Введение.

Простейшим средством электронного взаимодействия предприятия с внешним миром является корпоративный Интернет - сайт (ИС) компании. На первых порах он используется как интерактивный информационный канал для создания положительного образа компании продвижения ее товаров и услуг на рынок. В дальнейшем в него могут быть включены те или иные функции для превращения его в коммерческий корпоративный торговый портал В2В или В2С. Важную роль играют такие информационно-аналитические ресурсы, как электронные публикации, справочно-информационные и аналитические системы, а также рейтинговое пространство бизнеса. Далее будут рассмотрены основные ресурсы, обеспечивающие возможность пения аналитических операций.

Корпоративный портал - это одна из форм управления информаци­ей и реализации проектов В2В для успешного ведения электронного бизнеса. Основная идея портала заключается в том, чтобы предоставить посетителю как можно больше услуг, начиная с возможности поиска необходимой информации и заканчивая электронной почтой, страховы­ми и банковскими услугами, а также обеспечить доставку продуктов и услуг. Портал ориентирован на предоставление полного комплекса ус­луг клиенту с тем, чтобы он получил весь спектр ответов на свои запро­сы без использования других интернет - ресурсов. По данным Merrill Lynch, объем рынка корпоративных порталов в 2002 г. составил около 15 млрд дол. .1. при темпе роста 30 - 40 % в год.

По своей направленности корпоративные порталы бывают двух видов: ориентированные во внешнюю среду для обслуживания кли­ентов и партнеров и ориентированные внутрь, предназначенные для решения задач корпорации и интегрированные в интернет-систему.

Крупнейшие американские компании создают В2В – интернет - порталы (ИП) в виде стратегических партнерств, В некоторых случа­ях ИП создаются непосредственными конкурентами, имеющими об­щих поставщиков. Так, например, в автомобильной индустрии три крупнейшие: корпорации - General Motors, Ford и DaimlerCrysler - объявили о создании совместного ИП для закупок запчастей и мате­риалов. Суммарный годовой объем закупок этих компаний составля­ет 500 млрд долл., так что перевод только 2 % общего объема закупок трех автогигантов в Интернет позволит этому порталу иметь годовой оборот в 10 млрд долл.

Также для создания интернет - порталов могут объединять усилия компании, имеющие практически единые каналы сбыта. Примером служит ИП для продажи готовой продукции оптовым фирмам, дистрибьюторским сетям, сетям супермаркетов и аптек производителей пищевой и фармацевтической продукции, включая крупнейшие ком­пании Procter & Gamble, Coca-Cola, Colgate Palmolive, Pepsi-Cola. В России практически все крупнейшие компании работают над собственными проектами. Однако примеров, когда аналогично аме­риканским корпорациям для реализации проектов интернет-порталов объединяют свои усилия несколько крупных компаний, практически не встречается.

Внутрикорпоративный портал позволяет легко комбинировать разнообразную информацию, получая в режиме реального времени производственные данные, сведения о конкретных сделках, таблицы сведений о состоянии складов, сообщения коллег, партнеров и др. Иными словами, корпоративные порталы преобразуют информацию, хранимую в общей базе данных, в удобную для использования фор­му. Они отслеживают неструктурированную информацию, каталоги­зируют ее и маршрутизируют по сети организации. Кроме того, кор­поративные порталы извлекают и систематизируют информацию из Интернета в соответствии с требованиями бизнеса. Все эти и другие возможности обеспечиваются с помощью стандартных браузеров.

Интернет-портал как эффективное средство ведения бизнеса. Благодаря Интернету сегодня нередко о последних мировых событий человек осведомлен лучше, чем о том, что происходит на пред­приятии, где он работает, а работники компаний с коллегами из-за океана общаются чаще, тем с сотрудниками из соседнего подразде­ления. В то же время грамотная координация деятельности предприятия требует регулярного обмена документами и согласован­ных решений,

Корпоративный интернет-портал является одним из современных решений для внедрения электронного документооборота в западных компаниях. Интернет - это виртуальное информационное простран­ство, созданное внутри отдельно взятой компании. Портал можно разрабатывать поэтапно, сначала внедряя лишь функции первосте­пенной важности и постепенно наращивая дополнительные возможности по мере развития бизнеса или роста его потребностей.

В первую очередь руководство фирмы может разместить на ИП различные документы для общего доступа - в результате значитель­но облегчается доступ к ним сотрудников. Вся информация должна быть упорядочена по темам или видам, а по реквизитам документов может проводиться быстрый поиск.

Кроме того, несколько разделов портала, как правило, посвящены справочной информации (списки внутренних телефонов компании и электронных адресов сотрудников, перечень внутренних вакансий, дни рождения сотрудников и даты корпоративных праздников). Многие фирмы размещают в Интернет полную статистику по клиентам (клиентские базы данных, отчеты о встречах); обращаться к ней и дополнять ее могут работники всех подразделений, каждый из которых будет иметь доступ только к той информации, которая ему открыта.

В интернет - портале могут размешаться аналитическая информация с использованием различных средств ее представления и визуализации, а также электронные таблицы. Для хранения данных создается корпоративное информационное хранилище, в определенную часть которого может быть организован парольный доступ. В этой среде на предприятии возможна реализация системы контроллинга.

Портал может использоваться и как современное средство ком­муникации. На форумах сотрудники имеют возможность обмени­ваться информацией и идеями, мнениями о заказчиках или продук­тах, обсуждать конкретные проекты. При публикации материалов во внутренней сети можно определить статистическую потребность в материалах и документах, обсудить проекты документов с широкой аудиторией. Существует возможность проведения виртуальных со­циологических опросов практически в кратчайшие сроки без затрат средств и времени. Это способствует как выявлению узких мест во взаимодействиях в коллективе, так и генерации идей по развитию предприятия.

Активными пользователями интернет-портала компании должны стать ее дилеры и корпоративные клиенты: они могут узнавать акту­альную информацию об ассортименте продукции, о ценах и скидках. Интернет - порталы удобны для командируемых сотрудников компа­нии, поскольку к его ресурсам может быть организован удаленный доступ из другого города или даже из-за рубежа: выход на сайт, поль­зование внутренними документами, работа с аналитической и финан­совой информацией, общение с коллегами, получение консультации.

