytanie o wybór zawiera warunki wyboru danych i zwraca wybór, który spełnia określone warunki bez zmiany zwróconych danych. W programie Microsoft Access istnieje również koncepcja filtra, który z kolei jest zbiorem warunków, które pozwalają wybrać podzbiór rekordów lub je posortować. Podobieństwo między zapytaniami wybierającymi a filtrami polega na tym, że oba pobierają podzbiór rekordów z tabeli bazowej lub zapytania. Istnieją jednak między nimi różnice, które należy zrozumieć, aby dokonać właściwego wyboru, kiedy należy użyć zapytania, a kiedy użyć filtra.
Najłatwiejszym sposobem utworzenia zapytania jest skorzystanie z Kreatora zapytań. Aby utworzyć proste zapytanie za pomocą Kreatora zapytań, musisz:
· W oknie bazy danych na panelu obiektów wybierz skrót Zapytania.
· Na liście zapytań kliknij dwukrotnie Utwórz zapytanie przy użyciu skrótu kreatora lewym przyciskiem myszy lub kliknij przycisk Nowy w oknie bazy danych i w wyświetlonym oknie dialogowym Nowe zapytanie wybierz Proste zapytanie (Kreator prostych zapytań) i Kliknij OK.
· W wyświetlonym oknie Kreator tworzenia prostych zapytań, w polu kombi Tabele/Kwerendy, wybierz tabelę lub zapytanie, które będą służyć jako źródło danych dla utworzonego zapytania.
· Użyj strzałek w lewo iw prawo, aby przejść z listy Dostępne pola do listy Wybrane pola tych pól, które są wymagane w tworzonym zapytaniu. W takim przypadku kolejność pól w zapytaniu będzie odpowiadać kolejności pól na liście Wybrane pola. Jeśli chcesz uwzględnić w zapytaniu wszystkie pola, możesz użyć przycisku z dwiema strzałkami w prawo.
· Następne okno dialogowe będzie ostatnim. W nim musisz wpisać nazwę zapytania, które tworzysz w polu Podaj nazwę zapytania (Jaki tytuł chcesz zadać swojemu zapytaniu?) i wybierz dalsze działania: Otwórz zapytanie, aby wyświetlić informacje lub Zmodyfikuj wygląd zapytania ).
· Opcjonalnie możesz wybrać opcję Pokaż pomoc do pracy z zapytaniem? (Wyświetl pomoc dotyczącą pracy z zapytaniem), aby wyświetlić informacje pomocy dotyczące pracy z zapytaniami.
· Kliknij przycisk Zakończ.
Po zakończeniu pracy Kreatora prostych zapytań, w zależności od wyboru sposobu dalszej pracy z zapytaniem, otworzy się okno zapytania w trybie widoku lub okno Konstruktora zapytań, w którym można modyfikować zapytanie.
Rys.1.5. Budowanie zapytania
6 . Makra
Za pomocą makr możesz znacznie rozszerzyć funkcjonalność tworzonej aplikacji i dostosować ją do potrzeb konkretnych użytkowników.
Za pomocą makr można wykonywać prawie wszystkie akcje na obiektach programu Access, które zostały opisane w poprzednich rozdziałach.
Makro w programie Access to struktura składająca się z jednego lub większej liczby poleceń makr, które są wykonywane sekwencyjnie lub w kolejności określonej przez określone warunki. Zestaw makropoleceń w programie Access jest bardzo szeroki; za pomocą makr można zaimplementować wiele z tego, na co pozwalają procedury VBA. Każde makro ma określoną nazwę i opcjonalnie jeden lub więcej argumentów określonych przez użytkownika. Na przykład, używając makra OpenForm, jako argumenty należy podać co najmniej nazwę formularza do otwarcia i jego tryb wyświetlania.
Stosowanie makr jest uzasadnione tym, że są łatwe w tworzeniu, a do tego nie trzeba uczyć się składni języka programowania. Aby stworzyć makro, wystarczy znać podstawowe techniki pracy w Microsoft Access i Windows, takie jak przeciąganie obiektów z okna Bazy danych do specjalnego okna - Macro Design, wybieranie akcji z listy, wprowadzanie wyrażeń jako makropolecenia argumenty. Dlatego jeśli naprawdę nie chcesz uczyć się składni języka VBA lub wydaje ci się to zbyt trudne, możesz swobodnie korzystać z makr, a otrzymasz w miarę funkcjonalną aplikację.
