Базы данных Access на компьютере помогут вам хранить и отслеживать практически с любого типа данных, например запасов, контакты или бизнес-процессов. Давайте подробное описание пути, которые можно использовать для создания базы данных Access, добавьте в нее данные и затем изучить следующие шаги по направлению к настройке и использованию новой базы данных.

В этой статье

Выбор шаблона

Шаблоны Access содержат встроенные таблицы, запросы, формы и отчеты, готовые к работе. Доступные шаблоны - первое, что вы видите при запуске Access, а дополнительные варианты можно загрузить из Интернета.

В Access на вкладке Файл выберите команду Создать .

Выбор шаблона базы данных рабочего стола и введите имя в поле Имя файла . базы данных (Если вы не видите шаблона, который будет работать для вас , использовать Поиск шаблонов в Интернете поле.)

Имя файла

Нажмите кнопку Создать .

В зависимости от выбранного шаблона, до начала работы вам, возможно, нужно будет выполнить какие-либо из перечисленных ниже действий.

Если Access отображает диалоговое окно Вход с пустым списком пользователей:

1. Нажмите кнопку нового пользователя .

   Заполните форму Сведения о пользователе .

   Выберите только что имя пользователя введены и нажмите кнопку входа .

Если Access отображает сообщение Предупреждение системы безопасности в панели сообщений, а также шаблон из надежного источника, нажмите кнопку Включить содержимое . Если база данных требует входа в систему, войдите в систему.

Дополнительные сведения: .

Создание базы данных с нуля

Если ни один из шаблонов вам не подходит, вы можете начать с пустой базы данных на компьютере.

В Access выберите команду Создать , а затем - пункт Пустая база данных рабочего стола .

Введите имя базы данных в поле Имя файла .

Можно использовать расположение по умолчанию, указанное под полем Имя файла , или выбрать другое, щелкнув значок папки.

Нажмите кнопку Создать .

Добавление таблиц

В базе данных данные сохраняются в несколько связанных таблиц. Чтобы создать таблицу:

При открытии базы данных в первый раз, вы увидите пустой таблицы в режиме таблицы, где можно добавить данные. Чтобы добавить другую таблицу, перейдите на вкладку Создать > Таблица . Можно начать вводить данные в пустое поле (ячейка) или Вставка данных из другого источника, например книгу Excel.

Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните его заголовок и введите новое имя.

Чтобы добавить другие поля, начните вводить текст в столбце Щелкните для добавления .

Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок, и перетащите в нужное место. Вы можете проделать эту операцию и с несколькими смежными столбцами.

Копирование и вставка данных

Вы можете скопировать данные из другой программы, например Excel или Word, и вставить их в таблицу Access. Лучше всего, если они организованы в столбцы. Если данные находятся в текстовом редакторе, например Word, перед копированием разделите столбцы данных с помощью табуляции или преобразуйте данные в таблицу.

Если данные нужно изменить, например разделить полные имена на имена и фамилии, сделайте это в исходной программе.

Откройте источник и скопируйте данные (CTRL+C).

Откройте таблицу Access, в которую вы хотите добавить данные, в режиме таблицы и вставьте данные (CTRL+V).

Дважды щелкните заголовок каждого из столбцов и укажите значимые имена.

Примечание: В зависимости от того, какие данные вы вставляете в первой строке столбца, Access присваивает каждому полю тип данных. Следите за тем, чтобы данные в остальных строках относились к тому же типу.

Импорт или связывание данных

Вы можете импортировать данные из других источников или можно связать данные из Access без перемещения информацию из которой он хранится. Связывание может быть хорошим вариантом при наличии нескольких пользователей, обновление данных и вы хотите убедиться, что вы видите последнюю версию, или если вы хотите сохранить дисковое пространство. Вы можете ли вы хотите связать с или импортировать данные для большинства форматов. Импорт или связывание с данными из другой базы данных Access более подробные сведения.