Интернет способствует объединению разрозненных источников информации в единую систему. Затраты компании-подрядчика, кото­рая будет анализировать требования заказчика, разрабатывать и вне­дрять интернет - портал, относительно невелики по сравнению с за­тратами на обеспечение сложных систем документооборота, управ­ления информацией, принятия решений. Поскольку современные пользователи, как правило, умеют работать с Web-приложениями, то не понадобится, значительных дополнительных средств и времени на обучение сотрудников.

Создание корпоративных порталов. Интернет является универ­сальной средой, а доступность инструментов для разработки создает впечатление, что сделать портальное решение может каждый, кто разбирается в технологиях (и совсем необязательно - в бизнесе). В то же время практика показывает, что создание хорошего портала соб­ственными средствами удается крайне редко.

Универсальные средства, которые можно было бы оперативно адаптировать к российским условиям, пока отсутствуют. Поэтому самостоятельная разработка портала может стать «черной дырой», в которую уходят деньги предприятия. Сторонние разработчики имени Дольше опыта, могут использовать наработки, полученные при реа­лизации проектов в других компаниях. «Внутренние» программисты (тоньше погружены в проблемы компании и зачастую не могут взгля­нуть на проект в целом.

Другой вариант создания корпоративного портала - воспользо­ваться услугами небольших отечественных компаний. К сожалению, пока еще не существует специализированного российского сайта, на котором разработчики могли бы свободно конкурировать за разме­щаемые заказы.

То, что могут предлагать и предлагают более крупные россий­ские компании, является развитием и адаптацией к российской спе­цифике или к вертикальным секторам стандартных схем описания компонентов. Эти решения специально адаптированы к российскому рынку. Они разумны по цене, содержат средства интеграции с рос­сийским программным обеспечением (бухгалтерией, ERP, системами кадрового учета и т. д.) Эти решения хорошо подходят для неболь­ших и средних компаний. В крупных же и территориально распреде­ленных организациях российские решения пока еще надо рассматри­вать как первый этап создания корпоративного портала, который по­может быстро развернуть первую версию или прототип системы в рамках разумного бюджета и помочь позиционировать проект внутри организации. Требуют развития решения, которые могут удовлетво­рить заказчиков в плане архитектуры, функциональности, масштаби­руемости и безопасности. Дальнейшее развитие этого сегмента рынка может представлять интерес, поскольку использование отечествен­ных разработок позволит снизить стоимость проекта.

В случае адаптации к конкретным условиям тиражируемых пор­тальных продуктов западных компаний, как правило, нужно платить не только за разработку, но и за лицензии. И если первую часть за­трат можно оценить только после тщательного анализа, то стоимость лицензий обычно колеблется от нескольких десятков тысяч до ста тысяч долларов в расчете на один серверный процессор. Впрочем, некоторые производители в дополнение к серверной схеме оплаты или даже вместо нее продают клиентские лицензии по цене от не­скольких десятков до двух-трех сотен долларов или предоставляют достаточно большие испытательные периоды. Для российских усло­вий, однако, это не очень актуально из-за необходимости адаптации готовых решений к местным особенностям.

В предыдущей статье мы говорили вообще. В этой статье рассмотрим, чем может помочь компании внутренний сайт.

Внутренний корпоративный сайт, его также называют интранет или корпоративный портал , – это сеть, связывающая между собой все подразделения компании, к которой имеют доступ только сотрудники организации. Посредством внутреннего сайта могут быть решены следующие задачи:

Организация взаимодействия

Корпоративный портал позволяет решить проблему коммуникации между сотрудниками компании. Это особенно актуально для крупных организаций, имеющих несколько офисов или региональные представительства в других городах. В таком случае сотрудникам разных офисов бывает затруднительно координировать действия между собой при решении общих задач.

На внутреннем сайте можно сделать форум и чат для обмена мгновенными сообщениями. Это позволит любому сотруднику задать возникший вопрос и быстро получить на него ответ, не отвлекаясь от дел самому и не отвлекая других сотрудников разговорами по телефону или беганием по кабинетам.

К тому же, через специальные программные модули интранета есть возможность выкладывать любые документы для общего доступа определенного круга лиц. Таким образом, совместно работать над одним проектом могут не только сотрудники разных отделов и офисов, но также представители из других регионов и удаленные сотрудники, работающие на дому. А ограничение в доступе позволит избежать утечки информации.

Удобство управления

Наличие внутреннего портала может значительно помочь руководителям на всех этапах управления. При планировании учитывается вся доступная информация от разных отделов. Делегирование задач и координация деятельности может осуществляться с помощью уже описанных способов организации взаимодействия. А отчеты, присылаемые через внутренний сайт, позволят проконтролировать результат работы и учесть эти данные при планировании работы на следующий период.

Информирование

На корпоративном портале для сотрудников можно публиковать различные новости о компании, ближайшие планы, мероприятия, поздравления именинников и многое другое. Наличие регулярно обновляемой информации способствует повышению лояльности сотрудников и их вовлеченности в жизнь компании. А создание специального раздела для новичков позволит новым сотрудникам легче войти в коллектив и быстрее адаптироваться к рабочему месту.

Однако все эти возможности внутреннего корпоративного сайта станут доступны только в том случае, если получится сделать его достаточно удобным для всех сотрудников и регулярно заниматься работой по его улучшению.

Вы можете создать и развить свой сайт по нашей программе, для этого нужно пройти первоначальный бесплатный курс.

В конце июня в рамках конференции Best Intranet Russia 2014 прошла 3-я выставка интранет-порталов INTRANET BENCHMARKING, в которой принимал участие внутренний сайт Mail.Ru Group. По итогам конференции хотелось бы сформулировать основные тенденции в развитии корпоративных сайтов, описать их основные черты и рассказать про наш портал. В начале статьи представлено краткое описание выставки, а оставшаяся часть статьи посвящена описанию современного интранет-портала с примерами из интранета Mail.Ru Group.

