Законодательство нашей страны регламентирует самые разные области хозяйственной деятельности, в том числе - такие, как делопроизводство и документооборот. Соблюдение нормативных требований при работе с документами является важной составляющей эффективной работы любой компании, упрощает документооборот, позволяет обеспечить сохранность деловых бумаг. Кроме того, соблюдение требований, о которых идёт речь, делает возможным успешное прохождение различных проверок, от которых, как известно, не застрахована ни одна компания.
В разделе «Продолжительность» выберите «Годовые», если вы хотите ежегодно менять номер биллинга, а затем возобновлять нумерацию документов по номеру 1 в начале каждого года. Если вы хотите сохранить одну и ту же биллинговую серию за несколько лет, выберите «Мульти-год». В разделе «Назначение» введите обозначение по вашему выбору, убедившись, что вы никогда не использовали одно и то же обозначение в другой программе, которую вы ранее использовали. Для ежегодных серий вы должны указать год в обозначении. Для многолетних серий вы можете просто использовать букву или номер. В разделе Тип документа выберите Обычный для печати на бумаге, где оригинал доставляется клиенту, а дубликат архивируется поставщиком.
- Перейдите в раздел «Документ» в настройках приложения.
- Нажмите кнопку «Новая серия».
Одним из действий, которые приходится выполнять при осуществлении документооборота, является нумерация документов. Выполнять её нужно не всегда, но в тех случаях, когда она необходима, следует придерживаться ряда правил, о которых мы поговорим в этом обзоре.
Законодательная основа
Определить, какие документы нуждаются в нумерации, и каковы правила её выполнения, можно, проанализировав следующие нормативно-правовые акты:
Опция для электронных документов активируется в записи каждого клиента. Вы можете создавать списки, отформатированные с помощью маркеров, букв или цифр. Любой список может иметь иерархию посредством изъятия. Многоуровневые списки, например, используемые в юридических документах, используют вложенные номера или буквы.
Создать список автоматически
Вы можете использовать стили списка, чтобы применить последовательное форматирование к спискам в вашем документе. Вы можете создать свои собственные стили списка и переименовать существующие стили. Страницы определяют, когда вы вводите список и добавляет некоторое базовое форматирование во время ввода.
- ГОСТ Р 51141;
- Методические рекомендации по делопроизводству (этот документ был утверждён 23.12.2009 г. Приказом Росархива);
- Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов (документ утверждён 18.04.2003 г. Приказом Министерства по налогам и сборам РФ);
- некоторые другие.
Документы, которые должны нумероваться
Отечественное законодательство предписывает выполнять нумерацию документов, входящих в передаваемые в архивы дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Кроме того, прошивать и нумеровать нужно:
Соответственно увеличиваются числа и буквы.
- В своем документе поместите точку ввода, в которую вы хотите запустить список.
- Введите дефис, пулю или букву или номер, за которым следует период или пробел.
- Каждый следующий элемент в списке начинается автоматически с тем же символом.
Переупорядочение элементов в списке
Нажмите «Автозамена» в верхней части окна настроек, а затем снимите флажок «Автоматически определять списки». Если вы хотите сохранить эти параметры для использования в других списках в документе, сохраните их как свой собственный стиль списка. Вы можете перетаскивать элементы из одного списка на другой уровень в иерархии или на другой уровень отступа.
- главную книгу;
- журнал регистрации платёжных ведомостей;
- журнал регистрации РКО и ПКО;
- книгу регистрации счетов-фактур;
- кассовую книгу;
- некоторые другие.
Как должна выполняться нумерация документов?
Нормативно-правовые акты, которые были перечислены в этом обзоре, содержат ряд правил нумерации документов:
Изменение стиля текстовых или графических чипов
Выберите элемент списка, который хотите переместить, щелкнув по его марке, номеру или букве. Перетащите элемент вверх или вниз в списке или перетащите его влево или вправо, пока не появится синий треугольник, где вы хотите поместить элемент. Используйте другие команды в разделе «Пули и списки», чтобы изменить размер пуль и изменить интервал между текстом и марками.