Głównym celem makr jest stworzenie wygodnego interfejsu aplikacji: aby formularze i raporty otwierały się po kliknięciu przycisków w formularzu lub na pasku narzędzi lub po zwykłym wybraniu polecenia menu; aby podczas otwierania aplikacji użytkownik widział na ekranie nie okno Bazy Danych (Baza danych), wypełnione wieloma tabelami, zapytaniami, formularzami i raportami, ale jakiś zrozumiały formularz, za pomocą którego można od razu wykonać żądane akcje itp.
Ryż. 1.6. Konfiguracja opcji uruchamiania
Wniosek
Zasadniczo Access to tylko narzędzie. Jego użycie oczywiście ułatwia nam pracę, a co za tym idzie nasze życie. Dlatego musimy pamiętać, że baza danych powinna służyć do wykonywania ściśle określonych zadań – tylko pod tym warunkiem pomoże zwiększyć efektywność pracy, niezależnie od tego, jaki to rodzaj działalności.
Jednak możliwości bazy danych nie ograniczają się do przechowywania informacji. Profesjonalnie zaprojektowana baza danych pozwala zachować wiarygodność danych oraz zapewnić do nich sprawny, szybki i wygodny dostęp. W takiej bazie danych nie będzie miejsca na bałagan i zamieszanie.
Podstawową zasadą, na której oparte są relacyjne systemy baz danych, jest tworzenie relacji między tabelami. Relacje pomagają znaleźć dane z jednej tabeli przy użyciu innej, a integralność danych pomaga zapobiegać przypadkowym zmianom lub usunięciu danych.
Projektowanie struktury bazy danych może być poważnym wyzwaniem, którego wielu użytkowników próbuje uniknąć i ostatecznie żałuje. Tylko nieliczni, najbardziej utalentowani i uzdolnieni, pomijają ten krok i udaje się stworzyć wydajne aplikacje bazodanowe. Nawet jeśli informacje przedstawione w tym rozdziale nie wydają Ci się interesujące, nie zapominaj, że projektowanie struktury bazy danych jest bardzo ważnym zadaniem.
Lista wykorzystanych źródeł
Alexander Starshinin Microsoft Office w skrócie., St. Petersburg, 2007
Ed Bott Microsoft XP., BINOM, Moskwa, 2006
Ministerstwo Edukacji i Nauki Federacji Rosyjskiej
Federalna Państwowa Budżetowa Instytucja Oświatowa Wyższej
kształcenie zawodowe
„Państwowa Akademia Ekonomii i Prawa w Chabarowsku”
Podstawy pracy z subd Microsoft Access 2007
Chabarowsk 2011
Podstawy pracy z DBMS Microsoft Access 2007: wytyczne wykonywania pracy laboratoryjnej dla studentów I roku studiów licencjackich wszystkich dziedzin kształcenia stacjonarnego / komp. L. W. Samojłowa. - Chabarowsk: RIC KhGAEP, 2011. - 32 s.
Recenzent dr D. V. Timoshenko technika Sci., profesor nadzwyczajny, Zakład ICE, PNU
Zatwierdzone przez radę wydawniczo-biblioteczną akademii jako wytyczne dla licencjatów I roku wszystkich specjalności kształcenia stacjonarnego
Ludmiła Wiktorowna Samojłowa Podstawy pracy z subd Microsoft Access 2007
Wytyczne wykonywania pracy laboratoryjnej dla studentów I roku studiów licencjackich wszystkich dziedzin kształcenia stacjonarnego
Redaktor G.S. Odincowa
_____________________________________________________________
Podpisano do druku w formacie 60x84/16.
Papier do pisania. Druk cyfrowy. R.l. 1.9. Uch.-wyd. 1.3.
Nakład 100 egzemplarzy. Nr zamówienia. ___________________
_______________________________________________________________
680042, Chabarowsk, ul. Pacyfik, 134, hgaep, ritz
© Chabarowska Państwowa Akademia Ekonomii i Prawa, 2011
Podstawowe koncepcje
We współczesnym świecie człowiek ma do czynienia z ogromnymi zbiorami jednorodnych informacji. Te informacje muszą być w jakiś sposób uporządkowane, przetworzone tymi samymi metodami, a w efekcie dane podsumowane lub wyszukane w masie. Służą temu bazy danych.
Pod Baza danych przyjęło się rozumieć zbiór logicznie zorganizowanych i wzajemnie połączonych danych współdzielonych przez różne zadania w ramach jednego zautomatyzowanego systemu informacyjnego.