Интранеты, представленные на выставке, - это либо портал, либо полноценная социальная сеть с объединением сотрудников в группы, отправкой сообщений и написанием новостей через статусы. Также хочется отметить, что большинство представленных компаний разрабатывают сайт на аутсорсе и лишь немногие держат в штате отдельную команду разработчиков, специально выделенных под интранет.

Согласно номинациям, заявленным в конкурсе интранет-порталов, внутренний сайт должен отвечать на 3 главных вопроса:

1. Как интранет реализует корпоративные принципы?
2. Как интранет помогает улучшать коммуникации в компании?
3. Как интранет автоматизирует функции HR-отдела?

Выделенные в развитии корпоративных порталов тренды:

1. Необходимость мобильной версии / мобильного приложения.
2. Лента последних событий на главной странице портала.
3. Диалог с топ-менеджерами - многие компании в том или ином виде подключают топ-менеджеров к активностям в интранете.

1. С чего все начиналось

Давайте вспомним, как выглядел интранет в компаниях 10-15 лет назад. Тогда были распространены общие папки, в которых лежали файлы с телефонами, списками сотрудников, бланки документов и другая информация. Переносить внутренние документы в интранет догадывались немногие, особенно по причине сложности - тогда интранет-технологии были в диковинку. Даже крупнейшие корпорации представляли данную сферу в несколько ином виде. Развитие шло по пути создания Windows-домена, чтобы учётные записи хранились на сервере компании, совместного доступа к документам опять же на тех общих папках, корпоративной почты. Технологически развитие шло в сторону использования специализированных приложений (например, Outlook), работающих на пользовательских компьютерах.

Чуть позже веб начинает плотно входить и во внутреннюю работу компаний. Появляются внутренние веб-почты, выделенные планировщики задач. Создание интранет-порталов начинается, как правило, с одного или нескольких следующих блоков:

• телефонная книга сотрудников компании и отделов;
• страничка с бланками документов;
• корпоративные новости;
• общие документы (приказы, регламенты).

Затем, по мере необходимости, интранет начинает приобретать новые функции, в компании появляются сотрудники, ответственные исключительно за эту часть корпоративной жизни. Чем крупнее компания, тем больше функций у неё интранет-портал. Он ускоряет развитие корпоративной культуры, облегчает адаптацию новых сотрудников, экономит время на поиск информации о внутренней структуре компании, облегчает коммуникации.

Внутренний сайт для сотрудников компании Mail.Ru Group появился в 2000 году, и уже через год он был переписан, причем в разработке участвовал будущий генеральный директор Mail.Ru Group Дмитрий Гришин . Изначально это был примитивный таск-трекер с контактными данными сотрудников, но со временем он вырос до большого портала. Сейчас в нем есть интеграция с другими корпоративными системами (например, кадровая бухгалтерия) и системами поддержания работы офиса (возможность звонить на рабочие и мобильные номера сотрудников прямо из интранета, график загруженности парковки на текущий день, меню в ресторане на сегодня и другие).

2. Функции современного корпоративного портала

Интранет - это большой инструмент, который позволяет решить достаточно большой круг задач. В зависимости от роли сотрудника в компании, каждый находит в нем свое место и пытается автоматизировать свою работу. Для большинства сотрудников – это, в основном, получение информации о жизни компании, жизни в офисе, а также коммуникации (объявления, блоги, обсуждение идей). Для отдела персонала – это ведение карточек сотрудников, автоматизация подачи заявок на справки, отпуска, ведение разделов с документами, вакансии и многое другое. Для административного отдела – это, например, автоматизация заказа пропусков, бронирование переговорных комнат.

Корпоративный портал в настоящее время представляет собой, как правило, не самостоятельный сайт, а совокупность нескольких продуктов - это таск-трекер, система работы с документами, ERP-система и другие. Поэтому очень важно, чтобы он мог взаимодействовать с другими системами, предоставляя свое API. На нашем портале реализована интеграция с SAP, Jira, контрольно-пропускной системой в офисе, разделом вакансий на корпоративном сайте corp.mail.ru

Ниже мы приводим описание собирательного образа современного корпоративного интранета с примерами из портала Mail.Ru Group с надеждой, что он подскажет кому-то направления развития интранет-порталов, а также позволит обсудить уже имеющиеся идеи.

3. Собирательный образ современного корпоративного портала

С точки зрения ролей пользователей в интранете можно выделить обычных сотрудников и сотрудников с расширенными правами (модераторы, администраторы и руководители подразделений). Давайте рассмотрим разделы интранета с точки зрения этих ролей.

3.1 Разделы интранета для всех сотрудников

Глобально все разделы можно разделить на 3 части: информационные разделы, разделы для внутренних коммуникаций и корпоративные разделы, реализующие важные для бизнеса задачи. Рассмотрим каждый тип отдельно.

3.1.1 Информационные разделы

Самой важной страницей портала является главная страница. Это первое, что видит каждый сотрудник, заходя на сайт, поэтому каждая компания размещает тут наиболее важную и актуальную информацию. Чаще всего, это последние новости, объявления, дни рождения сотрудников, блок с последними событиями в других разделах, опросы. Главная страница нашего портала в настоящее время выглядит так:

Следующим информационным разделом, который есть абсолютно у всех, является карточка сотрудника. Она может содержать только имя и фамилию сотрудника с контактными данными, а может представлять собой большую анкету с информацией, где сотрудник сидит в офисе, пометкой, что человек в отпуске (или скоро будет в отпуске), личными интересами, ссылками на профили на различных сайтах. Профиль сотрудника сейчас выглядит так:

Еще одним вполне очевидным разделом, который есть наверняка у многих, является раздел «Проекты», в котором собрана информация о проектах и продуктах компании с контактами руководителей и ответственных сотрудников. Тут можно посмотреть, кто именно занимается проектом, прочитать новости, написать сообщение руководителю об идее для проекта или сообщить о баге.

Другие информационные разделы каждая компания придумывает под свои нужды. Например, у нас одним из популярных разделов является «Новости команды». В нем публикуются приветствия от новых сотрудников, сообщения об изменении должностей, поздравления с прохождением испытательного срока, прощания и напутствия от сотрудников, которые решили покинуть компанию.