Процесс немного различается в зависимости от источника данных, но всегда начинается с описанной ниже процедуры.

На Внешних данных нажмите кнопку Формат данных, вы будете импорта или связывания с. Если вы не видите необходимый формат, нажмите кнопку Дополнительные .

Примечание: Если его все равно нет, возможно, вам понадобится сначала экспортировать данные в формат файла, поддерживаемый Access (например, в текстовый файл с разделителями).

Следуйте инструкциям в статье диалоговое окно « Внешние данные ».

При связывании некоторые форматы доступны только для чтения. Ниже перечислены внешние источники, данные которых можно импортировать или связывать.

Подробнее читайте

Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для создания базы данных . В Access 2007 используются логически связанные таблицы. СУБД Microsoft Access 2007 обеспечивает удобное и надежное управления данных, которые хранятся в таблицах.

Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных.

Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.

БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Templates не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.

При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница "Приступая к работе с Microsoft Access 2007", представленная на Рис. 1.

Рис. 1. Новая начальная страница

При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый template на странице "Приступая к работе с Microsoft Access 2007" из "Категории шаблонов" или шаблоны "Из Microsoft Office Online". При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные templates, справа в окне приложения появится описание БД. Ниже, в текстовом поле указано имя файла: Факультет.accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы).

Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить. Затем надо щелкнуть на кнопке Создать. В результате появится окно базы данных Факультет: база данных (Access 2007) - Microsoft Access. В области редактирования будет отображаться Список факультета, который необходимо заполнить. Если область переходов закрыта, то ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или щелкнув на кнопке "Открыть/закрыть границу области переходов".

Access 2010 - это программа создания и управления базами данных. Чтобы понять Access, вы должны сначала понять базы данных.

На этой статье вы узнаете о базах данных и о том, как они используются. Вы познакомитесь с различиями между управлением данными в Access и Microsoft Excel.

Что такое база данных?

База данных представляет собой набор данных, которые хранятся в компьютерной системе. Базы данных позволяют своим пользователям быстро и легко вводить, получать доступ и анализировать свои данные. Они - такой полезный инструмент, что вы их постоянно видите. Вы когда-нибудь ждали, пока регистратор врача ввел вашу личную информацию в компьютер или наблюдали, как сотрудник магазина использует компьютер, чтобы узнать, есть ли товар на складе? Затем вы видели базу данных в действии.

Самый простой способ понять, что такое база данных это подумать о ней, как о наборе списков. Подумайте об одной из упомянутых выше баз данных: базе данных о пациентах в кабинете врача. Какие списки содержатся в такой базе данных? Ну, для начала, есть список имен пациентов. Затем есть список прошлых встреч, список с историей болезни для каждого пациента, список контактной информации и т. д.

Это относится ко всем базам данных - от самых простых до самых сложных. Например, если вы хотите испечь печенье, то вы можете сохранить базу данных, содержащую рецепты, которые вы знаете как сделать, и друзей, которым вы даете эти рецепты. Это одна из самых простых баз данных. Он содержит два списка: список ваших друзей и список рецептов выпечки печенья.

Однако, если бы вы были профессиональным пекарем, у вас было бы еще много списков, которые нужно было бы отслеживать: список клиентов, список проданных продуктов, список цен, список заказов... это можно продолжать. Чем больше добавленных списков, тем сложнее будет база данных.

В Access списки немного сложнее, чем те, которые вы пишете на бумаге. Access сохраняет свои списки данных в таблицах, что позволяет хранить еще более подробную информацию. В приведенной ниже таблице список людей в базе данных пекаря любителя был расширен, чтобы включить другую соответствующую информацию о друзьях.

Если вы знакомы с другими программами в пакете Microsoft Office, это может напоминать вам Excel, что позволяет организовать данные аналогичным образом. Фактически, вы можете создать аналогичную таблицу в Excel.

Зачем использовать базу данных?