Измените последовательность цифр или букв
Вы можете использовать цифры или буквы разных форматов для определения уровней иерархии в упорядоченном списке. Чтобы использовать вложенные числа или буквы, установите флажок Прогресс выполнения.
Отрегулируйте расстояние и внешний вид пуль, цифр и букв
Вы можете изменить расстояние, размер, цвет и выравнивание маркеров, чисел и букв.- проставлять номера нужно в верхних правых углах листов без перекрытия текста;
- нумеровать нужно не отдельные страницы документов, а листы;
- те листы, на которые наклеено множество документов, имеющих небольшие размеры (наиболее распространённым примером являются кассовые чеки), нумеруются как один лист;
- описи документов исключаются из нумерации.
Существует множество других правил, полное перечисление которых в рамках краткого обзора не представляется возможным.
Создание стиля иерархического списка
Если вы хотите применить эти изменения к другим спискам в своем документе, вы можете создать стиль списка или обновить тот, который вы сейчас используете. В стиль списка включены только изменения форматирования, внесенные в раздел «Пули и списки». Вы можете создать стиль для любого типа списка иерархии, из простого списка с двумя уровнями иерархии в сложный список, используя разные стили чисел и букв для определения нескольких уровней.
После форматирования уровня иерархии обновите стиль списка, чтобы включить этот уровень. Например, если ваш список содержит пять уровней иерархии, это означает, что вам нужно обновить стиль начала пять раз, чтобы полностью определить стиль. Это дает вам уникальный стиль, который автоматически форматирует список с одинаковым количеством определенных уровней. Вы можете позже использовать этот стиль для других списков в своем документе.
Целесообразность обращения в архивную компанию
Закономерен вопрос: как обеспечить строгое соблюдение всех правил нумерации документов, сэкономив при этом время сотрудников своего предприятия и не нанеся ущерба производительности труда? Для этого нужно обратиться к профессионалам - например, таким, которые входят в штат компании «Архивный Центр».Специалисты нашей компании имеют большой опыт выполнения нумерации документов и обладают обширными познаниями в этой области. Избавив вас от необходимости изучать нюансы и правила нумерации, мы в кратчайшие сроки выполним за вас эту работу. Немаловажно то, что цены, установленные нами на оказываемые услуги, вполне доступны.
Только изменения форматирования, которые вы делаете в разделе «Пули и списки», включены в стиль списка. Изменения, внесенные с помощью команд в разделе «Шрифт», не включаются. Если вы часто используете один из стилей списка, вы можете создать комбинацию клавиш для его применения.
Обновление или восстановление стиля списка
Когда вы изменяете внешний вид списка, например, изменяя стиль маркера или номера или интервал отступов, вы создаете замены стиля, которые обозначаются звездочкой рядом с именем Список из всплывающего меню стилей списка. Если вы хотите сохранить замену без обновления стиля, ничего не делайте. Ваши изменения сохраняются, и при каждом выборе или изменении списка рядом с именем стиля списка появляется звездочка.
14.09.05
Образец оформления текстового документа
1 Общие положения
Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).
Общие требования текстовым документам изложены в ГОСТ 2.105-95.
Вы также можете обновить стиль списка, чтобы ваши изменения были включены, или используйте подстановки для создания нового стиля списка. Если вы не хотите сохранять подстановки, вы можете восстановить стиль исходного списка. Примечание. Стили списка включают только форматирование, заданное с помощью команд в разделе «Пули и списки» боковой панели. Изменения, внесенные в формат с помощью команд в разделе «Шрифт», не включены в стиль списка.
Фотографические документы и документальное искусство
Раздел «Электронные документы» ниже.
Архитектурные и технические чертежи
Учет осуществляется в соответствии с требованиями. Основными принципами бухгалтерского учета являются. При компиляции первичных учетных документов автоматическими устройствами или системами подпись компилятора может быть заменена цифровым или другим идентификатором, однозначно идентифицирующим и определяющим компилятор основного бухгалтерского документа.2 Параметры страницы:
Параметры страницы : формат А4 ,поля слева 25 мм, справа 15 мм, сверху 20 мм, снизу 10 мм.
3 Текст
Текст пишется на литературном русском языке в соответствии с правилами грамматики.
Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.