Интересным разделом, но пока не реализованным на нашем портале, является раздел «Качество жизни». Он предназначен в первую очередь для сотрудников, у которых компания является первым местом работы. Цель такого раздела - повысить осведомленность сотрудника в некоторых вопросах: путешествия, налоги (вернуть налог за обучение), финансы, здоровье, семья и т.п.

3.1.2 Коммуникации

Разделы, посвященные коммуникациям на портале, более-менее устоялись и выглядят примерно одинаково у всех. Это, как правило, раздел «Идеи», где сотрудник может предложить свою идею по улучшению продукта компании, жизни в офисе, пожаловаться на проблему. Здесь важно обеспечить своевременную реакцию на идеи. Например, у нас это делается так. При добавлении идеи обязательным полем является «категория». У каждой категории есть один или несколько ответственных - это представители подразделений, которые могут взять идею «в работу» или «отвергнуть», написав официальный ответ.

Всего для идей выделено 5 статусов, в которых она может находиться: «Новая», «Рассматривается», «В работе», «Реализована», «Отвергнута». За каждую идею можно проголосовать «за» или «против», причем, если сотрудник еще не определился с выбором, он не видит текущего счетчика голосов. Но, несмотря на это, он может переголосовать позже, если его мнение изменилось.

Сотрудник может подписаться на раздел и получать уведомления о новых идеях, а также можно подписаться на конкретную идею и получать уведомления о переходах статуса и новых комментариях к идее (чтобы не отвлекаться от работы для проверки новых сообщений, к тому же комментарии могут появиться через месяц после публикации идеи). На странице реализована сортировка по рейтингу, дате обновления и количеству комментариев.

Обычно довольно популярен у сотрудников раздел «Объявления». Чаще всего это покупка/продажа, аренда/сдача квартир. Для коллег обычно все продают дешевле или даже отдают просто так. Руководитель проекта Добро Mail.Ru однажды продала подаренную ей кофеварку и перевела полученные деньги на срочные проекты Добра Mail.Ru, а другой устроил аукцион с начальной ставкой 0 рублей за различное железо для компьютера.

Другим, появившемся относительно недавно, но уже успевшим поселиться у многих в интранете, разделом является сервис «Спасибо»: каждый сотрудник может сказать электронное спасибо своему коллеге, написать сообщение или приложить картинку. В среднем в день сотрудники Mail.Ru Group отправляют друг другу 30 благодарностей.

И, конечно же, к коммуникациям относится комментирование объектов на сайте (новости, объявления, идеи, некоторые страницы).

3.1.3 Корпоративные разделы

Корпоративные разделы, как уже было сказано, решают бизнес задачи компании. Поэтому нельзя составить какой-то общий список для всех - каждый сам решает, что для него в данный момент необходимо. Например, это может быть быстрый поиск людей в офисе, который реализован с помощью удобной карты кабинетов. Это особенно актуально, если офис большой и не разделен на кабинеты (openspace).

Сюда также относится раздел «Структура компании», который позволяет посмотреть оргструктуру, сколько людей трудится в каждом отделе, быстро найти контакт нужного человека.

Приведем в пример еще несколько разделов, которые запущены в интранете Mail.Ru Group:

• Раздел обучения, где сотрудник может найти информацию о доступных семинарах и тренингах, записаться на конкретное событие. Также в этом разделе может размещаться календарь конференций, на которые можно отправиться в командировку.
• Обратная связь. Мы разработали собственную платформу для обратной связи, чтобы сделать этот процесс максимально удобным для наших коллег. Сотрудник может ознакомиться с целями мероприятия, заполнить необходимые анкеты, посмотреть и отредактировать цели развития на будущий период.
• Важные контакты - это телефон и почта техподдержки, телефоны секретарей, контакты руководителей отдела персонала и административного отдела.

3.2 Страницы для администраторов/модераторов/руководителей

Помимо обычных пользователей портала, должны быть сотрудники, которые имеют расширенный доступ. В каждом интранете есть разделы, которые требуют модерации, и ответственные модераторы, которые следят за публикуемыми материалами (новости, объявления, фотографии в профиле). На нашем портале очень широко используется система назначения прав, что позволяет удобно и быстро модерировать и обновлять информацию в различных разделах сайта.

Доступ по правам предоставляется не только на редактирование информации, но к определенным сервисам. Например, к составлению бизнес-отчетов.

4. Сервисы на интранет-портале

Рассказывая об интранет-портале, нельзя не упомянуть об отдельных сервисах, которые упрощают сотрудникам некоторые задачи или убыстряют их работу. Это в первую очередь поиск по сотрудникам и по порталу в целом. Особенностью поиска на нашем портале является большой список полей, по которым можно фильтровать. Таким образом, можно найти всех мужчин с телефоном на Android, которые добираются на работу на машине и знают английский язык. Если конечно же они заполнили эту информацию у себя в профиле. :)

К популярным сервисам в интранете относится бронирование переговорных комнат. У нас также реализовано бронирование спортинвентаря (велосипедов и самокатов) и запись к врачу.

Еще одним недавно появившимся и успевшим стать популярным разделом является сервис «Бейджики». Составляется список событий, по которым сотрудник может получить значок. Мы выделили следующие активности: участник технопарка, хабраавтор, участник турнира по игре в «Warface», создание идеи, которая набрала 100, 250 или 500 голосов, написание 100 комментариев на портале, написание комментария, который получил 50 плюсов и другие.

К активно используемым сервисам можно отнести «опросы». Каждый сотрудник может создать опрос, который по желанию можно ограничить на определенную группу людей (по подразделению, городу, группе, проекту). При этом опросы могут быть прикреплены к новостям, объявлениям, записям блога и т.д. Особо важные опросы публикуются на главной странице.

Некоторые интранеты в настоящее время реализуют интеграцию с офисной телефонией, что предоставляет сотрудникам возможность звонить на рабочие и мобильные телефоны коллег прямо с сайта. Также сервисом, связанными с телефонами, является отправка SMS сотруднику со страницы его профиля. Стоит отметить, что одним из трендов развития порталов является создание мобильного приложения сайта, чтобы каждый сотрудник имел доступ к информации на портале с мобильного устройства.