Если база данных по существу представляет собой набор списков, хранящихся в таблицах, и вы можете создавать таблицы в Excel, зачем вам нужна настоящая база данных? В то время как Excel отлично справляется с хранением и упорядочиванием номеров, Access намного более эффективен при обработке не числовых данных, таких как имена и описания. Нечисловые данные играют значительную роль практически в любой базе данных, и важно иметь возможность сортировать и анализировать ее.

Однако то, что действительно делают базы данных, кроме любого другого способа хранения данных, - это подключение. Мы называем базу данных, как те, с которыми вы будете работать, в Access реляционной базой данных. Реляционная база данных может понимать, как списки и объекты внутри них связаны друг с другом. Чтобы изучить эту идею, вернемся к простой базе данных с двумя списками: именами ваших друзей и рецепты печенья, которые вы знаете как делать. Вы решили создать третий список, чтобы отслеживать партии печенья, которые вы делаете, и для кого они предназначены. Поскольку вы только делаете их, вы знаете рецепт, и вы только передадите их своим друзьям, этот новый список получит всю свою информацию из списков, которые вы сделали ранее.

Посмотрите, как третий список использует слова, которые появились в первых двух списках? База данных способна понять, что Иван Иваныч и Печенье на сметане в списке - это те же вещи, что и Иван Иваныч и Печенье на сметане в первых двух списках. Эти отношения кажутся очевидными, и человек сразу поймет это. Однако книга Excel не сможет.

Отличие Access от Excel

Excel рассматривал бы все эти вещи как отдельные и несвязанные фрагменты информации. В Excel вам нужно будет вводить каждую отдельную информацию о человеке или типе печенья каждый раз, когда вы упомянули об этом, потому что эта база данных не будет относительной, как база данных Access. Проще говоря, реляционные базы данных могут распознавать, что может сделать человек: если одни и те же слова появляются в нескольких списках, они ссылаются на одно и то же.

Тот факт, что реляционные базы данных могут обрабатывать информацию таким образом, позволяет вам вводить, искать и анализировать данные более чем в одной таблице за раз. Все эти вещи было бы трудно сделать в Excel, но в Access даже сложные задачи могут быть упрощены и сделаны достаточно удобными для пользователя.

Microsoft Access 2007 - одна из наиболее известных программ для работы с базами данных. Свежий релиз ПО включает в себя возможность работы как с различными форматами файлов более ранних версий, так и поддержку нового типа файлов с расширением.accdb. Также приложение содержит небольшие доработки популярных функций и настроек, которые сделали работу с программой еще более комфортной и удобной. Несмотря на то, что ПО включается в состав Microsoft Office, на нашем сайте Вы можете скачать Access 2007 независимо остальных программ пакета. Предложенный релиз приложения является русской версией.

Что интересного предлагает Microsoft Access 2007

id="a1">

Новый формат файлов ACCDB включает в себя поддержку многозначных полей и вложений, а также целый ряд новых опций:

• Поля, которые могут одновременно допускать несколько различных значений
  Данный вид полей используются в тех случаях, когда необходимо сохранить несколько разных вариантов, не создавая БД более сложной структуры.
• Тип данных «Вложение»
  Такой тип данных необходим для более удобного хранения документов различных типов, а также двоичных файлов в Вашей БД без дополнительного увеличения ее объема.
• Улучшенное шифрование
  Теперь Вы можете задать пароль для БД, а также зашифровать ее содержимое
• Улучшенная интеграция с SharePoint Services и Microsoft Outlook 2007
• Отслеживание истории MEMO для хранения больших объемов информации.

На нашем сайте Вы можете скачать Microsoft Access 2007 бесплатно - загрузка и установка приложения происходит довольно быстро и легко.

Системные требования Access 2007:

id="a2">

1. Частота процессора от 500 МГц
2. Более 256 Мб оперативной памяти
3. 1,5-2 Гб свободного места на жёстком диске
4. Разрешение экрана более 1024x768 точек
5. ОС Windows XP с SP3, Vista с SP2, Windows Server 2003 с SP2 или более новые версии.