Oprogramowanie wykonujące operacje na bazach danych nazywa się DBMS - system zarządzania bazą danych. DBMS pozwala na strukturyzację, systematyzację i organizację danych w celu ich komputerowego przechowywania i przetwarzania.
DBMS- zestaw narzędzi językowych i programowych zaprojektowanych do tworzenia, utrzymywania i udostępniania bazy danych wielu użytkownikom.
Program Microsoft Access 2007 to system zarządzania bazą danych. Jest częścią pakietu Microsoft Office Professional 2007, co zapewnia jego połączenie z innymi aplikacjami biurowymi (edytor testów Word, program do arkuszy kalkulacyjnych Excel). Korzystając z SZBD Microsoft Access można łatwo przechowywać i przetwarzać duże ilości informacji, kontrolować poprawność danych na etapie ich wprowadzania, wydobywać niezbędne informacje z bazy danych, przygotowywać raporty, tworzyć formularze dla wygodniejszej pracy z danymi. Z bazą danych może pracować jednocześnie kilku użytkowników. Microsoft Access jest potężnym narzędziem, ale wystarczy kilka prostych kroków, aby rozpocząć i utworzyć własną bazę danych.
Program Microsoft Access jest relacyjnym DBMS (z angielskiego relacja - relacja). Oznacza to, że baza danych w programie Access składa się z powiązanych ze sobą tabel.
Tabela bazy danych to zwykła tabela złożona z wierszy i kolumn.
Kolumny tabeli nazywają się pola (atrybuty). Przechowują atrybuty obiektu. Każde pole tabeli ma unikalną nazwę i zawiera ściśle określony typ danych.
Wiersze tabeli nazywają się rekordy (krotki). Rekord zawiera kilka komórek tabeli, które przechowują pewne informacje o obiektach. Każdy wpis zawiera informacje o jednym obiekcie. Linie są w kolejności losowej i nie mają numerów. Wyszukiwanie ciągów odbywa się nie według liczb, ale według identyfikatorów ( Klucze).
Klucz to pole, za pomocą którego połączone są tabele.
Klucz może być prosty lub złożony. Klucz zdefiniowany przez jedno pole tabeli nazywa się prosty. Jeśli klucz składa się z dwóch lub więcej atrybutów, nazywa się to złożony.
Klucz może być podstawowy lub obcy. główny klucz jednoznacznie identyfikuje każdy wpis w tabeli; Zduplikowane wartości kluczy są niedozwolone. To znaczy, klucz podstawowy musi definiować pojedynczy rekord (wiersz) w tabeli, czyli być unikalny.
Klucz zewnętrzny jest atrybutem jednej relacji, który jest podstawowym kluczem innej relacji. Klucz obcy służą do organizowania relacji między tabelami bazy danych (głównej i podrzędnej) oraz do utrzymywania ograniczeń integralności referencyjnej danych.
Aby wypełnić tabele informacjami, możesz wprowadzić dane ręcznie w trybie edycji tabeli, utwórz Formularz do wprowadzania danych lub importowania danych ze źródeł zewnętrznych. Aby wyszukiwać, wybierać, sortować dane, możesz tworzyć upraszanie oraz do wizualnej prezentacji danych i drukowania - raporty.
Access 2010 to program do tworzenia i zarządzania bazami danych. Aby zrozumieć program Access, musisz najpierw zrozumieć bazy danych.
W tym artykule dowiesz się o bazach danych i sposobie ich wykorzystania. Poznasz różnice między zarządzaniem danymi w programie Access i Microsoft Excel.
Co to jest baza danych?
Baza danych to zbiór danych przechowywanych w systemie komputerowym. Bazy danych umożliwiają ich użytkownikom szybkie i łatwe wprowadzanie, dostęp i analizę danych. Są tak przydatnym narzędziem, że widzisz je cały czas. Czy kiedykolwiek czekałeś, aż recepcjonista lekarza wprowadzi Twoje dane osobowe do komputera, lub obserwowałeś, jak pracownik sklepu używa komputera, aby sprawdzić, czy produkt jest w magazynie? Wtedy zobaczyłeś bazę danych w akcji.
Najłatwiejszym sposobem zrozumienia, czym jest baza danych, jest myślenie o niej jako o zbiorze list. Pomyśl o jednej z wyżej wymienionych baz danych: bazie danych pacjentów w gabinecie lekarskim. Jakie listy zawiera taka baza danych? Cóż, na początek jest lista nazwisk pacjentów. Następnie znajduje się lista przeszłych wizyt, lista z historią medyczną każdego pacjenta, lista danych kontaktowych i tak dalej.
Dotyczy to wszystkich baz danych, od najprostszych do najbardziej złożonych. Na przykład, jeśli chcesz upiec ciasteczka, możesz zapisać bazę danych zawierającą przepisy, które wiesz, jak zrobić, oraz znajomych, którym je przekazujesz. To jedna z najprostszych baz danych. Zawiera dwie listy: listę znajomych i listę przepisów na ciasteczka.
Jednakże, gdybyś był profesjonalnym piekarzem, miałbyś o wiele więcej list do śledzenia: listę klientów, listę sprzedanych produktów, listę cen, listę zamówień... możesz pisać bez końca. Im więcej dodanych list, tym bardziej złożona będzie baza danych.
W programie Access listy są nieco bardziej złożone niż te, które piszesz na papierze. Program Access przechowuje swoje listy danych w tabelach, co pozwala na przechowywanie jeszcze bardziej szczegółowych informacji. W poniższej tabeli lista osób w bazie danych piekarzy-amatorów została rozszerzona o inne istotne informacje o znajomych.
Jeśli znasz inne programy z pakietu Microsoft Office, może to przypominać Ci program Excel, umożliwiając organizowanie danych w podobny sposób. W rzeczywistości możesz utworzyć podobną tabelę w programie Excel.
Dlaczego warto korzystać z bazy danych?
Jeśli baza danych jest zasadniczo zbiorem list przechowywanych w tabelach i możesz tworzyć tabele w programie Excel, dlaczego potrzebujesz prawdziwej bazy danych? Podczas gdy program Excel doskonale radzi sobie z przechowywaniem i porządkowaniem liczb, program Access znacznie skuteczniej radzi sobie z danymi nienumerycznymi, takimi jak nazwy i opisy. Dane nienumeryczne odgrywają znaczącą rolę w prawie każdej bazie danych i ważne jest, aby móc je sortować i analizować.
Jednak to, co tak naprawdę robią bazy danych, poza jakimkolwiek innym sposobem przechowywania danych, to połączenie. Bazę danych, podobnie jak te, z którymi będziesz pracować, w programie Access nazywamy relacyjną bazą danych. Relacyjna baza danych może zrozumieć, w jaki sposób listy i znajdujące się w nich obiekty są ze sobą powiązane. Aby zbadać ten pomysł, wróćmy do prostej bazy danych z dwiema listami: imionami znajomych i przepisami na ciasteczka, które umiesz zrobić. Zdecydowałeś się utworzyć trzecią listę, aby śledzić partie plików cookie, które tworzysz i dla kogo są przeznaczone. Ponieważ robisz je tylko, znasz przepis i przekażesz je tylko swoim znajomym, ta nowa lista otrzyma wszystkie informacje z list, które zrobiłeś wcześniej.
Widzisz, jak trzecia lista używa słów, które pojawiły się na dwóch pierwszych listach? Baza danych jest w stanie zrozumieć, że Iwan Iwanowicz i Ciasteczka na kwaśnej śmietanie na liście to te same rzeczy, co Iwan Iwanowicz i Ciasteczka na kwaśnej śmietanie na pierwszych dwóch listach. Te relacje wydają się oczywiste, a człowiek natychmiast to zrozumie. Jednak skoroszyt programu Excel nie będzie w stanie.
Różnica między programem Access a Excelem
Program Excel traktowałby wszystkie te rzeczy jako oddzielne i niepowiązane ze sobą informacje. W programie Excel będziesz musiał wprowadzać wszystkie informacje o osobie lub typie pliku cookie za każdym razem, gdy o tym wspomnisz, ponieważ ta baza danych nie będzie względna jak baza danych Access. Mówiąc najprościej, relacyjne bazy danych mogą rozpoznać, co dana osoba może zrobić: jeśli te same słowa pojawiają się na wielu listach, odnoszą się do tej samej rzeczy.
Fakt, że relacyjne bazy danych mogą w ten sposób przetwarzać informacje, pozwala na wprowadzanie, wyszukiwanie i analizowanie danych w więcej niż jednej tabeli na raz. Wszystkie te rzeczy byłyby trudne do wykonania w programie Excel, ale w programie Access nawet złożone zadania można uprościć i uczynić w miarę przyjaznymi dla użytkownika.