Так как большую часть времени сотрудники проводят за компьютером и активно пользуются порталом, это дает возможность использовать его не только для рабочих целей, но и иногда для развлечений. В частности, можно устраивать различные интересные акции по праздникам или просто так. Это позволяет привлечь большее количество участников, в отличие от оффлайн мероприятий, так как каждый может принять участие в удобное для него время и вернуться позднее, если в данный момент есть какие-то важные дела.

Самыми запоминающимися мероприятиями у нас были следующие:

На нашем портале также реализованы следующие сервисы для получения информации об офисе:

• Информация о загруженности парковки.
• Трансляции с видеокамер в офисе. Есть две доступные камеры - это спортзал и ресторан.
• Меню столовой. Реализован раздел, в котором выкладывается меню из столовой на каждый день, при этом можно собрать свой обед и посмотреть количество калорий, цену. Также есть возможность оценить каждое блюдо по 5-бальной системе.

5. Заключение

Подводя итог статьи, хочется отметить, что в настоящее время компании стараются использовать корпоративные системы для решения не только административных вопросов и упрощения коммуникаций внутри компании. Корпоративные сайты выходят на новый уровень, когда они полностью интегрируются в жизнь сотрудников. И никого не удивляет, что, нажав на телефонный номер на страничке в браузере, рабочий телефон активизируется и набирает номер коллеги. Дальнейшим шагом для развития является разработка удобного мобильного приложения, к которому будет настроен доступ не только из офисной сети. Корпоративная онлайн-среда позволяет компании стать гибче, быстрее развиваться.

Успешность взаимодействия сотрудников в корпоративных IT-системах зависит от вовлеченности всех управленческих уровней, поэтому важно, чтобы топ-менеджеры также были участниками такого взаимодействия. Открытая компания, где сотрудник может напрямую обратиться к топ-менеджменту, гораздо более привлекательна как работодатель, к тому же возможность коммуникаций позволяет доносить позицию топ-менеджмента до всех сотрудников (например, о приоритетных направлениях развития компании, о принятых ключевых решениях), создаёт у людей уверенность в потенциальном карьерном росте. Эта концепция должна найти отражение в корпоративных порталах будущего.

Интранет Mail.Ru Group написан на Python/Django с использованием СУБД MySQL. Также активно используется Centrifuge (брокер сообщений на Python с открытым кодом, написанный одним из наших сотрудников). Мы намеренно не стали включать сюда технические аспекты реализации, но если вам интересно узнать про те или иные разделы сайта поподробнее, напишите об этом в комментариях.

Корпоративный портал нередко путают с корпоративным сайтом. На самом деле, это абсолютно разные инструменты и функции портала намного шире. По сути, портал - это некий виртуальный офис компании, позволяющий всем сотрудникам обмениваться документами и информацией, а также автоматизировать основные бизнес-процессы. А вот понятия корпоративного портала и интранета традиционно используются как синонимы.

Что представляет собой интранет?

Интранет, или корпоративный портал, - весьма объемный и сложный инструмент, позволяющий справиться с решением большого круга задач. Это не просто самостоятельный сайт, а целая совокупность разных продуктов, например, система работы с документами, таск-трекер, ERP-система и множество других в зависимости от потребностей конкретной организации. Портал объединяет функции хранилища файлов и документов, социальной сети и информационного ресурса. При этом главных задач у любого портала всего две: дать сотрудникам возможность коллективно работать над поставленными задачами и обеспечить эффективные внутренние коммуникации.

Для решения этих задач в типовой корпоративный интранет могут входить следующие блоки:

• сведения о компании: устав, структура, должностные инструкции, миссия и мировоззрение компании, корпоративный стиль и т.д.;
• сведения о сотрудниках: персональные данные и страницы, контакты, занимаемая должность, подразделение, достижения;
• обновляемая информация: приказы, распоряжения, объявления о событиях в компании, взыскания и благодарности, новости компании;
• единая база знаний: справочная информация (каталоги продукции, прайс-листы), документы, шаблоны, архив файлов;
• инструменты общения: форумы, опросы, анкеты, связь с руководящим аппаратом и коллегами;
• служебные механизмы: проекты, постановка задач и контроль их выполнения, заявки на приобретение оргтехники, заказ пропусков, транспорта и тому подобное.

Как показывает практика, корпоративный портал способен эффективно решать вопросы рабочего плана, такие как постановка и контроль выполнения задач, аналитика, создание системы хранения важной информации, автоматизация бизнес-процессов и системы управления взаимоотношений с клиентами (CRM).

Достаточно успешно реализуется на порталах и быстрая связь между разными подразделениями компании. Исчезает необходимость, например, уведомлять каждое подразделение о нововведении или важном событии - достаточно разместить информацию на портале, и она тут же станет достоянием общественности. Персонал, кроме того, имеет постоянный доступ к базе знаний компании.

На заметку
Один из главных трендов развития интранета - это его упрощение. Если несколько лет назад разработчики пытались оснастить его максимальным количеством функционала, то сегодня они все чаще отказываются от таких решений в пользу более простых социальных интранетов.

Что касается эффективных коммуникаций между сотрудниками, то в теории портал, конечно, дает им возможность мгновенного общения через интегрированную социальную сеть, обсуждения как рабочих, так и личных вопросов на форумах и в группах. Каждый может пообщаться с каждым, задать вопрос, передать и получить нужную информацию... На практике, к сожалению, это работает далеко не всегда или не работает вовсе. Интранет хорош для автоматизации различных операций, упрощения системы документооборота и отчетности, поиска нужной информации, но… не для общения.

Кстати, успешность взаимодействия сотрудников с помощью портала во многом зависит от степени их вовлеченности в общение на всех управленческих уровнях. Открытая организация, где любой может напрямую обратиться к руководителю, намного привлекательнее для действующих и потенциальных сотрудников. Это создает у персонала дополнительную уверенность в том, что топ-менеджмент относится к членам коллектива как к полноправным партнерам и формирует лояльность к компании.

Каким компаниям нужен корпоративный портал

Интранет - это очень удобный, а порой и жизненно необходимый инструмент для компаний, в которых имеются удаленные сотрудники. Для них портал может служить настоящим мобильным рабочим местом. Полезен портал и для крупных фирм, имеющих филиалы в рамках одного населенного пункта или даже в разных городах. Но даже и в том случае, если у фирмы нет филиалов, но имеется большой штат сотрудников, а отделы расположены на разных этажах, портал может стать средством объединения всех в одну команду. При наличии портала исчезает необходимость ходить с бумажными документами из кабинета в кабинет, тратя на это драгоценное рабочее время и отвлекая других сотрудников, или искать клиентскую базу где-то на просторах 1С, с которой работать умеет далеко не каждый. Конечно, если в организации работают два-три человека и в течение рабочего дня они находятся в одном кабинете, то портал в этом случае будет ненужной роскошью.

Иногда руководители компании искренне не понимают, зачем может понадобиться корпоративный портал, считая его установку пустой тратой денег. На самом деле, портал необходим компании, если:

Очень полезен будет портал и тем компаниям, где нужна быстрая адаптация сотрудников или обучение персонала. При наличии интранета новичок гораздо быстрее входит в курс своих обязанностей, поскольку получает доступ ко всей основной информации, имеет возможность получать консультации по любому вопросу у опытных коллег. Для обучения сотрудников не потребуется организовывать очные курсы или тренинги - все это можно сделать онлайн на территории портала. Не придется и надолго отрывать работников от трудового процесса и тратить дополнительные средства на организацию.

Как внедрять интрасеть

Процесс внедрения интранета в компании достаточно сложный и многоэтапный. Первый этап - это всегда решение «сверху». Именно руководство должно принять решение о внедрении и способствовать его продвижению. Но психология людей такова, что любые нововведения и изменения привычного хода работы воспринимаются в штыки, независимо от того, насколько полезными и эффективными они окажутся в будущем.

Итак, допустим, что решение принято. С чего начать?

• Этап 1. Сбор требований и планирование проекта. На этом этапе определяются главные цели внедрения и собираются мнения всех заинтересованных лиц.
• Этап 2. Создание информационной архитектуры портала. Под этим понимается структурирование всех данных на портале, то, как они будут представлены пользователям. Главное назначение структуры - ускорение поиска, самая важная информация должна быть получена не более, чем в три «клика» мышкой.
• Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов. Это нужно для того, чтобы портал был не просто складом информации, но и автоматизировал самые трудоемкие бизнес-процессы компании.
• Этап 4. Создание дизайна портала. В данном случае дизайн - не просто картинка, он серьезно влияет на удобство портала для пользователей. Работа над дизайном обычно ведется параллельно с программной реализацией.
• Этап 5. Информационное наполнение. По мнению специалистов, инициаторами публикаций в начале работы интранета должны быть топ-менеджеры, но от них должно поступать не более 20% постов. Остальное - публикации рядовых сотрудников. Если их количество в дальнейшем окажется менее 80%, то, возможно, портал не является инструментом для персонала. К сожалению, на деле за наполнение обычно отвечает администратор.
• Этап 6. Продвижение среди сотрудников и обучение пользователей. Пожалуй, самый сложный и ответственный этап. Как бы идеально не был создан портал с точки зрения программного обеспечения или дизайнерского оформления, если он не будет востребован сотрудниками компании, ценность его будет равна нулю. Чтобы проинформировать коллектив о запуске интранета, можно разослать информационное письмо с оповещением о сервисе и его самых полезных возможностях, советами по переходу на новую систему. В процессе функционирования портала каждая компания находит свои решения для его популяризации среди работников, например, у кого-то доступ в интернет или электронную почту открывается только через интранет, а кто-то материально поощряет тех, кто регулярно использует портал в работе. Мотивация к использованию этого инструмента - едва ли не самая сложная часть работы по внедрению портала.

Сравниваем решения: топ-3 лучших интранет-портала

Yammer. По заявлению разработчиков, этот корпоративный портал будет полезен всем подразделениями компании - от руководителей до рядовых сотрудников. На сегодня он доступен только в составе еще одного продукта ― Microsoft-Office365 ― и легко интегрируется с SharePoint. При этом они во многом схожи, но Yammer - это облачное решение, а SharePoint - серверное.

Структура портала несколько напоминает популярный Twitter, интранет позволяет сотрудникам обмениваться мгновенными сообщениями, включая текстовые файлы и изображения, формировать рабочие группы, просматривать онлайн-контакты, искать людей, группы или тексты, использовать общую базу данных и принимать участие в ее формировании. Интерфейс портала достаточно прост, разобраться в нем сможет каждый, кто имеет хоть небольшой опыт работы с социальными сетями.

Кроме создания внутренних коммуникаций между сотрудниками, Yammer также помогает решать бизнес-задачи, такие как создание коммуникаций для руководителей, управление проектами, взаимодействие с бизнес-партнерами, формирование мотивации у персонала, обучение и адаптация сотрудников, повышение эффективности продаж.

Поскольку Yammer на сегодня является составной частью Office365, то установить его отдельно от последнего не представляется возможным. Но зато от добавления Yammer во все тарифы онлайн-офиса цена последнего не изменилась. Кстати, именно невозможность самостоятельной установки Yammer и можно считать одним из его главных недостатком наряду с тем, что Yammer подойдет лишь тем компаниям, которые хотят разработать свой индивидуальный корпоративный портал, поскольку не является готовым коробочным решением.

«Битрикс24» - корпоративный портал с функциями социальной сети. Он содержит микроблоги, мессенджер, хранилище файлов, фотогалереи. С помощью «Битрикс24» можно не только общаться и совместно работать над проектами, но и вести свой CRM, планировать и учитывать рабочее время, автоматизировать бизнес-процессы, управлять персоналом. Всего предлагается 12 рабочих инструментов.

«Битрикс» выглядит как корпоративный Facebook, во всяком случае, интерфейсы у них очень похожи. На главной странице имеется привычная лента, в которой каждый пользователь может писать свои сообщения и комментарии к постам других участников. Эта же лента отражает и все события компании. Существует как коробочный, так и облачный варианта портала. «Битрикс» можно установить как на стационарный компьютер, так и на ноутбук или любое мобильное устройство. Кроме того, интранет легко интегрируется с Google, Apple, Microsoft. Цена ПО зависит от вида выбранного тарифа: пакет «Проект» на 12 пользователей можно установить бесплатно, «Проект+» - за 990 рублей в месяц, «Компания» - за 10 990 рублей. Количество пользователей в двух последних пакетах не ограничено.

По отзывам пользователей - главные минусы портала - неинформативный интерфейс и перегруженность функционалом.

Jive - это готовое решение, которое дает возможность создавать собственный внутрикорпоративный портал в компании. Здесь имеются готовые шаблоны для отдела маркетинга, отдела продаж, HR, службы технической поддержки - запустить и развить портал можно в максимально сжатые сроки Пользователи могут настроить свое индивидуальное рабочее пространство при помощи стартовой страницы. Приложение содержит все необходимые инструменты для управления проектами, корпоративным контентом и задачами.

Для пользователей доступны блоги, профили, обсуждения, группы, календари, умный поиск и многое другое. Jive можно интегрировать с Google и Office365, доступ к порталу возможен с любых устройств, включая мобильные.

Цена приложения зависит от выбранного пакета, на сегодня их предлагается три: Select, Premier или Premier+. Главный недостаток портала - отсутствие локализации на русском языке и отличие навигации от привычных пользователю соцсетей. Из-за большого количества возможностей, процесс адаптации пользователей к интранету может вызвать трудности.

На рынке сегодня представлено достаточно большое количество решений. Понять, какое из них подойдет конкретной компании достаточно сложно. Именно поэтому в разделе об интеграции особое место занимает необходимость постановки четкой цели. Конечно, рабочий функционал представлен практически везде одинаково хорошо, что касается социального - вопрос остается открытым.

Индивидуальный инструмент vs готовое решение

Что предпочесть: разработку индивидуального инструмента или готовое решение? Об этом мы поговорили с Дмитрием Бенцем, разработчиком корпоративной социальной сети LOQUI BUSINESS :

«Если руководство будет понимать, зачем и для кого нужен интранет, то станет ясно и какой именно портал лучше всего установить. Не последнюю роль в выборе, конечно, играют финансовые возможности. Индивидуальное решение всегда будет дороже, чем коробочный вариант, но иногда компании и не нужно это решение. Готовые порталы успешно справляются с возложенными на них задачами, и большинство из них позволяют настроить все функции под специфику компании.

Но очень часто, к сожалению, встречается ситуация, когда портал становится только хранилищем информации, а делу укрепления внутренних коммуникаций он никак не помогает. Это происходит потому, что портал все же официальный рабочий инструмент, а человек психологически не расположен к общению с его помощью. Если компания видит своей основной целью именно укрепление внутренних коммуникаций, то внедрять нужно корпоративную социальную сеть. Именно КСС становится той площадкой, где персонал компании начинает активно общаться по всем вопросам, решать рабочие задачи, обмениваться мнениями, делиться информацией. Сети становятся все более востребованными, и одной из первых отечественных разработок стал наш LOQUI BUSINESS. Мы надеемся, что его ждет большое будущее. По крайней мере, мы постарались внедрить в него самое лучшее от социальной сети и корпоративного портала, чтобы LOQUI стал инструментом, способным решить любые вопросы и задачи компании».

Давайте для начала разберемся в понятии «Корпоративный портал». Слишком часто его путают с «Корпоративным сайтом», но надо четко понимать разницу. Википедия говорит нам:

Корпоративный сайт - это интернет ресурс, содержащий полную информацию о компании, её услугах/продукции, событиях в жизни фирмы, историю развития и многое другое.

Однако:

Корпоративный портал - это веб-интерфейс, предоставляющий сотрудникам доступ к корпоративным данным фирмы.

Другими словами, корпоративный портал - это ваш «виртуальный офис», который позволяет вашим сотрудникам обмениваться информацией, документами, добавлять, изменять, удалять, а главное совместно работать. Но это в общем смысле.

На деле корпоративные порталы снабжают разнообразным специфическим функционалом под потребности бизнеса. Некоторые компании самостоятельно разрабатывают индивидуальный и уникальный корпоративный портал для работы(но это мягко говоря не дешево), а можно взять готовое решение и настроить его под свою специфику.

Зачем нужен корпоративный портал?

Зачем Вам, владельцам компаний, это нужно. Давайте разберем, какую пользу несут корпоративные порталы?

Первое - это мы получаем систему хранения и систематизации всей важной информации о клиентах . Мы контролируем входящие заявки клиентов. Если по проще, то к вам поступают письма, звонки, заявки с сайта, сообщения в социальных сетях и мессенджерах. Это могут быть заявки от ваших новых или существующих клиентов, предложения от ваших поставщиков и партнеров. (Все это имеет название ЛИДы). Для начала все эту информацию нужно собрать, сохранить и желательно классифицировать. Затем проанализировать и использовать, например для выявления наиболее эффективных рекламных площадок.Битрикс24 автоматически собирает все ЛИДы из разных источников в единую базу: собираются ЛИДы из корпоративных почт, системы «открытые линии», из телефонных звонков, чатов и веб форм ваших сайтов и вообще куча всего (расскажу об этом в других статьях).

Зачем? Для того что бы у ваших сотрудников перестала болеть готова когда они вспоминают через что общались с клиентом Вайбер, Почта или Онлайн консультант на сайте. Ваши сотрудники имеют доступ к этой информации из любого места где есть интернет, они могут войти в портал даже с телефона. На компьютер не нужно устанавливать никакого дополнительного ПО, у сотрудника рабочий день начнется просто - пришел, сел за стол, подключился к корпоративному порталу и все, он готов работать. Все ваши сотрудники (даже если они работают в разных офисах) могут получить оперативный доступ к информации и общаться между собой.