Microsoft Office – редактор, который позволяет создавать и редактировать офисные документы. В нем также встроено приложение, позволяющее пользователям работать с базами данных. Базы данных – это, в первую очередь, удобный инструмент для хранения, систематизации и извлечения нужной информации. В этом материале будет подробно разобран редактор Microsoft Access и опубликована пошаговая инструкция по работе с приложением.

Что такое Microsoft Access

Microsoft Office Access – мощный редактор, который представляет собой систему управления базами данных, основанными на реляционной модели. Также необходимо отметить, что он использует динамическую модель обмена между сетевыми ресурсами и приложениями. При этом редактор использует продвинутые инструменты для обработки любого типа информации и представление их в виде четкой последовательной структуры.

В Access также внедрена поддержка динамической библиотеки ActiveX . Эта технология, которая помогает не только представлять информацию в виде текста, а также в виде объектов мультимедии. Реляционная модель позволяет устанавливать связи между базами и контролировать любое изменение, своевременно внося коррективы.

Некоторые пользователи считают, что один из редакторов Microsoft Office Excel похож на программу Access, но это заблуждение. Excel является инструментом для работы с электронными таблицами, а последний, в свою очередь, используется для создания БД в виде таблиц.

Принцип работы Excel основывается на организации данных внутри отдельной таблицы, Access позволяет выполнять более сложные задачи, работая с большим массивом информации. И в заключении необходимо отметить важную особенность, Excel рассчитан для одного пользователя, так как изменение информации носит локальный характер, а Аксесс подразумевает многопользовательскую работу с базами.

Зачем используется

Редактор применяется для полной автоматизации работы с БД в разных сферах деятельности, бизнесе, управлении кадрами и т.д. Стоит заметить, что благодаря тому, что программное обеспечение имеет универсальную структуру, оно помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. Причем изменения отразятся не только в основной базе, но и в связанных с ней.

Структура приложения

Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Далее будет приведен список основных компонентов программного обеспечения.

Компоненты:

• таблица . Компонент приложения предназначен для записи и хранения данных;
• запрос . Элемент предназначен для получения информации из одной или нескольких таблиц. Является средством для обращения к связанным БД и стороннему ПО;
• форма . Объект используется для представления введенной информации в более удобном для пользователя виде;
• отчет . Позволяет получить конечный результат в виде готового документа;
• макрос . Он представляет собой элемент, содержащий в себе последовательное описание для выполнения того или иного действия. С помощью него можно задать команду, которая будет выполнять определенную задачу, например, проверка изменения данных в одной из таблиц;
• модуль . Компонент, который содержит в себе программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic. С его помощью редактор существенно расширяет функционал. Достигается это благодаря использованию функций и процедур, призванных реагировать на те или иные изменения;
• страница доступа . С ее помощью можно получить доступ к удаленным базам, хранящимся на других персональных компьютерах.

Взаимосвязь с другими СУБД

Access позволяет не только использовать собственную введенную информацию, но и устанавливать взаимосвязь с другим СУБД. Также присутствует возможность импорта из других приложений, например, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства пользователя реализована возможность не только использовать импорт, но и связывать данные с другими программами и сетевыми ресурсами.

Обзор интерфейса пользователя

Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны

Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.

Пользовательский интерфейс:

• «Backstage » (создать). Элемент интерфейса появляется после старта программы и позволяет пользователю выбрать шаблон для создания БД. В процессе работы, чтобы перейти на данную вкладку необходимо проследовать по пути «Файл» и «Создать».
• «Файл ». Позволяет сохранить, открыть, распечатать готовый документ, а также выставить параметры Access и установить подходящую тему оформления.
  