Учетным документом является счет-фактура, таможенный документ, нотариальный акт или любой другой документ, требуемый законом. Требования к бухгалтерским документам и их требуемым реквизитам регулируются Законом. Основной бухгалтерский документ, адресованный другим предприятиям или физическим лицам, должен содержать по меньшей мере следующую информацию.
Адрес для физических лиц - это их постоянный адрес, указанный на их удостоверении личности, а для юридических лиц - адрес руководства. Для физических лиц МСЖД является их ПИН. . Требовалось также, чтобы получатель счета-фактуры имел свою подпись. Основной бухгалтерский документ, относящийся только к бизнесу предприятия, должен содержать по меньшей мере следующую информацию.
При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова - «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т.д.
Имя и номер, содержащий только арабские цифры; Дата выдачи; Объект и стоимость бизнес-операции; Имя, фамилия и подпись компилятора. Законодатель установил юридические сроки, в которых компании обязаны хранить свои документы. С точными сроками хранения документации вы можете ознакомиться с нашей страницей.
Налогоплательщики обязаны выставлять налоговые денежные поступления при принятии денежных выплат. Отсутствие фискальной квитанции, когда ее выпуск является обязательным, оправдывает непризнание налоговых расходов для целей налогообложения. Налоговыми документами в смысле НДС являются.
При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например «применяют», «указывают» и т.п.
В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.
В случаях, когда вопрос является обязательным, указывается номер и дата счета, на который они выданы; Протокол. Это дебетовые и кредитные ноты. . Вопрос о первичном бухгалтерском документе, если бенефициару этого не пожелает, или когда это предусмотрено в уставном документе, не является обязательным, если.
Операционная операция документирована с фискальной денежной наличностью, выпущенной фискальной единицей в порядке, определенном постановлением министра финансов или с ценной бумагой, выпущенной в соответствии с Положением о Правилах и процедурах для печати и контроля ценных бумаг и получателей Является физическим лицом, не являющимся трейдером; В случаях, когда авансовые платежи были произведены для доставки полной стоимости поставки, а счета-фактуры уже получены после их получения в случае возникновения налогового события, счет-фактура не может быть выдан; В случаях, когда доставка документирована путем выдачи протокола согласно статье 117 Закона о НДС; Счет не выдается в случаях, указанных в пункте 3 статьи 131 Закона о НДС. Если счет не требуется, но одна из сторон сделки готова выставить счет-фактуру, другая сторона обязана оказать необходимую помощь в соответствии со ст.
Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.
В тексте документа не допускается:
Применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
Применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
Статья 131, пункт 6 Закона о НДС. Для предметов снабжения, которым получатель является не облагаемым налогом лицом; Для поставок финансовых услуг по ст. 46; Для поставок страховых услуг по ст. 47; Продажа авиабилетов; В случае бесплатных поставок; Для услуг, предоставляемых с помощью электроники лицами, не установленными в ЕС; Для поставок, осуществляемых физическими лицами, не зарегистрированными в соответствии с законодательством, кроме индивидуальных торговцев, где для поставок, которые они несут: документ выдается по специальному закону или счету для уплаченных сумм или документа по ст. 9 Закона о подоходном налоге с населения или выдача документа не является обязательной в соответствии с Законом о подоходном налоге с населения. Счет-фактура выдается в течение 5 дней с момента возникновения налогового события; Дата получения предоплаты; Счет-фактура выдается по крайней мере в двух идентичных экземплярах, из которых 1 для поставщика и 1 для получателя.
Применять произвольные словообразования;
Применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
Сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.
Первая копия должна сопровождаться текстом «оригинал», который является копией копии для получателя товаров или услуг. Обязательно, чтобы авторизация была в письменной форме. Налогооблагаемые лица выставляют счета-фактуры независимо от того, зарегистрирован ли получатель по НДС или нет, за исключением случаев, упомянутых выше, и ст. 113 Закона о НДС. Если счета-фактуры выдаются лицами, не зарегистрированными в соответствии с Законом о НДС, им не разрешается указывать сумму НДС в счете-фактуре в отдельном порядке.
Счета и уведомления, выданные налогоплательщиком, должны содержать постоянную информацию, необходимую во время печати: Требования к НДС. Имя и адрес поставщика. Имя и адрес получателя. Количество и тип бизнес-операции. Дата, в которую произошло платное событие, или платеж был получен.
В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:
Применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»);
Применять знак « Æ » для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр»). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак « Æ »;
Применять без числовых значений математические знаки, например > (больше), < (меньше), = (равно), ³ (больше или равно), £ (меньше или равно), ¹ (не равно), а также знаки № (номер), % (процент);
Применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.
Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316 .
Если в документе принята особая система сокращения слов или наименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают в конце документа перед перечнем терминов.
Условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах. В тексте документа перед обозначением параметра дают его пояснение, например «Временное сопротивление разрыву ».
При необходимости применения условных обозначений, изображений или знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне обозначений.
В документе следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.
В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти - словами.
Примеры:
1 Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5 м.
2 Отобрать 15 труб для испытаний на давление.
Текст форматируется с использованием только одного шрифта Arial . Другие шрифты не допускаются. Текст должен быть отформатирован с использованием стилей (меню «Формат-Стили и форматирование»). Одинаковые по форме части текста по всей курсовой работе должны быть отформатированы одним и тем же стилем. Основная часть текста должна иметь стиль «Обычный» со следующими параметрами:
4 Нумерация страниц
Нумерация страниц в документе начинается с титульного листа и является сквозной, включая приложения. На титульном листе номера не проставляются. Страницы нумеруются в середине верхней части листа. Вставка нумерации производится из верхнего меню MS Word «Вставка-Номера страниц»:
5 Построение документа
Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы.
Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точки не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов. В конце номера пункта точка не ставится, например :
1 Типы и основные размеры
1.1
Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например :
3 Методы испытаний
3.1 Аппараты, материалы и реактивы
Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.
Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей, детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых, ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.
Пример
а) __________________
б) __________________
1) ________________
2) ________________
Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.
Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.
Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Например:
|
Железобетонные балки |
Правильно; |
|
ЖЕЛЕЗОБЕТОННЫЕ БАЛКИ |
Неправильно; |
|
Ж Е Л Е З О Б Е Т О Н Н Ы ЕБ А Л К И |
Неправильно; |
|
Железобетонные балки. |
Неправильно. |
Главы, разделы, пункты, подпункты должны иметь автоматическую многоуровневую нумерацию. Названия глав, разделов и т.д. выполняются в стилях «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д. с параметрами:
6 Оформление иллюстраций и приложений
Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».
Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например - Рисунок А.3.
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например - Рисунок 1.1.
При ссылках на иллюстрации следует писать « ¼ в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и « ¼ в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.
Вставка названия и номера рисунка производится из верхнего меню MS Word «Вставка-Ссылка-Название»:
Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных.
Пример :
Рисунок 2.1 - Разрушение железобетонной балки.
Приложения обозначают заглавными, буквами русского алфавита, начиная с А , за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.
Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.
В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами. Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А ».
Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.
Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.
Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.
Приложения, выпускаемые в виде самостоятельного документа, оформляют по общим правилам - первый лист с основной надписью по форме 2 , последующие листы - по форме 2а по ГОСТ 2.104, ГОСТ 21.1101.
7 Построение таблиц
Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.
При переносе части таблицы на ту же или другие страницы название помещают только над первой частью таблицы.
Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица B.1», если она приведена в приложении В.
Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.
На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.
Вставка названия и номера таблицы производится из верхнего меню MS Word «Вставка-Ссылка-Название»:
Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.
Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а, при необходимости, в приложении к документу.
Заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначение марок материалов и типоразмеров изделий, обозначения нормативных документов не допускается.
При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставить прочерк (тире).
8 Формулы и обозначения переменных
В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.
Пример:
Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают - (1).
Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (B.1).
Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).
Формулы и обозначения переменных в отдельной строке и в текстовой строке вставляются как объект MS Equation . Вставка названия и номера рисунка производится из верхнего меню MS Word «Вставка-Объект»:
Например : «процессы в стенке трубы описываются уравнениями (2.14), в которые входят безразмерные комплексы и , играющие роль чисел подобия».