Второе - по порядку, но не по важности для вашей фирмы, а именно для отдела продаж - это система управления взаимоотношениями с клиентами - CRM . То есть после того как пришла заявка вашему менеджеру необходимо выполнить ряд действий прежде чем клиент заплатит.

Например: Вы туристическое агентство. Вам пришла заявка с сайта «Хочу в Турцию» Ваш менеджер должен связаться с клиентом и уточнить информацию (Фио клиента, на какие даты ему нужен тур, сколько человек поедет, сколько звезд должно быть у отеля и тд). Затем он должен сформировать коммерческое предложение (возможно не одно), отправить его клиенту.

Желательно поставить себе напоминалку через 4 дня «Перезвонить Павлу Семеновичу и узнать какой тур он выбрал». Если клиент сопротивляется, то дать ему скидку до 10%. Если же на все согласен, то составить и выслать ему договор, страховку и счет. В завершении необходимо сохранить копии подписанных документов и дождаться оплаты.

Такого рода последовательность действий в компании называется «Бизнес-процесс». Таких процессов у вас на самом деле очень много и хорошо бы чтоб часть из них была бы автоматизированна (к примеру формирование документа Коммерческое предложение)

Зачем вам нужна CRM? Для того что бы не потерять ни одного клиента (вы даже не представляете сколько вы их уже потеряли просто из-за того, что менеджер вовремя не перезвонил). Для того чтобы не учить нового менеджера как работать, а что бы он четко понимал, что ему делать. Для того что бы у вас была полная информация о клиенте и вы смогли на её основании что-то например допродать. Что бы когда увольняется сотрудник вы смогли легко передать его клиентов другому менеджеру, так как у вас храниться вся история работы с этими клиентами. Зачем вам нужна автоматизация Бизнес процессов? Тут все просто. Если многие рутинные действия выполняются автоматически, то ваши сотрудники не тратят на это время, то работать получается быстрее и они могут обработать больше клиентов и оперативнее отвечать им (по сравнению, например, с вашими конкурентами). А это выгодно и с точки зрения продаж и с точки зрения общего имиджа компании.

Третья - это систем управления задачами и проектами . Любое даже скромное дело состоит из задач и подзадач, которые нужно поручить определенным лицам и завершить до определенного времени. Часто повторяющиеся последовательности, такие как выставления счетов на оплату или последовательное утверждение договоров или согласование со всеми руководителями заявления на отпуск, могут быть автоматизированы. От корпоративного портала при этом нужно требовать удобного и интуитивно понятного (наглядного) интерфейса для управления и контроля всех задач, распределение ролей в задачах (Кто ответственный? Кто помогает? Кто просто наблюдает?), простой контроль сроков задач с напоминаниями, группировка задач по проектам, наличие регулярных задач, которые ставятся, например, раз в месяц или в квартал.

Зачем? Если вы занимаетесь чистыми продажами, данная система может ускорить внутренние процессы фирмы (например, задача в отдел обеспечения на закупку канцелярских принадлежностей или задача в IT отдел на установку монитора новому сотруднику и т.д.). Если же вы фирма-производитель, то есть вы выпускаете некий продукт (материальный или программный), то вам такая система нужна как воздух. От того на сколько ваших сотрудников удобно пользоваться системой управления проектами напрямую зависит ваш доход. И вообще без нее вы утонете в липких желтых бумажках, нарядах и докладных.

Четвертая . И конечно же заключительный большой блок - Контроль и Аналитика . Чем больше становится компания, тем сложнее контролировать сотрудников. Вы должны иметь возможность получить статистику по эффективности каждого сотрудника. Сколько звонков? Сколько выполненных задач? Сколько сверхурочных часов?

Так же ваши руководители отделов должны иметь возможность анализировать работоспособность отдела. Пока вы не можете посчитать эффективность работы компании в цифрах, вы не можете развиваться. Корпоративный портал в свою очередь должен позволять строить отчеты по самым разнообразным параметрам и делать это просто и наглядно.

Зачем это Вам? Для улучшения трудовой дисциплины в первую очередь. Сколько времени сотрудник проводит на работе? Насколько эффективно он работает? Какой процент его заявок становятся вашими клиентами? Во вторую очередь для выявления тонких мест. Порой вы даже не знаете на каком этапе тормозиться реализация проектов и продаж. Ну и в-третьих, для определения стратегии развития вашей фирмы. Но тут есть нюанс - вся аналитика в корпоративном портале актуальна только тогда, когда весь необходимый персонал работает через него.

Кому и когда?

Кому нужен корпоративный портал? Практически любая сфера деятельности (торговля, производство, медицина, оказание услуг и тд), так или иначе создает вокруг себя информационную систему. Например, все менеджеры отдела продаж получают заявки по телефону и почте. Между собой обмениваются информацией через Скайп. Утверждают договора и заявления с начальством в бумажном виде. В производственный отдел попадают наяды тоже в виде бумажек. Напоминали и списки задач каждый хороший сотрудник носит у себя в телефоне. А база клиентов в лучшем случае в 1Ске с которой не каждый может работать, в худшем случае, но часто база вообще в табличках Excel. А начальники отелов носят вам отчеты с непроверяемыми данными. Если вы в этих примерах узнаете себя и свою компанию и понимаете почему это плохо, то Корпоративный портал Вам нужен и вы готовы к его внедрению.

И страшнейший вопрос, когда он нужен и с чего начать? Начать нужно с выявления, фиксирования и стандартизации самых важных для вашей компании бизнес процессов. Скорей всего сейчас у вас каждый выполняет работу не по какой-то общей инструкции, а так как он умеет и как у него получается (пусть и не всегда хорошо), поэтому вам нужно написать, а желательно нарисовать блок-схемы всех важных бизнес процессов компании. Почему это нужно сделать до внедрения корпоративного портала? Просто если этого не сделать, то все повториться вновь, и ваши сотрудники будут работать «кто в лес, кто по дрова». А как при такой схеме работы внедрить и обучить нового человека? Никак. Поэтому стандартизация бизнес процессов в первую очередь, потом инструкции по работе с порталом, и только тогда можно устанавливать корпоративный портал.