  
• «Лента ». Является основным элементом при работе с редактором. Она содержит в себе модули с инструментами для создания и редактирования БД. В нее также входит панель быстрого доступа, на которой размещены наиболее часто используемые компоненты.
• «Область навигации ». Позволяет увидеть результат выполненных действий и отражает структуру БД.
• «Диалоговое окно ». Элемент интерфейса, с помощью которого пользователь может уточнить параметры объекта.
  
• ». Чтобы отобразить компонент, потребуется щелкнуть «ПКМ» на элементе объекта. В него входят команды, которые зависят от выполняемой задачи.
  
• ». Используется для переключения режима представления документа, и для отображения состояния текущей операции.

Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.

Работа с базами данных в Access

Создание базы

Создать БД можно несколькими способами: с нуля или с использованием готового шаблона. В первом случае пользователю необходимо самостоятельно создавать элементы и объекты БД, во втором варианте все намного проще. Запускаем готовый шаблон и вписываем свою информацию. Далее рассмотрим подробно оба варианта работы с базами.

Чистая база

Начнем создание новой базы с последующим наполнением ее информацией:

Создание из шаблона

Работа с шаблоном выглядит следующим образом:

Наполнение базы

Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.

Для начала необходимо отметить, что с помощью MS Access можно произвести импорт . Для этого выбираем вкладку «Внешние», кликаем по иконке «Импорт». Далее откроется новое окно, где требуется указать путь к файлу и кликаем «Ок». Затем вновь появится окно импорта, щелкаем «Далее » и задаем сведения о каждом объекте. Задаем ключ, который поможет быстро обработать информацию, и кликаем «Далее ». После этого объект появится в главном окне и можно приступать к ее созданию.

Процесс создания:

Необходимо отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это обусловлено тем, что информация в денежном эквиваленте, имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если мы говорим о цене компьютерной периферии, то, как правило, для выражения ее сравнительной стоимости используются условные единицы. Для такого случая и применяется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей БД.

Проект №1 «Продукция»:

Проект №2 «Поставка»:

Схемы данных

Связь между таблицами устанавливается с помощью структуры, использованной в проекте. При этом структура отображается графически, что позволяет существенно облегчить обработку данных.

Устанавливаем взаимосвязь между проектами:

Теперь нам требуется установить связь между двумя объектами, делаем это следующим образом:

Создаем запросы

Классическая выборка

Запрос выборки позволяет производить отбор данных в БД по заранее созданным условиям. В нашем проекте будет создана выборка, позволяющая найти товар по его наименованиям. Работу будем производить в БД «Продукция».

Создание сущности

Запрос на создание сущности в Майкрософт Аксесс производит выборку из взаимосвязанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличии от первого варианта результат сохранится в новой постоянной таблице.

Процесс выглядит следующим образом:

На добавление, удаление, редактирование

Данный вид запросов подразумевает под собой создание и выполнение какого-либо действия, в результате которого изменятся параметры в таблице.

Создаем запрос следующим образом:

Запрос на добавление :

На редактирование:

Создание и оформление форм

Формы являются одним из элементов, которые предназначены для правильной организации хранения данных.

Для чего нужны формы:

• предназначение форм заключается в выводе данных на экран в удобном для пользователя виде;
• управление запуском . В этом случае главным предназначением форм является запуск макросов;
• показ диалоговых окон . С помощью форм можно выводить на экран предупреждение о возможных ошибках.

Используем «» для создания объекта:

После этого перед пользователем появится новая вкладка, где таблица будет представлена в виде формы. Как можно заметить, восприятие информации стало намного удобнее.

Рассмотрим вариант создания форм через Конструктор:

Создаем форму с нуля при помощи «». С помощью этого варианта, можно настроить оформление, изменить заливку поля, добавлять файлы мультимедии, и т.д.

Для рисунка также можно настроить требуемые параметры: «Цвет фона», «Тип фона», «Границы» и т.д.

Формируем отчеты

Для работы с отчетами будем использовать «»:

Отчет с помощью Конструктора: